Een zesdaagse organiseren: zo pak je het aan
Een zesdaagse vraagt vooral om een strakke volgorde: leg eerst de wedstrijddata, locatie en deelnemers vast en werk daarna toe naar een gepubliceerd schema. Verzamel dieetwensen en bevestig reserveringen voordat je catering bestelt. In de laatste dagen draait alles om startnummers, accreditaties, wedstrijdmateriaal en techniek. Op de dag zelf bouw je de baan en publieksruimte op, test je geluid en geef je medewerkers een korte briefing.
De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.
Tips
- Publiceer het wedstrijdschema zodra de aanmeldingen zijn verwerkt en controleer daarna of jurytafel, podium en ontvangstbalie op de juiste plek passen. Zo voorkom je dat wijzigingen op de laatste dag doorwerken in de opbouw.
- Controleer baanplanken, barrières, kegels en linten vóór de locatie opent. Leg ook reservefietsen, fietspompen, gereedschapskoffers en reservebinnenbanden apart klaar; defect materiaal kost tijdens een zesdaagse snel meerdere rondes.
- Test luidsprekers, microfoons en het mengpaneel vóór publiek en deelnemers binnenkomen. Leg verlengkabels en stekkerdozen vast met kabelmatten, zodat de omroeper en jury niet tijdens het programma naar een storing hoeven te zoeken.
- Zet dranken en hapjes pas klaar nadat de ontvangstbalie, tafels en stoelen staan. Gebruik koelboxen, warmhoudbakken, koffiezetapparaten en waterkokers op vaste plekken, zodat catering en wedstrijdorganisatie elkaar niet in de weg zitten.
- Plan de medewerkersbriefing vóór de eerste start en houd daarvoor 15 minuten vrij. Bespreek wie de rondeborden, stopwatches, rondetellers, accreditaties en wedstrijdhesjes beheert en wie bij een materiaalprobleem beslist.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een zesdaagse organiseren?
- Leg de wedstrijddata en locatie bij voorkeur minimaal 3 maanden vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en het wedstrijdschema tijdig kunt verwerken.
- Wanneer moet je het wedstrijdschema voor een zesdaagse publiceren?
- Publiceer het schema zodra de inschrijvingen zijn gecontroleerd en reserveringen zijn bevestigd, bij voorkeur uiterlijk 2 weken voor de eerste wedstrijddag. Zo kunnen deelnemers en medewerkers hun planning aanpassen.
- Wat controleer je op de dag van een zesdaagse?
- Controleer vóór opening de vloer, tribunes, baanplanken, barrières, verlichting en geluidsapparatuur. Plan hiervoor minimaal 60 minuten en houd daarna nog tijd over voor de briefing en laatste materiaalcontrole.
- Hoeveel tijd kost de opbouw van een zesdaagse?
- Reserveer minstens 3 uur voor tafels, stoelen, ontvangstbalie, jurytafel, podium, baanmaterialen, techniek en catering. Bij een nieuwe locatie is 4 uur veiliger, omdat kabels, barrières en baanplanken vaak nog moeten worden aangepast.