Cómo organizar un evento de seis días sin perder el control
Un evento de seis días necesita una planificación por fases, no solo una lista de tareas. Empieza cerrando las fechas de la competición, las inscripciones y el horario; después confirma reservas, catering y necesidades dietéticas. En los últimos días, prepara dorsales, acreditaciones y material deportivo. El montaje debe dejar tiempo para revisar el suelo, las gradas, las barreras, la iluminación y el sonido antes de recibir a los participantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Registrar las fechas de la competición
2 personas
- 2
Invitar a los participantes
2 personas
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Gestionar inscripciones
2 personas
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Publicar el horario de la competición
2 personas
- 7
Confirmar las reservas
2 personas
- 8
Pedir el catering
2 personas
- 9
Imprimir el reglamento de la competición
- 10
Preparar los dorsales
2 personas
- 11
Ordenar las acreditaciones
2 personas
- 12
Hacer la compra
3 personas
- 13
Abrir la ubicación
2 personas
- 14
Comprobar el suelo y las gradas
3 personas
- 15
Colocar barreras a lo largo de la pista
6 personas
- 16
Colocar mesas y sillas
5 personas
- 17
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 18
Colocar el escenario y la mesa del jurado
4 personas
- 19
Comprobar la iluminación
2 personas
- 20
Probar el equipo de sonido
2 personas
- 21
Preparar el material de competición
4 personas
- 22
Enfriar las bebidas
3 personas
- 23
Preparar aperitivos
4 personas
- 24
Colgar la decoración
3 personas
- 25
Dar briefing al personal
4 personas
Evento
- 26
Recepción de participantes
4 personas
- 27
Repartir dorsales
3 personas
- 28
Dejar que los corredores calienten
3 personas
- 29
Dar la bienvenida al público
4 personas
- 30
Coordinar los componentes de la competición
8 personas
- 31
Llevar el conteo de rondas
3 personas
- 32
Registrar los tiempos parciales
3 personas
- 33
Anunciar la información de la competición
2 personas
- 34
Abrir el mostrador de catering
4 personas
- 35
Servir aperitivos
4 personas
- 36
Rellenar las bebidas
3 personas
- 37
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 38
Procesar los resultados
2 personas
- 39
Coordinar la entrega de premios
4 personas
- 40
Hacer salir al público de forma segura
4 personas
- 41
Reponer el catering diario
3 personas
- 42
Realizar la revisión diaria de la pista
4 personas
- 43
Dirigir la competición diaria
8 personas
- 44
Publicar los resultados diarios
2 personas
- 45
Dirigir la competición diaria
8 personas
- 46
Dirigir la competición diaria
8 personas
- 47
Dirigir la competición diaria
8 personas
- 48
Dirigir la competición diaria
8 personas
- 49
Llevar a cabo la final y la entrega de premios
6 personas
Seguimiento
- 50
Guardar los restos de forma segura
3 personas
- 51
Limpiar la pista y la zona de público
6 personas
- 52
Desmontar mesas y sillas
5 personas
- 53
Retirar las barreras
6 personas
- 54
Lavar la vajilla y el material de cocina
3 personas
- 55
Clasificar y retirar residuos
3 personas
- 56
Limpiar el lugar
4 personas
- 57
Inventariar el material de competición
2 personas
- 58
Archivar resultados
- 59
Devolver los materiales
3 personas
- 60
Gestionar las compras sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 20
- Sillascant. 120
- Taburetes de barcant. 12
- Mostrador de recepción
- Mesa del juradocant. 2
- Escenario
- Percheroscant. 4
Material deportivo
- Tablones de madera para el circuito
- Dorsalescant. 80
- Bicicletas de repuestocant. 4
- Platos redondoscant. 6
- Cronómetroscant. 8
- Contadores de vueltacant. 4
- Chalecos de competicióncant. 20
- Bombas de bicicletacant. 4
- Maletines de herramientascant. 3
- Cámaras de aire de repuestocant. 30
- Conoscant. 30
- Cintascant. 12
- Barrerascant. 80
Equipo
- Altavocescant. 4
- Micrófonoscant. 3
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 10
- Alfombrillas para cablescant. 20
- Neveras portátilescant. 8
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Máquinas de cafécant. 4
- Teterascant. 3
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 300
- Tazas de cafécant. 120
- Platoscant. 250
- Cubiertoscant. 250
- Jarras para servircant. 20
- Bandejas de serviciocant. 20
Decoración
- Guirnaldascant. 20
- Carteles del eventocant. 12
- Carteles direccionalescant. 20
- Credencialescant. 120
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 16
- Cables de lucescant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 8
- Cuchillos de chefcant. 8
- Pinzas de servircant. 12
- Termoscant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 20
- Fregonascant. 4
- Aspiradorascant. 2
- Cubos de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas antes de pedir el catering. Así puedes ajustar las cantidades y evitar cambios de última hora en las comidas de los seis días.
- Publica el horario de la competición cuando las reservas estén confirmadas. Imprime también el reglamento y prepara los dorsales con antelación para no hacerlo durante la recepción.
- Reserva un bloque específico para revisar el circuito: suelo, tablones, conos, cintas, barreras y gradas. Comprueba además las bicicletas de repuesto, las bombas, las cámaras de aire y los maletines de herramientas.
- Haz el montaje en este orden: pista y barreras, mesas y sillas, recepción, escenario y mesa del jurado. Después prueba altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, cables y regletas antes de colocar las alfombrillas para cables.
- Da al personal un briefing antes de abrir la ubicación, con horarios, responsables y procedimiento de incidencias. Enfría las bebidas y prepara aperitivos solo después de comprobar que las neveras portátiles y las bandejas para mantener caliente están listas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un evento de seis días?
- Empieza al menos 8 semanas antes para registrar las fechas, invitar a participantes, gestionar inscripciones y confirmar reservas. Deja la última semana para imprimir documentos, preparar acreditaciones y revisar el material.
- ¿Cuándo se debe pedir el catering para seis días?
- Pídelo después de cerrar las inscripciones y recoger las preferencias dietéticas, idealmente entre 10 y 14 días antes. Confirma las cantidades y el horario de entrega al menos 3 días antes del inicio.
- ¿Qué hay que comprobar antes de abrir el recinto?
- Revisa el suelo, las gradas, las barreras, la iluminación y todo el circuito. Haz una prueba completa del sonido y deja como mínimo 60 minutos entre el final del montaje y la llegada del público.
- ¿Cómo se organiza el material para una competición de seis días?
- Separa el material por función: dorsales y chalecos, cronómetros y contadores de vuelta, herramientas y repuestos, y elementos del circuito. Haz un inventario 48 horas antes y guarda una reserva accesible para cada jornada.
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