Organiser une course de six jours, étape par étape

Une course de six jours se prépare d’abord comme une compétition, puis comme un événement qui accueille du public pendant plusieurs journées. Commence par enregistrer les informations de l’épreuve, ouvrir les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires. Ensuite, verrouille le programme, les réservations et le matériel de parcours avant de passer à l’installation sur place. Les oublis les plus coûteux concernent souvent les accréditations, les vélos de réserve, les rallonges et le test du son.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Enregistrer les données de la compétition
2 personnes
2
Inviter les participants
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Publier le programme des matchs
2 personnes
7
Confirmer les réservations
2 personnes
8
Commander le catering
2 personnes
9
Imprimer le règlement du concours
10
Préparer les dossards
2 personnes
11
Trier les accréditations
2 personnes
12
Faire les courses
3 personnes
13
Ouvrir le lieu
2 personnes
14
Vérifier le sol et les tribunes
3 personnes
15
Installer des barrières le long du parcours
6 personnes
16
Installer les tables et les chaises
5 personnes
17
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
18
Installer la scène et la table du jury
4 personnes
19
Vérifier l'éclairage
2 personnes
20
Tester le matériel sonore
2 personnes
21
Installer le matériel de compétition
4 personnes
22
Mettre les boissons au frais
3 personnes
23
Préparer les en-cas
4 personnes
24
Suspendre la décoration
3 personnes
25
Donner le briefing aux collaborateurs
4 personnes

Événement

26
Accueillir les participants
4 personnes
27
Distribuer les dossards
3 personnes
28
Faire l'échauffement des coureurs
3 personnes
29
Accueillir le public
4 personnes
30
Accompagner les épreuves
8 personnes
31
Tenir le décompte des tours
3 personnes
32
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
33
Annoncer les informations de la compétition
2 personnes
34
Ouvrir le comptoir traiteur
4 personnes
35
Servir des amuse-bouches
4 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
37
Vider les poubelles
2 personnes
38
Traiter les résultats
2 personnes
39
Animer la remise des prix
4 personnes
40
Faire quitter le public en toute sécurité
4 personnes
41
Réapprovisionner le catering quotidien
3 personnes
42
Effectuer le contrôle quotidien du parcours
4 personnes
43
Animer le concours quotidien
8 personnes
44
Publier les résultats quotidiens
2 personnes
45
Animer le concours quotidien
8 personnes
46
Animer le concours quotidien
8 personnes
47
Animer le concours quotidien
8 personnes
48
Animer le concours quotidien
8 personnes
49
Réaliser la finale et la remise des prix
6 personnes

Suivi

50
Stocker les restes en toute sécurité
3 personnes
51
Ranger la piste et la zone du public
6 personnes
52
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
53
Retirer les barrières
6 personnes
54
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
55
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
56
Nettoyer le lieu
4 personnes
57
Inventorier le matériel de compétition
2 personnes
58
Archiver les résultats
59
Retourner les matériels
3 personnes
60
Traiter les courses restantes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 20
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 12
Accueil
Table du juryqté 2
Scène
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Planches de parcours en bois
Numéros de départqté 80
Vélos de réserveqté 4
Assiettes rondesqté 6
Chronomètresqté 8
Compteurs de tableqté 4
Maillots de compétitionqté 20
Pompes à véloqté 4
Boîtes à outilsqté 3
Chambres à air de rechangeqté 30
Cônesqté 30
Rubansqté 12
Barrièresqté 80

Équipement

Haut-parleursqté 4
Microphonesqté 3
Table de mixage
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 20
Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Pichets de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 20
Affiches de l’événementqté 12
Panneaux indicateursqté 20
Badges nominatifsqté 120

Éclairage

Lampes LEDqté 16
Guirlandes lumineusesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 8
Pinces de serviceqté 12
Thermosqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 20
Sets de serpillièreqté 4
Aspirateursqté 2
Seaux de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixe rapidement une date limite d’inscription et réserve un délai de 3 à 5 jours pour traiter les demandes alimentaires avant de commander le catering. Cela évite de modifier les quantités au dernier moment.
Publie le programme des matchs dès qu’il est stable, idéalement au moins 7 jours avant le début. Prévois une version imprimée du règlement et des numéros de départ pour l’accueil.
Vérifie le parcours avant l’ouverture : les planches en bois, cônes, rubans et barrières doivent être installés sans gêner les tribunes ni les accès de secours. Fais ce contrôle le jour précédent si le site est disponible.
Teste le son avec les microphones, les haut-parleurs et la table de mixage une fois les rallonges, multiprises et passe-câbles posés. Un essai de 15 minutes sur place révèle souvent un câble trop court ou une zone mal couverte.
Organise un briefing unique pour les collaborateurs avant l’arrivée des participants. Répartis clairement l’accueil, le jury, le chronométrage, les réparations et le ravitaillement, puis garde une boîte à outils, une pompe et des chambres à air de rechange accessibles pendant les six jours.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’une course de six jours ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant le départ. Les inscriptions, les réservations, le programme et la commande du catering doivent être suffisamment avancés pour garder les 7 derniers jours aux vérifications et à l’installation.
Combien de temps prévoir pour installer le site ?: Prévois une demi-journée à une journée complète selon la taille du parcours et des tribunes. Les tables, chaises, accueil, scène, table du jury, barrières et matériel sonore doivent être installés puis testés avant l’ouverture au public.
Que faut-il vérifier la veille d’une course de six jours ?: Contrôle le sol, les tribunes, le parcours, l’éclairage et le son, puis vérifie les accréditations et les numéros de départ. Mets aussi les boissons au frais et confirme que les vélos de réserve, pompes, outils et pièces de rechange sont accessibles.
Quand commander le catering pour six jours de compétition ?: Commande-le après avoir traité les inscriptions et recueilli les régimes alimentaires, généralement 7 à 10 jours avant l’événement. Garde une marge pour les encas, les boissons et les repas des collaborateurs qui travaillent sur plusieurs journées.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.