Cómo organizar una competición en pista sin perder el control

Una competición en pista se organiza en una secuencia clara: primero aseguras la fecha, el recinto, los permisos y el seguro; después defines el reglamento y las categorías. Con esa base puedes abrir las inscripciones, verificar licencias y preparar el calendario. Las últimas semanas se dedican a cerrar jueces, voluntarios, catering, señalización y equipos de cronometraje. El día del evento, todos deben saber dónde estar, qué hacer y a quién avisar si surge un problema.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha de la competición y la pista
2 personas
2
Solicitar permiso de competición
3
Comprobar el seguro
4
Establecer el reglamento del concurso
3 personas
5
Determinar las categorías del concurso
2 personas
6
Confirmar a los oficiales y miembros del jurado
7
Asignar cronometristas
8
Asignar personal de primeros auxilios
9
Elaborar el calendario de competición
2 personas
10
Publicar el formulario de inscripción
11
Enviar invitaciones
2 personas
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Comprobar licencias y categorías
2 personas
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Publicar la lista de salida
16
Hacer reservas para la pista y las salas
17
Reservar la sala del jurado
18
Pedir el catering
19
Pedir la entrega de bebidas
20
Reservar el material de alquiler
21
Preparar el texto de megafonía
2 personas
22
Crear el plano para los participantes
23
Enviar la información de aparcamiento
24
Asignar voluntarios
2 personas
25
Preparar la charla para voluntarios
26
Preparar los dorsales y números de salida
2 personas
27
Imprimir los formularios de competición
28
Comprobar premios y medallas
29
Comprobar la lista de la compra
2 personas
30
Hacer la compra
2 personas
31
Reunir el material
3 personas
32
Copiar la lista de salida y el horario
2 personas
33
Enfriar bebidas
2 personas
34
Inspeccionar la pista y la zona del público
3 personas
35
Marcar la zona de salida y meta
3 personas
36
Colocar mesas y sillas
4 personas
37
Montar la mesa de registro
2 personas
38
Preparar la mesa del jurado
2 personas
39
Colocar vallas de delimitación
4 personas
40
Colocar flechas y paneles informativos
3 personas
41
Comprobar la iluminación y los cables
2 personas
42
Probar el sistema de megafonía
2 personas
43
Probar el cronometraje
3 personas
44
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
45
Preparar el buffet de catering
3 personas
46
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

47
Recibir a los oficiales
2 personas
48
Registrar a los participantes
4 personas
49
Repartir dorsales
2 personas
50
Entregar transpondedores
2 personas
51
Dar la sesión informativa a los corredores
2 personas
52
Dar la bienvenida al público
53
Anunciar las partes del concurso
54
Realizar el registro de salida y meta
3 personas
55
Anotar las rondas y los horarios
3 personas
56
Vigilar la seguridad a lo largo del recorrido
4 personas
57
Servir el catering
3 personas
58
Rellenar las bebidas
2 personas
59
Supervisar la basura y las mesas
2 personas
60
Comprobar los resultados
2 personas
61
Entregar premios
3 personas
62
Recoger los transpondedores
2 personas
63
Anunciar los últimos avisos

Seguimiento

64
Archivar formularios de competición
2 personas
65
Publicar los resultados
66
Enviar por correo los resultados a los participantes
67
Lavar la vajilla y el material de cocina
3 personas
68
Retirar los restos de catering
2 personas
69
Recoger y retirar la basura
3 personas
70
Limpiar la pista y la zona del público
4 personas
71
Desmontar mesas y sillas
4 personas
72
Retirar las vallas de delimitación
4 personas
73
Retirar carteles y señalización
3 personas
74
Desmontar la técnica y los cables
3 personas
75
Contar y guardar los materiales
2 personas
76
Devolver el material alquilado
2 personas
77
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 10
Sillascant. 60
Carpas de fiestacant. 3
Mesas de vestuariocant. 4
Mesa del jurado
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 4
Bancos del vestuariocant. 8

