Cómo organizar una Danza de la vaca sin perder el control
Una Danza de la vaca combina música, comida, decoración temática y bastante montaje, así que conviene trabajar por fases. Empieza fijando la fecha y el lugar, comprueba los permisos y calcula el aforo antes de reservar equipos o mobiliario. Después cierra la lista de invitados, recoge las necesidades dietéticas y confirma las cantidades del catering. El día anterior deja listas las bebidas, los aperitivos y la decoración; el mismo día monta primero carpas, mesas y sonido, y termina con el buffet y el bar.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Comprobar permisos
- 3
Definir la música y el nivel de sonido
2 personas
- 4
Reservar el equipo de música
- 5
Redactar invitaciones
2 personas
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Calcular las cantidades de catering
2 personas
- 10
Hacer la lista definitiva de invitados
- 11
Reservar mesas y sillas
- 12
Comprar decoración
2 personas
- 13
Preparar el programa musical
2 personas
- 14
Instruir a los voluntarios
2 personas
- 15
Hacer la compra
3 personas
- 16
Enfriar bebidas
2 personas
- 17
Preparar aperitivos
3 personas
- 18
Limpiar el lugar
3 personas
- 19
Instalar el sistema de sonido
3 personas
- 20
Colgar la iluminación
3 personas
- 21
Montar carpas
4 personas
- 22
Montar mesas
3 personas
- 23
Colocar las sillas
3 personas
- 24
Colgar la decoración
3 personas
- 25
Montar los puntos de buffet y bar
3 personas
- 26
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
- 27
Disponer los aperitivos
3 personas
- 28
Comprobar los baños
- 29
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
- 30
Realizar la prueba de sonido
2 personas
Evento
- 31
Atender la mesa de recepción
2 personas
- 32
Dar la bienvenida a los invitados
2 personas
- 33
Presentar el programa
- 34
Servir aperitivos
3 personas
- 35
Servir las bebidas
3 personas
- 36
Rellenar las bebidas
2 personas
- 37
Reponer el bufé
2 personas
- 38
Proporcionar la música
2 personas
- 39
Mantener libre la pista de baile
2 personas
- 40
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 41
Limpiar los baños durante el evento
- 42
Anunciar la última ronda
- 43
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 44
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
- 45
Recoger comida y bebida
3 personas
- 46
Lavar la vajilla
3 personas
- 47
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 48
Retirar la decoración
3 personas
- 49
Limpiar a fondo el lugar
4 personas
- 50
Llevar la basura
2 personas
- 51
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 10
- Sillas plegablescant. 100
- Taburetes de barcant. 8
- Percheroscant. 2
- Perchascant. 120
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Copas de vinocant. 60
- Platoscant. 120
- Cuencoscant. 30
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Equipo
- Equipo de sonido
- Micrófonoscant. 2
- Soportes para altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Sartenescant. 2
- Bandejas de servir con tapacant. 8
Decoración
- Guirnaldas de banderines de vacascant. 8
- Globos en blanco y negrocant. 100
- Mantelescant. 12
- Cartel de bienvenida
- Cartas del menúcant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas LEDcant. 12
- Linternas a pilascant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cuboscant. 4
- Escoba y recogedorcant. 3
- Fregonascant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Comprueba los permisos antes de contratar el equipo de sonido: el nivel de volumen y el horario permitido pueden cambiar la distribución y el programa musical.
- Cierra la lista definitiva de invitados con varios días de margen. Usa ese número para calcular comida, vasos, platos, cubiertos y asientos, y separa las preferencias dietéticas antes de hacer la compra.
- Reserva el mobiliario y el equipo de sonido en cuanto tengas fecha y lugar. Además de altavoces y micrófonos, prevé soportes, cables alargadores y regletas para evitar improvisaciones durante el montaje.
- Enfría las bebidas con antelación y coloca neveras portátiles y cubiteras cerca del bar. Prepara también un punto independiente para café y té, con máquinas, teteras y termos, para que no se formen colas en el buffet.
- Asigna responsables concretos a cada zona y haz una breve reunión con los voluntarios antes de abrir. Una persona debe controlar el sonido y otra revisar periódicamente buffet, bebidas, residuos y reposición de vajilla.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una Danza de la vaca?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha, lugar, permisos, música y reservas. Deja cerrados invitados, catering y compras principales al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo se debe cerrar la lista de invitados?
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del evento. Así puedes calcular las raciones, confirmar las dietas y preparar suficientes mesas, sillas, vasos y platos.
- ¿Cuándo se monta el sonido y la decoración?
- Monta carpas, mesas, sillas y decoración con varias horas de margen, y prueba el sonido antes de que lleguen los invitados. Reserva al menos 60 minutos para comprobar micrófonos, cables y nivel de volumen.
- ¿Cuánta bebida se calcula para una Danza de la vaca?
- Como punto de partida, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y después 1 bebida por hora. Ajusta la cantidad según la duración, la temperatura y si también sirves café, té y agua.
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