Ein sechstägiges Event strukturiert organisieren
Bei einem sechstägigen Wettkampf entscheidet nicht nur der Ablauf vor Ort, sondern die Vorbereitung mehrere Wochen vorher. Halte zuerst die Wettkampfdaten fest, verschicke Einladungen und bearbeite Anmeldungen mit Ernährungswünschen. Danach folgen Wettkampfplan, Reservierungen, Catering und gedruckte Unterlagen. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Aufbauplan für Strecke, Empfang, Bühne, Technik und Verpflegung – inklusive Zeit für Kontrollen und ein Briefing des Teams.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Wettkampfdaten festhalten
2 Personen
- 2
Teilnehmer einladen
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Wettkampfplan veröffentlichen
2 Personen
- 7
Reservierungen bestätigen
2 Personen
- 8
Catering bestellen
2 Personen
- 9
Wettkampfreglement drucken
- 10
Startnummern vorbereiten
2 Personen
- 11
Akkreditierungen sortieren
2 Personen
- 12
Einkaufen gehen
3 Personen
- 13
Location öffnen
2 Personen
- 14
Boden und Tribünen kontrollieren
3 Personen
- 15
Barrieren entlang der Strecke aufstellen
6 Personen
- 16
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
- 17
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 18
Bühne und Jurytisch aufstellen
4 Personen
- 19
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
- 20
Tonanlage testen
2 Personen
- 21
Wettkampfmaterialien bereitstellen
4 Personen
- 22
Getränke kalt stellen
3 Personen
- 23
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 24
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 25
Briefing für Mitarbeitende geben
4 Personen
Event
- 26
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 27
Startnummern ausgeben
3 Personen
- 28
Rennfahrer einfahren lassen
3 Personen
- 29
Publikum begrüßen
4 Personen
- 30
Wettkampfteile betreuen
8 Personen
- 31
Zwischenzählung führen
3 Personen
- 32
Zwischenzeiten erfassen
3 Personen
- 33
Wettkampfinformationen durchgeben
2 Personen
- 34
Cateringtheke öffnen
4 Personen
- 35
Snacks servieren
4 Personen
- 36
Getränke nachfüllen
3 Personen
- 37
Mülleimer leeren
2 Personen
- 38
Ergebnisse verarbeiten
2 Personen
- 39
Preisverleihung betreuen
4 Personen
- 40
Publikum sicher hinausleiten
4 Personen
- 41
Tägliches Catering auffüllen
3 Personen
- 42
Tägliche Streckenkontrolle durchführen
4 Personen
- 43
Täglichen Wettbewerb betreuen
8 Personen
- 44
Tägliche Ergebnisse veröffentlichen
2 Personen
- 45
Täglichen Wettbewerb betreuen
8 Personen
- 46
Täglichen Wettbewerb betreuen
8 Personen
- 47
Täglichen Wettbewerb betreuen
8 Personen
- 48
Täglichen Wettbewerb betreuen
8 Personen
- 49
Finale und Siegerehrung durchführen
6 Personen
Nachbereitung
- 50
Reste sicher lagern
3 Personen
- 51
Strecke und Publikumsbereich aufräumen
6 Personen
- 52
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
- 53
Barrieren entfernen
6 Personen
- 54
Geschirr und Küchenmaterial abwaschen
3 Personen
- 55
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 56
Location reinigen
4 Personen
- 57
Wettkampfmaterialien inventarisieren
2 Personen
- 58
Ergebnisse archivieren
- 59
Materialien zurückgeben
3 Personen
- 60
Übrig gebliebene Einkäufe verarbeiten
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 20
- StühleAnz. 120
- BarhockerAnz. 12
- Empfangstresen
- JurytischAnz. 2
- Bühne
- KleiderständerAnz. 4
Sportmaterial
- Holzplanken für die Strecke
- StartnummernAnz. 80
- ErsatzfahrräderAnz. 4
- Runde TellerAnz. 6
- StoppuhrenAnz. 8
- RundenzählerAnz. 4
- SpielerwestenAnz. 20
- FahrradpumpenAnz. 4
- WerkzeugkofferAnz. 3
- ErsatzschläucheAnz. 30
- KegelAnz. 30
- BänderAnz. 12
- BarrierenAnz. 80
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 4
- MikrofoneAnz. 3
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 10
- KabelmattenAnz. 20
- KühlboxenAnz. 8
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 3
Geschirr
- Wiederverwendbare GläserAnz. 300
- KaffeetassenAnz. 120
- TellerAnz. 250
- BestecksetsAnz. 250
- AusgießkannenAnz. 20
- ServiertablettsAnz. 20
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 20
- EventplakateAnz. 12
- WegweiserAnz. 20
- NamensschilderAnz. 120
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 16
- LichtschläucheAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 8
- KochmesserAnz. 8
- ServierzangenAnz. 12
- ThermoskannenAnz. 10
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 20
- WischsetsAnz. 4
- StaubsaugerAnz. 2
- PutzeimerAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Wettkampfdaten fest, bevor du Einladungen verschickst. So können Teilnehmende verbindlich zusagen und du hast eine belastbare Grundlage für Reservierungen und Catering.
- Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche nicht erst beim Empfang. Bestätige Reservierungen erst, wenn Teilnehmerzahl und Verpflegungsbedarf für alle sechs Tage ausreichend geklärt sind.
- Veröffentliche den Wettkampfplan frühzeitig und drucke das Reglement, die Startnummern und Akkreditierungen rechtzeitig. Fehlende Unterlagen am ersten Wettkampftag verursachen besonders lange Schlangen am Empfang.
- Plane den Aufbau in fester Reihenfolge: zuerst Strecke, Boden und Tribünen, danach Barrieren, Tische, Empfang, Bühne und Jurytisch. Prüfe Beleuchtung, Lautsprecher, Mikrofone und Mischpult vor dem Briefing des Teams.
- Kühle Getränke und bereite Snacks vor, bevor die ersten Teilnehmenden eintreffen. Kontrolliere außerdem Ersatzfahrräder, Pumpen, Werkzeug, Ersatzschläuche, Stoppuhren und Rundenzähler an jedem Wettkampftag.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein sechstägiges Event organisieren?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit den Wettkampfdaten, Einladungen und Reservierungen. Catering und Technik sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Start bestätigt sein.
- Wann sollte der Wettkampfplan veröffentlicht werden?
- Veröffentliche den Plan idealerweise 7 bis 14 Tage vor Beginn. So können Teilnehmende ihre Anreise planen und du kannst Überschneidungen oder fehlende Anmeldungen noch korrigieren.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor dem ersten Wettkampftag?
- Plane mindestens 4 bis 6 Stunden für Strecke, Tribünen, Barrieren, Empfang, Bühne und Technik ein. Für einen Funktionstest von Tonanlage und Beleuchtung solltest du zusätzlich 30 Minuten reservieren.
- Wann bestellt man das Catering für sechs Tage?
- Bestelle das Catering etwa 2 bis 3 Wochen vorher und bestätige die endgültige Personenanzahl spätestens 3 bis 5 Tage vor Beginn. Melde dabei auch alle erfassten Ernährungswünsche und die benötigten Ausgabezeiten.
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