Material deportivo

Vallas de separacióncant. 30
Conos de tráficocant. 24
Cinta de señalizacióncant. 6
Dorsalescant. 150
Dorsalescant. 150
Transponderscant. 100
Bicicletas de repuestocant. 2
Soportes para bicicletascant. 20
Bloques de podiocant. 3
Medallascant. 30
Vasoscant. 6
Pistola de salida
Patrones de reservacant. 20
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas térmicascant. 10
Chalecos reflectantescant. 20
Guantes de trabajocant. 12
Paraguascant. 6

Equipo

Portátilcant. 2
Tabletscant. 3
Impresora
Impresora de reserva
Cronómetroscant. 6
Walkie-talkiescant. 10
Megáfono
Sistema de megafonía
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Bateríascant. 40
Baterías externascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Linternas de manocant. 6
Calculadorascant. 4
Memorias USBcant. 4
Impresoras de etiquetascant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Jarras para servircant. 8
Termoscant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas para servircant. 8
Contenedores frigoríficoscant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Bandejas de servircant. 12
Filtros de cafécant. 200
Vasos térmicoscant. 40
Pinzas de servircant. 8
Cestas de pancant. 8
Acumuladores de fríocant. 30

Decoración

Carteles de salida y metacant. 2
Señales direccionalescant. 12
Pósteres del programacant. 20
Banners de patrocinadorescant. 8
Banderascant. 12
Pegatinas para el suelocant. 40
Tarjetas de nombrecant. 100
Bolígrafoscant. 40
Portapapelescant. 12
Rotuladores permanentescant. 12
Papel de impresióncant. 5
Cinta adhesivacant. 8
Cinta americanacant. 6
Cuerdacant. 4
Tijerascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de desinfectantecant. 6
Pinzas de basuracant. 6
Contenedores de basuracant. 8
Dispensadores de toallas de papelcant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el reglamento y las categorías antes de publicar el formulario de inscripción. Si cambias las condiciones después, tendrás que revisar participantes, licencias y la lista de salida.
Trabaja con un calendario que incluya horarios de competición, montaje, reunión de voluntarios y entrega de dorsales. Envíalo junto con la información de aparcamiento al menos 7 días antes.
Confirma a los oficiales, miembros del jurado, cronometristas y personal de primeros auxilios por escrito. Asigna también un sustituto para cada función crítica, especialmente cronometraje y seguridad.
Haz una prueba completa del cronometraje y de la megafonía antes de abrir la pista. Comprueba ordenadores, tablets, impresoras, cronómetros, walkie-talkies, micrófonos, altavoces y cables, incluida la impresora de reserva.
Prepara el plano de participantes y la charla de voluntarios con instrucciones concretas: acceso, vestuarios, zona del jurado, salida, meta, aparcamiento y protocolo ante una incidencia. Entrega esa información antes de la llegada de los primeros competidores.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que solicitar el permiso para una competición en pista?: Solicítalo en cuanto tengas confirmadas la fecha y la pista, preferiblemente entre 8 y 12 semanas antes. No publiques las inscripciones hasta comprobar que el permiso y el seguro cubren el formato previsto.
¿Cuándo se debe publicar la lista de salida?: Publícala cuando hayas cerrado las inscripciones, comprobado licencias y categorías y resuelto las incidencias. Como referencia, envíala entre 3 y 7 días antes de la competición para que los participantes puedan revisar su horario y acceso.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una competición en pista?: Depende del número de categorías y pruebas, pero conviene asignar una persona a cada puesto operativo y un responsable general. Cierra los turnos al menos 2 semanas antes y prepara sustitutos para cronometraje, accesos, montaje y primeros auxilios.
¿Cuándo hay que reservar el material y pedir el catering?: Reserva el material de alquiler, las mesas, sillas, vallas y equipos técnicos entre 4 y 6 semanas antes. Encarga el catering y las bebidas cuando conozcas el número provisional de participantes y personal, y confirma las cantidades 7 días antes.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.