Zo organiseer je een baanwedstrijd
Begin met de wedstrijddatum, de baan en de vergunning; pas daarna kun je inschrijvingen openen. Leg vroeg vast welke categorieën rijden, welke regels gelden en wie de jury, tijdwaarneming en EHBO bemant. Werk vervolgens naar een sluitende startlijst en een wedstrijdschema toe. Op de wedstrijddag draait alles om duidelijke routes, betrouwbare tijdregistratie, een korte vrijwilligersbriefing en reserveapparatuur voor storingen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijddatum en baan vastleggen
2 personen
- 2
Wedstrijdvergunning aanvragen
- 3
Verzekering controleren
- 4
Wedstrijdreglement vaststellen
3 personen
- 5
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
- 6
Officials en juryleden vastleggen
- 7
Tijdwaarnemers vastleggen
- 8
EHBO-bezetting vastleggen
- 9
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
- 10
Inschrijfformulier publiceren
- 11
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 13
Licenties en categorieën controleren
2 personen
- 14
Dieetwensen verzamelen
- 15
Startlijst publiceren
- 16
Reserveringen voor baan en ruimtes maken
- 17
Juryruimte reserveren
- 18
Catering bestellen
- 19
Dranklevering bestellen
- 20
Huurmaterialen reserveren
- 21
Omroeptekst voorbereiden
2 personen
- 22
Plattegrond voor deelnemers maken
- 23
Parkeerinformatie versturen
- 24
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 25
Briefing voor vrijwilligers maken
- 26
Startnummers en rugnummers maken
2 personen
- 27
Wedstrijdformulieren afdrukken
- 28
Prijzen en medailles controleren
- 29
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 30
Boodschappen doen
2 personen
- 31
Materiaal bij elkaar zetten
3 personen
- 32
Startlijst en schema kopiëren
2 personen
- 33
Dranken koelen
2 personen
- 34
Baan en publieksruimte inspecteren
3 personen
- 35
Start- en finishzone markeren
3 personen
- 36
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 37
Registratietafel inrichten
2 personen
- 38
Jurytafel inrichten
2 personen
- 39
Afzethekken plaatsen
4 personen
- 40
Pijlen en informatieborden plaatsen
3 personen
- 41
Verlichting en kabels controleren
2 personen
- 42
Omroepinstallatie testen
2 personen
- 43
Tijdwaarneming testen
3 personen
- 44
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
- 45
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
- 46
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
- 47
Officials ontvangen
2 personen
- 48
Deelnemers registreren
4 personen
- 49
Startnummers uitdelen
2 personen
- 50
Transponders uitgeven
2 personen
- 51
Rennersbriefing geven
2 personen
- 52
Publiek welkom heten
- 53
Wedstrijdonderdelen omroepen
- 54
Start- en finishregistratie uitvoeren
3 personen
- 55
Rondes en tijden noteren
3 personen
- 56
Veiligheid langs de baan bewaken
4 personen
- 57
Catering serveren
3 personen
- 58
Dranken bijvullen
2 personen
- 59
Afval en tafels bijhouden
2 personen
- 60
Uitslagen controleren
2 personen
- 61
Prijzen uitreiken
3 personen
- 62
Transponders innemen
2 personen
- 63
Laatste mededelingen omroepen
Nazorg
- 64
Wedstrijdformulieren archiveren
2 personen
- 65
Uitslagen publiceren
- 66
Deelnemers uitslagen mailen
- 67
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
- 68
Cateringresten opruimen
2 personen
- 69
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
- 70
Baan en publieksruimte schoonmaken
4 personen
- 71
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 72
Afzethekken verwijderen
4 personen
- 73
Borden en markeringen verwijderen
3 personen
- 74
Techniek en kabels afbouwen
3 personen
- 75
Materialen tellen en opslaan
2 personen
- 76
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
- 77
Verloren voorwerpen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Inklaptafelsaantal 10
- Stoelenaantal 60
- Partytentenaantal 3
- Kleedkamertafelsaantal 4
- Jurytafel
- Barkrukkenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 4
- Kleedkamerbankenaantal 8
Sportmateriaal
- Afzethekkenaantal 30
- Verkeerskegelsaantal 24
