Organiser une course caritative sans rien laisser au hasard

Une course caritative se prépare d’abord comme un projet de sécurité et de logistique, puis comme un événement de collecte. Commencez par fixer la date, le parcours et les lieux de départ et d’arrivée avant de contacter les sponsors ou d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite les autorisations, l’assurance, le balisage et les bénévoles. Les dernières semaines servent surtout à contrôler les participants, les besoins alimentaires, le matériel et les informations d’urgence.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
2 personnes
3
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
4
Demander des mesures de circulation
5
Vérifier l’assurance
6
Composer les packs de sponsoring
2 personnes
7
Contacter les sponsors
3 personnes
8
Créer le formulaire des participants
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier la promotion en ligne
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Recruter des bénévoles
2 personnes
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Inspecter le parcours
3 personnes
16
Créer une carte d'itinéraire
17
Déterminer l’ordre de départ
2 personnes
18
Vérifier la liste des participants
2 personnes
19
Recueillir les contacts d'urgence
20
Enregistrer les montants des sponsors
2 personnes
21
Imprimer les numéros de dossard
2 personnes
22
Imprimer les panneaux de direction
2 personnes
23
Fixer les rubans des médailles
2 personnes
24
Vérifier la liste des courses
25
Faire les courses
3 personnes
26
Récupérer le matériel
3 personnes
27
Remplir les glacières
2 personnes
28
Composer les kits de démarrage
4 personnes
29
Briefer les bénévoles
3 personnes
30
Vérifier les prévisions météo

Événement

31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Décharger le matériel
4 personnes
33
Installer les tentes de fête
4 personnes
34
Installer les tables
3 personnes
35
Installer les chaises
3 personnes
36
Installer l’arche de départ
3 personnes
37
Marquer la ligne d’arrivée
2 personnes
38
Installer les panneaux de parcours
5 personnes
39
Installer des cônes de signalisation
4 personnes
40
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
41
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
42
Installer la table traiteur
3 personnes
43
Mettre les boissons au frais
2 personnes
44
Brancher la musique
2 personnes
45
Préparer les kits de départ
3 personnes
46
Assurer la présence aux postes des bénévoles
8 personnes
47
Inscrire les participants
4 personnes
48
Distribuer les dossards
3 personnes
49
Récupérer les cartes de sponsoring
2 personnes
50
Animer l'échauffement
2 personnes
51
Briefer les participants
2 personnes
52
Don de solidarité de départ
3 personnes
53
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
54
Enregistrer les participants à l’arrivée
3 personnes
55
Distribuer de l'eau
3 personnes
56
Distribuer les médailles
3 personnes
57
Servir des amuse-bouches
3 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Servir le café et le thé
2 personnes
60
Traiter les résultats
2 personnes
61
Remettre les prix
3 personnes
62
Remercier les sponsors
2 personnes
63
Vérifier les dons
2 personnes
64
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
65
Rassembler les panneaux d'itinéraire
4 personnes
66
Rassembler les cônes de signalisation
3 personnes
67
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

68
Ranger le service traiteur
3 personnes
69
Démonter le mobilier
4 personnes
70
Éteindre l’équipement
2 personnes
71
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
72
Nettoyer le lieu
4 personnes
73
Rapporter le matériel
3 personnes
74
Rendre les articles empruntés
2 personnes
75
Traiter les fonds de sponsoring
2 personnes
76
Remercier les participants
2 personnes
77
Remercier les sponsors
2 personnes
78
Partager les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Nappesqté 8
Tables hautesqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Arche de départ
Ruban d'arrivée
Cônes de signalisationqté 40
Flèches de directionqté 30
Bornes kilométriquesqté 6
Numéros de départqté 250
Épingles de sûretéqté 300
Chronomètresqté 4
Couvertures de survieqté 10
Rubans de médailleqté 200

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Gobelets à café réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 200
Couverts réutilisablesqté 200
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Compartiments réfrigérésqté 2
Lavabos pour les mainsqté 2

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 2
Gants jetablesqté 2
Lingettes désinfectantesqté 2
Compresses froidesqté 10
Pansementsqté 100

Décoration

Bannières sponsorsqté 12
Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 8
Pancarte de scène

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le parcours et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant la course. Vérifiez aussi les mesures de circulation et faites une inspection complète du tracé avant d’imprimer les flèches et les panneaux.
Ouvrez les inscriptions seulement après avoir défini les informations indispensables : coordonnées, contact d’urgence et besoins alimentaires. Faites une première vérification de la liste 7 jours avant, puis une dernière le matin même.
Préparez plusieurs formules de sponsoring avec un montant et une contrepartie clairement indiqués. Tenez un tableau séparé des promesses, des paiements reçus et des reçus à envoyer afin de ne pas perdre de contributions.
Attribuez les bénévoles par zone plutôt que par tâche générale : départ, ravitaillement, intersections, arrivée et accueil. Prévoyez au moins un responsable par zone et transmettez les horaires, le plan et le numéro de contact 48 heures avant.
Faites un essai technique la veille avec le microphone, les enceintes, les chronomètres, les terminaux de paiement et les rallonges. Regroupez les dossards, épingles, médailles, couvertures de survie et panneaux dans des caisses distinctes pour éviter une installation désordonnée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course caritative ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, confirmer l’assurance, réserver le départ et l’arrivée, contacter les sponsors et recruter les bénévoles.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course caritative ?: Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant le départ, une fois le parcours, les horaires et les règles confirmés. Fermez-les 3 à 5 jours avant si vous devez préparer les dossards et les listes à l’avance.
Combien de bénévoles faut-il pour une course caritative ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par point sensible du parcours, plus une équipe au départ et à l’arrivée. Pour une petite course, comptez souvent 10 à 15 bénévoles, à ajuster selon le nombre d’intersections et de participants.
Quand vérifier la liste des participants et les contacts d’urgence ?: Faites une vérification complète 7 jours avant la course, puis une mise à jour finale la veille. Gardez une copie papier et une copie numérique accessibles à l’accueil et au responsable de sécurité.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.