Bahnwettbewerb organisieren: So gehst du vor

Bei einem Bahnwettbewerb entscheidet nicht nur der Sport über den Ablauf. Bahn, Genehmigungen, Reglement und Kategorien müssen stehen, bevor du Meldungen öffnest. Danach folgen Lizenzen, Startliste, Jury, Zeitnahme und die Einteilung der Helfer. Plane außerdem früh, wie Teilnehmer anreisen, wo sie sich umziehen und wer bei Ausfällen Technik oder Fahrräder ersetzt. Die einzelnen Aufgaben und benötigten Materialien findest du im Plan auf dieser Seite.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wettkampftermin und Bahn festlegen
2 Personen
2
Wettkampfgenehmigung beantragen
3
Versicherung prüfen
4
Wettkampfreglement festlegen
3 Personen
5
Wettbewerbskategorien festlegen
2 Personen
6
Offizielle und Jury-Mitglieder festlegen
7
Zeitnehmer festlegen
8
Ersthelfer-Besetzung festlegen
9
Wettkampfplan erstellen
2 Personen
10
Anmeldeformular veröffentlichen
11
Einladungen verschicken
2 Personen
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Lizenzen und Kategorien prüfen
2 Personen
14
Ernährungswünsche erfassen
15
Startliste veröffentlichen
16
Reservierungen für Bahn und Räume vornehmen
17
Juroraum reservieren
18
Catering bestellen
19
Getränkelieferung bestellen
20
Leihmaterialien reservieren
21
Durchsagetext vorbereiten
2 Personen
22
Lageplan für Teilnehmer erstellen
23
Parkinformationen versenden
24
Freiwillige einteilen
2 Personen
25
Briefing für Freiwillige erstellen
26
Startnummern und Rückennummern erstellen
2 Personen
27
Spielformulare ausdrucken
28
Preise und Medaillen prüfen
29
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
30
Einkaufen gehen
2 Personen
31
Material zusammenstellen
3 Personen
32
Startliste und Zeitplan kopieren
2 Personen
33
Getränke kühlen
2 Personen
34
Bahn und Zuschauerbereich inspizieren
3 Personen
35
Start- und Zielzone markieren
3 Personen
36
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
37
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
38
Jurytisch einrichten
2 Personen
39
Absperrgitter aufstellen
4 Personen
40
Pfeile und Informationsschilder anbringen
3 Personen
41
Beleuchtung und Kabel prüfen
2 Personen
42
Beschallungsanlage testen
2 Personen
43
Zeitnahme testen
3 Personen
44
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
2 Personen
45
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
46
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

47
Offizielle empfangen
2 Personen
48
Teilnehmer registrieren
4 Personen
49
Startnummern ausgeben
2 Personen
50
Transponder ausgeben
2 Personen
51
Fahrerbesprechung geben
2 Personen
52
Publikum willkommen heißen
53
Wettkampfteile ausrufen
54
Start- und Zielregistrierung durchführen
3 Personen
55
Runden und Zeiten notieren
3 Personen
56
Sicherheit entlang der Strecke überwachen
4 Personen
57
Catering ausgeben
3 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Abfall und Tische im Blick behalten
2 Personen
60
Ergebnisse prüfen
2 Personen
61
Preise überreichen
3 Personen
62
Transponder einsammeln
2 Personen
63
Letzte Mitteilungen durchgeben

Nachbereitung

64
Wettkampfformulare archivieren
2 Personen
65
Ergebnisse veröffentlichen
66
Teilnehmenden die Ergebnisse mailen
67
Geschirr und Küchenmaterial abwaschen
3 Personen
68
Cateringreste aufräumen
2 Personen
69
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
70
Bahn und Zuschauerbereich reinigen
4 Personen
71
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
72
Absperrgitter entfernen
4 Personen
73
Schilder und Markierungen entfernen
3 Personen
74
Technik und Kabel abbauen
3 Personen
75
Materialien zählen und lagern
2 Personen
76
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
77
Fundgegenstände bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappTischeAnz. 10
StühleAnz. 60
PartyzelteAnz. 3
UmkleidetischeAnz. 4
Jurytisch
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
UmkleidebänkeAnz. 8

