Spendenlauf organisieren: So gehst du Schritt für Schritt vor

Bei einem Spendenlauf hängen Ablauf, Sicherheit und Einnahmen eng zusammen. Lege zuerst Datum, Strecke sowie Start- und Zielbereich fest und kläre frühzeitig Genehmigungen, Verkehr und Versicherung. Danach folgen Sponsoren, Anmeldung, Werbung und die Einteilung der Helfer. Plane die Veranstaltung rückwärts vom Lauftag: So bleiben Zeit für Streckenprüfung, Startnummern, Wegweiser und die Kontrolle aller Teilnehmerdaten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
2 Personen
3
Start- und Zielort reservieren
4
Verkehrsmaßnahmen beantragen
5
Versicherung prüfen
6
Sponsorpakete zusammenstellen
2 Personen
7
Sponsoren ansprechen
3 Personen
8
Teilnehmerformular erstellen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Werbung online stellen
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
14
Freiwillige einteilen
2 Personen
15
Route inspizieren
3 Personen
16
Routenkarte erstellen
17
Startreihenfolge festlegen
2 Personen
18
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
19
Notfallkontakte sammeln
20
Sponsorbeträge erfassen
2 Personen
21
Startnummern drucken
2 Personen
22
Wegweiser drucken
2 Personen
23
Medaillenbänder befestigen
2 Personen
24
Einkaufsliste prüfen
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Materialien abholen
3 Personen
27
Kühlboxen füllen
2 Personen
28
Starterpakete zusammenstellen
4 Personen
29
Freiwillige einweisen
3 Personen
30
Wettervorhersage prüfen

Event

31
Location öffnen
2 Personen
32
Materialien ausladen
4 Personen
33
Partyzelte aufbauen
4 Personen
34
Tische aufstellen
3 Personen
35
Stühle aufstellen
3 Personen
36
Startbogen aufstellen
3 Personen
37
Ziellinie markieren
2 Personen
38
Wegweiser aufstellen
5 Personen
39
Verkehrskegel aufstellen
4 Personen
40
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
41
Anmeldetisch einrichten
3 Personen
42
Cateringtisch einrichten
3 Personen
43
Getränke kalt stellen
2 Personen
44
Musik anschließen
2 Personen
45
Startpakete bereitlegen
3 Personen
46
Freiwilligenposten besetzen
8 Personen
47
Teilnehmer anmelden
4 Personen
48
Startnummern ausgeben
3 Personen
49
Sponsorenkarten einsammeln
2 Personen
50
Aufwärmen betreuen
2 Personen
51
Teilnehmer briefen
2 Personen
52
Sponsorenlauf starten
3 Personen
53
Streckenposten besetzen
8 Personen
54
Zieleinläufe der Teilnehmer registrieren
3 Personen
55
Wasser verteilen
3 Personen
56
Medaillen verteilen
3 Personen
57
Snacks servieren
3 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
60
Ergebnisse verarbeiten
2 Personen
61
Preise überreichen
3 Personen
62
Sponsoren danken
2 Personen
63
Spenden prüfen
2 Personen
64
Abfall zwischendurch sammeln
2 Personen
65
Wegweiser einsammeln
4 Personen
66
Verkehrskegel einsammeln
3 Personen
67
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

68
Catering aufräumen
3 Personen
69
Möbel abbauen
4 Personen
70
Geräte ausschalten
2 Personen
71
Abfall zum Sammelpunkt bringen
3 Personen
72
Location reinigen
4 Personen
73
Materialien zurückbringen
3 Personen
74
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
75
Sponsorengelder verbuchen
2 Personen
76
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
77
Sponsoren danken
2 Personen
78
Fotos teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappTischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
TischdeckenAnz. 8
StehtischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Sportmaterial

Startbogen
Ziellinie-Band
VerkehrskegelAnz. 40
WegweiserAnz. 30
KilometermarkierungenAnz. 6
StartnummernAnz. 250
SicherheitsnadelnAnz. 300
StoppuhrenAnz. 4
RettungsdeckenAnz. 10
MedaillenbänderAnz. 200

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
LaptopsAnz. 2
TabletsAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 100
Mehrweg-TellerAnz. 200
Wiederverwendbares BesteckAnz. 200
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
KühlfächerAnz. 2
HandwaschbeckenAnz. 2

Erste Hilfe

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
EinweghandschuheAnz. 2
DesinfektionstücherAnz. 2
KühlkompressenAnz. 10
PflasterAnz. 100

Dekoration

SponsorenbannerAnz. 12
WimpelkettenAnz. 10
BallonsAnz. 100
BallongewichteAnz. 8
Bühnenplakat

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Besen und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Datum, Route und Start- sowie Zielort. Prüfe anschließend Genehmigungen, Verkehrsmaßnahmen und Versicherung, bevor du die Strecke öffentlich bewirbst.
Sammle Sponsoren nicht erst nach dem Anmeldestart. Stelle 2 bis 3 klar abgegrenzte Sponsorpakete zusammen und erfasse zugesagte sowie eingegangene Beträge getrennt.
Schließe die Anmeldung spätestens 7 Tage vor dem Lauf. Frage dabei Ernährungswünsche, Notfallkontakte und die gewünschte Startgruppe ab; am Veranstaltungstag brauchst du eine geprüfte Teilnehmerliste.
Plane pro 10 bis 15 Teilnehmer mindestens eine eingewiesene Helferin oder einen Helfer an Start, Ziel und kritischen Streckenpunkten. Prüfe die Route außerdem einmal vollständig zu Fuß und markiere Kilometer sowie Abzweigungen eindeutig.
Bereite Material und Aufbau am Vortag vor: Startnummern, Sicherheitsnadeln, Wegweiser, Verkehrskegel, Medaillenbänder und Technik gehören in beschriftete Kisten. Rechne für Registrierung und Ausgabe mindestens 60 Minuten vor dem ersten Start ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Spendenlauf anmelden?: Starte die Planung mindestens 12 Wochen vor dem Termin. Genehmigungen, Verkehrsmaßnahmen und die Reservierung von Start- und Zielort sollten möglichst 8 bis 10 Wochen vorher geklärt sein.
Wie viele Helfer braucht ein Spendenlauf?: Plane mindestens eine Person je 10 bis 15 Teilnehmer ein, zusätzlich eine verantwortliche Einsatzleitung. Bei Kreuzungen, Engstellen und im Zielbereich brauchst du eigene Helferposten.
Wann sollte die Anmeldung für einen Spendenlauf schließen?: Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor dem Lauf. So bleiben genügend Tage, um Teilnehmerliste, Startnummern, Notfallkontakte und Ernährungswünsche zu prüfen.
Was muss am Tag vor dem Spendenlauf vorbereitet werden?: Bereite Startbogen, Ziellinie, Wegweiser, Kilometer-Markierungen, Verkehrskegel und Startnummern am Vortag vor. Teste Lautsprecher, Mikrofon, Stoppuhren und Stromversorgung spätestens 2 Stunden vor dem Aufbau.

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