- Markeerlintaantal 6
- Startnummersaantal 150
- Rugnummersaantal 150
- Transpondersaantal 100
- Reservefietsenaantal 2
- Fietsstandaardsaantal 20
- Podiumblokkenaantal 3
- Medaillesaantal 30
- Bekersaantal 6
- Startpistool
- Reservepatronenaantal 20
- EHBO-koffersaantal 2
- Reddingsdekensaantal 10
- Veiligheidshesjesaantal 20
- Werkhandschoenenaantal 12
- Paraplu'saantal 6
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Tabletsaantal 3
- Printer
- Reserveprinter
- Stopwatchesaantal 6
- Portofoonsaantal 10
- Megafoon
- Omroepinstallatie
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Batterijenaantal 40
- Powerbanksaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Handlampenaantal 6
- Rekenmachinesaantal 4
- USB-sticksaantal 4
- Labelprintersaantal 2
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Schenk kannenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Opscheptangenaantal 8
- Koelcontainersaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Koffiefiltersaantal 200
- Thermosbekersaantal 40
- Serveertangenaantal 8
- Broodmandenaantal 8
- Koelelementenaantal 30
Decoratie
- Start- en finishbordenaantal 2
- Richtingsbordenaantal 12
- Programmapostersaantal 20
- Sponsorbannersaantal 8
- Vlaggenaantal 12
- Vloerstickersaantal 40
- Naamkaartjesaantal 100
- Pennenaantal 40
- Klembordenaantal 12
- Permanentmarkersaantal 12
- Printpapieraantal 5
- Plakbandaantal 8
- Ducttapeaantal 6
- Touwaantal 4
- Schaaraantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Handvegersaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Desinfectiepompjesaantal 6
- Afvalknijpersaantal 6
- Vuilniscontainersaantal 8
- Papieren handdoekdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg baan, datum, vergunning en verzekering minimaal 12 weken vooraf vast. Controleer meteen welke eisen voor deelnemers, officials en aansprakelijkheid gelden.
- Publiceer het inschrijfformulier pas nadat categorieën, reglement en sluitingsdatum zijn bepaald. Plan de sluiting ongeveer 10 tot 14 dagen voor de wedstrijd, zodat je licenties, categorieën en dieetwensen nog kunt controleren.
- Maak het wedstrijdschema op basis van de werkelijke baancapaciteit en plan per onderdeel 10 tot 15 minuten uitloop. Publiceer de startlijst uiterlijk 3 dagen vooraf en stuur parkeerinformatie en deelnemersroutes tegelijk mee.
- Bezet jury, tijdwaarneming en EHBO met een duidelijke rolverdeling en reserveer per functie een aanspreekpunt. Test stopwatches, transponders, laptop, printer, portofoons en omroepinstallatie uiterlijk de dag ervoor.
- Richt de baan in met afzethekken, verkeerskegels en markeerlint en geef vrijwilligers een briefing van 20 minuten voor aanvang. Leg startnummers, rugnummers, reservefietsen en reservepatronen op vaste uitgiftepunten klaar, zodat zoekwerk de start niet vertraagt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een baanwedstrijd organiseren?
- Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, baan, vergunning en verzekering. Open de inschrijving daarna en houd de laatste 10 tot 14 dagen vrij voor controles, de startlijst en de definitieve planning.
- Wanneer moet je de inschrijving voor een baanwedstrijd sluiten?
- Sluit de inschrijving bij voorkeur 10 tot 14 dagen voor de wedstrijddatum. Zo houd je tijd over om licenties, categorieën, dieetwensen, startnummers en het wedstrijdschema te verwerken.
- Hoeveel officials heb je nodig bij een baanwedstrijd?
- Dat hangt af van het aantal onderdelen en de regels van de bond, maar plan minimaal aparte bezetting voor jury, tijdwaarneming en EHBO. Leg voor iedere functie ook minstens één reserve of vervanger vast vóór je het schema publiceert.
- Wanneer maak je de startlijst voor een baanwedstrijd?
- Maak een voorlopige startlijst zodra de inschrijving sluit en controleer die op licentie en categorie. Publiceer de definitieve versie uiterlijk 3 dagen voor de wedstrijd, samen met parkeerinformatie en de deelnemersplattegrond.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!