Organiser une dégustation, étape par étape

Une dégustation réussie se construit dans le bon ordre : fixer le programme, réserver le lieu, choisir les produits, puis gérer les inscriptions et les besoins alimentaires. Prévoyez ensuite le matériel de service, les verres, les tables et les supports de dégustation. Les dernières 48 heures servent surtout à vérifier les stocks, récupérer les boissons, refroidir ce qui doit l’être et préparer les portions. Le jour même, installez les tables et les stands avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Sélectionner les produits à déguster
2 personnes
4
Contacter les fournisseurs
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Enregistrer les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Envoyer un rappel
9
Vérifier les stocks et le matériel
2 personnes
10
Élaborer le plan de table
2 personnes
11
Définir l’ordre des essais
2 personnes
12
Préparer les notes de dégustation
2 personnes
13
Créer des badges nominatifs
2 personnes
14
Faire les courses
3 personnes
15
Récupérer les boissons
2 personnes
16
Vérifier les produits frais
2 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Portionner le fromage et la viande
3 personnes
19
Préparer les dips et les tartinades
2 personnes
20
Préparer le pain et les fruits
2 personnes
21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Disposer les nappes
2 personnes
24
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
25
Installer les stands de dégustation
4 personnes
26
Placer les badges nominatifs
2 personnes
27
Installer la décoration
2 personnes
28
Préparer les notes de dégustation
2 personnes
29
Effectuer le contrôle d'hygiène
2 personnes

Événement

30
Accueillir les invités
3 personnes
31
Présenter le programme
32
Servir la première dégustation
4 personnes
33
Servir le deuxième tour de dégustation
4 personnes
34
Servir la troisième tournée de dégustation
4 personnes
35
Réapprovisionner l'eau et les boissons
2 personnes
36
Réapprovisionner les en-cas et le pain
2 personnes
37
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
38
Vider les poubelles
39
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

40
Stocker les sous-produits en toute sécurité
2 personnes
41
Faire la vaisselle
3 personnes
42
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
43
Nettoyer le lieu
3 personnes
44
Évacuer les déchets
2 personnes
45
Vérifier et emballer le matériel
2 personnes
46
Rendre les articles empruntés
2 personnes
47
Gérer la caution et les factures
48
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Nappesqté 8
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Verres à vinqté 80
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 60
Couvertsqté 60
Petits bolsqté 30
Planches de serviceqté 12

Cuisine

Couteau de chefqté 4
Planches à découperqté 6
Pinces de serviceqté 12
Louchesqté 8
Verres doseursqté 3
Boîtes de conservationqté 12

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Trancheuses
Rallongesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6

Décoration

Cartes de dégustationqté 60
Badges nominatifsqté 60
Pancartes de tableqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 3
Caisses à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le nombre de produits et l’ordre des essais au moins 10 jours avant la dégustation. Cela permet de préparer les cartes de dégustation, les pancartes de table et les quantités sans improviser.
Envoyez les invitations 3 à 4 semaines à l’avance, puis un rappel 3 jours avant. Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription : les oublis sont beaucoup plus difficiles à corriger le jour même.
Prévoyez les verres et les assiettes selon le nombre de participants, avec une marge d’environ 10 %. Séparez clairement les verres à vin, les verres à eau et les assiettes à dessert pour éviter les échanges pendant les essais.
Faites les courses et vérifiez les produits frais 24 à 48 heures avant. Refroidissez les boissons assez tôt et portionnez le fromage, la viande, les dips, le pain et les fruits avant l’ouverture du lieu.
Arrivez au moins 2 heures avant le début pour installer les tables, les chaises, les nappes et les stands. Gardez les poubelles, les pinces de service, les couteaux et les boîtes de conservation accessibles, plutôt que rangés dans un carton fermé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une dégustation ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Réservez le lieu et choisissez les produits au début, puis gardez les 2 derniers jours pour les achats, le refroidissement et la préparation des portions.
Quand envoyer les invitations pour une dégustation ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant afin de prévoir les quantités, les badges nominatifs et le plan de table.
Combien de boissons prévoir par personne pour une dégustation ?: Pour la première heure, comptez environ 2 à 3 petits verres par personne, selon le type de produits et la taille des portions. Ajoutez de l’eau en libre accès et adaptez les quantités au nombre confirmé d’inscrits.
Combien de temps avant une dégustation faut-il installer la salle ?: Commencez l’installation au moins 2 heures avant l’arrivée des participants. Gardez les 30 dernières minutes pour placer les produits, vérifier les verres et mettre en place les cartes de dégustation.

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