Organiser une course sur piste sans rien laisser au hasard

Une course sur piste se prépare dans un ordre précis : d’abord le circuit, les autorisations et le règlement, puis les catégories, les inscriptions et les officiels. Après cela, il faut verrouiller la sécurité, le chronométrage, les espaces et la logistique des participants. Les oublis les plus fréquents concernent les licences, les secours, les solutions de secours pour le matériel technique et les informations de parking. Ce guide vous aide à avancer semaine après semaine jusqu’au jour de la compétition.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le circuit de la compétition
2 personnes
2
Demander une autorisation de compétition
3
Vérifier l’assurance
4
Établir le règlement du concours
3 personnes
5
Définir les catégories de compétition
2 personnes
6
Recenser les officiels et les jurés
7
Prévoir des chronométreurs
8
Assurer la présence des secours
9
Établir le programme de la compétition
2 personnes
10
Publier le formulaire d'inscription
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Vérifier les licences et les catégories
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Publier la liste de départ
16
Réserver les espaces et le terrain
17
Réserver la salle du jury
18
Commander le catering
19
Commander la livraison de boissons
20
Réserver le matériel de location
21
Préparer le texte d’annonce
2 personnes
22
Créer un plan pour les participants
23
Envoyer les infos de parking
24
Répartir les bénévoles
2 personnes
25
Préparer le briefing des bénévoles
26
Créer les dossards et les numéros de départ
2 personnes
27
Imprimer les formulaires de compétition
28
Vérifier les prix et les médailles
29
Vérifier la liste des courses
2 personnes
30
Faire les courses
2 personnes
31
Rassembler le matériel
3 personnes
32
Copier la liste de départ et le programme
2 personnes
33
Refroidir les boissons
2 personnes
34
Inspecter le parcours et la zone du public
3 personnes
35
Marquer la zone de départ et d'arrivée
3 personnes
36
Installer les tables et les chaises
4 personnes
37
Installer la table d'inscription
2 personnes
38
Installer la table du jury
2 personnes
39
Installer des barrières de sécurité
4 personnes
40
Installer des flèches et des panneaux d'information
3 personnes
41
Vérifier l'éclairage et les câbles
2 personnes
42
Tester le système de sonorisation
2 personnes
43
Tester le chronométrage
3 personnes
44
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
45
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
46
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

47
Accueillir les officiels
2 personnes
48
Enregistrer les participants
4 personnes
49
Distribuer les dossards
2 personnes
50
Remettre les transpondeurs
2 personnes
51
Faire le briefing des coureurs
2 personnes
52
Accueillir le public
53
Annoncer les épreuves du concours
54
Effectuer l'enregistrement au départ et à l'arrivée
3 personnes
55
Noter les manches et les horaires
3 personnes
56
Surveiller la sécurité le long du parcours
4 personnes
57
Servir le service traiteur
3 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Gérer les déchets et les tables
2 personnes
60
Vérifier les résultats
2 personnes
61
Remettre les prix
3 personnes
62
Récupérer les transpondeurs
2 personnes
63
Annoncer les derniers avis

Suivi

64
Archiver les formulaires de compétition
2 personnes
65
Publier les résultats
66
Envoyer les résultats aux participants
67
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
68
Ranger les restes du catering
2 personnes
69
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
70
Nettoyer le terrain et la zone du public
4 personnes
71
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
72
Retirer les barrières de sécurité
4 personnes
73
Retirer les panneaux et les marquages
3 personnes
74
Démonter la technique et les câbles
3 personnes
75
Compter et ranger le matériel
2 personnes
76
Rendre le matériel loué
2 personnes
77
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 60
Tentes de réceptionqté 3
Tables de logeqté 4
Table du jury
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Bancs de vestiaireqté 8

Matériel de sport

Barrières de sécuritéqté 30
Cônes de signalisationqté 24
Ruban de balisageqté 6
Numéros de départqté 150
Dossardsqté 150
Transpondeursqté 100
Vélos de réserveqté 2
Supports à vélosqté 20
Blocs de podiumqté 3
Médaillesqté 30
Gobeletsqté 6
Pistolet de départ
Cartouches de rechangeqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Gilets de sécuritéqté 20
Gants de travailqté 12
Parapluiesqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 3
Imprimante
Imprimante de secours
Chronomètresqté 6
Talkies-walkiesqté 10
Mégaphone
Système de sonorisation
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Pilesqté 40
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 6
Lampes de pocheqté 6
Calculatricesqté 4
Clés USBqté 4
Imprimantes d’étiquettesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Pichets de serviceqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pince de serviceqté 8
Conteneurs réfrigérésqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Filtres à caféqté 200
Mugs isothermesqté 40
Pinces de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 8
Pains de glaceqté 30

Décoration

Panneaux de départ et d'arrivéeqté 2
Panneaux directionnelsqté 12
Affiches du programmeqté 20
Bannières sponsorsqté 8
Drapeauxqté 12
Autocollants de solqté 40
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 12
Marqueurs permanentsqté 12
Papier d’impressionqté 5
Ruban adhésifqté 8
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 4
Ciseauxqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Pompes de désinfectionqté 6
Pinces à déchetsqté 6
Conteneurs à déchetsqté 8
Distributeurs de serviettes en papierqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le circuit et les autorisations : validez la date, le parcours, l’assurance et la demande d’autorisation avant d’ouvrir les inscriptions. Sans ces éléments, vous risquez de devoir modifier le programme après l’arrivée des premiers inscrits.
Fixez les catégories et le règlement avant de publier le formulaire. Prévoyez ensuite un contrôle des licences et des catégories à la clôture des inscriptions, puis publiez la liste de départ assez tôt pour permettre les corrections.
Ne comptez pas sur une seule personne pour le chronométrage et les annonces. Prévoyez plusieurs chronométreurs, des talkies-walkies, un ordinateur, une imprimante de secours et un briefing bénévoles avant l’ouverture.
Traitez la sécurité comme un plan opérationnel : balisez le circuit avec barrières, cônes et ruban, confirmez la présence des secours et indiquez clairement les zones réservées au jury, aux participants et au public.
Donnez les informations pratiques en même temps que la liste de départ : parking, horaires, plan du site, retrait des dossards et besoins alimentaires. Faites confirmer le catering et la livraison des boissons au moins 7 jours avant la course.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course sur piste ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir l’autorisation, de confirmer l’assurance, de réserver le circuit et le matériel, puis de gérer les inscriptions et les officiels.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course sur piste ?: Ouvrez-les environ 6 semaines avant la compétition et fixez une date de clôture 10 à 14 jours avant le départ. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les licences, les catégories et les besoins alimentaires.
Que faut-il prévoir pour le chronométrage d’une course sur piste ?: Prévoyez au minimum plusieurs chronomètres, des chronométreurs identifiés, un ordinateur et une solution d’impression. Gardez une imprimante de secours et testez tout le matériel au moins 2 heures avant le premier départ.
Quand faire le briefing des bénévoles ?: Organisez un briefing complet 30 à 45 minutes avant l’accueil des participants, puis répartissez les postes à l’avance. Chaque bénévole doit connaître son emplacement, le canal radio utilisé et la personne à prévenir en cas de problème.

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