Sportmaterial

AbsperrgitterAnz. 30
VerkehrskegelAnz. 24
AbsperrbandAnz. 6
StartnummernAnz. 150
StartnummernAnz. 150
TransponderAnz. 100
ErsatzfahrräderAnz. 2
FahrradständerAnz. 20
BühnenblöckeAnz. 3
MedaillenAnz. 30
BecherAnz. 6
Startpistole
ErsatzpatronenAnz. 20
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsdeckenAnz. 10
SicherheitswestenAnz. 20
ArbeitshandschuheAnz. 12
RegenschirmeAnz. 6

Ausstattung

LaptopAnz. 2
TabletsAnz. 3
Drucker
Ersatzdrucker
StoppuhrenAnz. 6
FunkgeräteAnz. 10
Megafon
Beschallungsanlage
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
BatterienAnz. 40
PowerbanksAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
HandlampenAnz. 6
TaschenrechnerAnz. 4
USB-SticksAnz. 4
EtikettendruckerAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
AusgießkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
KühlcontainerAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
KaffeefilterAnz. 200
ThermobecherAnz. 40
ServierzangenAnz. 8
BrotkörbeAnz. 8
KühlelementeAnz. 30

Dekoration

Start- und ZielschilderAnz. 2
WegweiserAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 20
SponsorenbannerAnz. 8
FahnenAnz. 12
BodenaufkleberAnz. 40
NamensschilderAnz. 100
StifteAnz. 40
KlemmbretterAnz. 12
PermanentmarkerAnz. 12
DruckpapierAnz. 5
KlebebandAnz. 8
GewebeklebebandAnz. 6
SeilAnz. 4
SchereAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
HandfegerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
DesinfektionsspenderAnz. 6
AbfallzangenAnz. 6
MüllcontainerAnz. 8
PapierhandtuchspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Bahn zuerst fest und beantrage die Wettkampfgenehmigung frühzeitig. Prüfe spätestens mehrere Wochen vor dem Termin auch Versicherung und örtliche Vorgaben, bevor Einladungen verschickt werden.
Veröffentliche die Anmeldung erst, wenn Reglement und Kategorien eindeutig sind. Prüfe Lizenzen und Kategorien nach Anmeldeschluss und veröffentliche die Startliste nicht erst am Vorabend.
Plane die Zeitnahme doppelt: Setze mehrere Zeitnehmer ein und halte Ersatz-Stoppuhren sowie einen Ersatzdrucker bereit. Ein Ausfall bei Laptop, Drucker oder Transpondern darf den Zeitplan nicht stoppen.
Teile Freiwillige für Einlass, Bahn, Jurybereich, Erste Hilfe und Durchsagen mit klaren Schichten ein. Verschicke das Briefing spätestens 3 bis 5 Tage vorher und reserviere einen festen Raum für die Jury.
Versende Lageplan, Parkinformationen und Hinweise zu Umkleiden vor dem Wettbewerb. Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und bestelle Catering und Getränke erst nach der erwarteten Teilnehmerzahl plus kleiner Reserve.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Bahnwettbewerb anmelden?: Beginne mit Termin, Bahn und Genehmigung mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Wettbewerb. Reglement, Kategorien und Versicherung sollten vor dem Start der Anmeldung geklärt sein.
Wann sollte die Startliste für einen Bahnwettbewerb veröffentlicht werden?: Veröffentliche sie nach Prüfung von Anmeldungen, Lizenzen und Kategorien, idealerweise 3 bis 5 Tage vor dem Termin. So bleiben noch mindestens 48 Stunden für Korrekturen und Rückfragen.
Wie viele Helfer braucht ein Bahnwettbewerb?: Plane getrennte Zuständigkeiten für Zeitnahme, Jury, Erste Hilfe, Bahnaufsicht, Anmeldung und Durchsagen ein. Bei parallelen Aufgaben sind mindestens zwei Personen pro kritischer Station sinnvoll, damit Pausen und Ausfälle abgedeckt sind.
Was muss man für die Technik bei einem Bahnwettbewerb einplanen?: Rechne mit Laptop, Drucker, Tablets, Transpondern, Stoppuhren, Funkgeräten und Beschallung. Teste die Technik spätestens am Vortag und halte Ersatzdrucker, Ersatzpatronen, Verlängerungskabel und zusätzliche Zeitmessung bereit.

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