Organiser une Danse de la vache, étape par étape

Pour organiser une Danse de la vache, commencez par fixer la date et le lieu, puis vérifiez les autorisations avant de réserver le matériel. Les inscriptions servent ensuite à ajuster le catering, les tables, les chaises et les boissons au nombre réel de participants. Prévoyez une équipe distincte pour le son, le buffet, l’accueil et le rangement. La veille, refroidissez les boissons et préparez les éléments qui ne supportent pas l’improvisation le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Définir la musique et le niveau sonore
2 personnes
4
Réserver le matériel audio
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Calculer les quantités de catering
2 personnes
10
Établir la liste définitive des invités
11
Réserver des tables et des chaises
12
Acheter la décoration
2 personnes
13
Établir le programme musical
2 personnes
14
Briefer les bénévoles
2 personnes
15
Faire les courses
3 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Préparer les en-cas
3 personnes
18
Nettoyer le lieu
3 personnes
19
Installer le système de sonorisation
3 personnes
20
Installer l'éclairage
3 personnes
21
Installer les tentes de fête
4 personnes
22
Installer les tables
3 personnes
23
Installer les chaises
3 personnes
24
Suspendre la décoration
3 personnes
25
Aménager les points buffet et bar
3 personnes
26
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
27
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
28
Vérifier les toilettes
29
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
30
Effectuer la vérification du son
2 personnes

Événement

31
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
32
Accueillir les invités
2 personnes
33
Présenter le programme
34
Servir des amuse-bouches
3 personnes
35
Servir les boissons
3 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
38
Fournir la musique
2 personnes
39
Dégager la piste de danse
2 personnes
40
Vider les poubelles
2 personnes
41
Nettoyer les toilettes entre-temps
42
Annoncer le dernier tour
43
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

44
Démonter la sono
3 personnes
45
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
46
Faire la vaisselle
3 personnes
47
Démonter le mobilier
4 personnes
48
Retirer la décoration
3 personnes
49
Nettoyer le lieu en profondeur
4 personnes
50
Évacuer les déchets
2 personnes
51
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 100
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 2
Cintresqté 120

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 120
Bolsqté 30
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Pieds de haut-parleurqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Poêlesqté 2
Plats de service avec couvercleqté 8

Décoration

Guirlandes de drapeaux vachesqté 8
Ballons noir et blancqté 100
Nappesqté 12
Panneau d’accueil
Cartes de menuqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 4
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le lieu et les autorisations en premier : sans ces trois éléments, ne lancez pas les invitations ni la réservation de la sonorisation.
Fermez les inscriptions quelques jours avant la fête et établissez une liste définitive des invités. Utilisez les besoins alimentaires recueillis pour calculer les quantités de catering, plutôt que de commander au dernier moment.
Réservez les tables, chaises, tentes et matériel audio dès que le lieu est confirmé. Prévoyez aussi les rallonges et multiprises : elles sont souvent oubliées alors que le système de sonorisation et l’éclairage en dépendent.
Préparez un programme musical avec les horaires d’installation et testez les microphones et les haut-parleurs avant l’arrivée du public. Un briefing de 15 minutes avec les bénévoles suffit pour attribuer clairement l’accueil, le bar, le buffet et le rangement.
La veille, refroidissez les boissons et préparez les en-cas, la vaisselle et les plats de service. Le jour même, installez d’abord les tentes, les tables et les chaises, puis le son, l’éclairage, la décoration et enfin les points buffet et bar.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une Danse de la vache ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de confirmer le lieu, les autorisations, le matériel audio, les invitations et les besoins alimentaires.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une Danse de la vache ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant l’événement et fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant. Vous pourrez ainsi calculer le catering et établir la liste définitive des invités.
Quand installer la sonorisation et l’éclairage ?: Installez-les après les tentes, les tables et les chaises, idéalement 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités. Gardez ensuite au moins 30 minutes pour tester le volume, les microphones, les câbles et les prises.
Combien de boissons prévoir pour une Danse de la vache ?: Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 à 2 par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % et gardez les boissons au frais dans des glacières ou bacs à glaçons.

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