Organiser une conférence sur le climat, étape par étape
Une conférence sur le climat se prépare d’abord autour d’un programme clair, puis autour des personnes, du lieu et de la technique. Fixez la date, réservez les salles et confirmez les intervenants avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite le suivi des participants, leurs besoins alimentaires et d’accessibilité, ainsi que les présentations. Les derniers jours servent surtout à tester le matériel, imprimer les supports et répartir les bénévoles.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
- 3
Contacter les intervenants
2 personnes
- 4
Rassembler les informations sur les intervenants
- 5
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
- 8
Traiter les inscriptions
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Recueillir les besoins d’accessibilité
- 11
Réserver le catering
2 personnes
- 12
Réserver le matériel technique
2 personnes
- 13
Finaliser le programme
2 personnes
- 14
Rassembler les présentations
- 15
Vérifier les présentations
2 personnes
- 16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 17
Imprimer les programmes
- 18
Imprimer les panneaux d’itinéraire
- 19
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 20
Confirmer les quantités de traiteur
- 21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 22
Faire les courses
3 personnes
- 23
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
- 24
Refroidir les boissons
2 personnes
- 25
Préparer les en-cas
3 personnes
- 26
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 27
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
- 28
Installer les tables
4 personnes
- 29
Installer les chaises
4 personnes
- 30
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
- 31
Brancher le projecteur et l’écran
2 personnes
- 32
Tester le matériel sonore
2 personnes
- 33
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
- 34
Tester les microphones
2 personnes
- 35
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 36
Préparer le café et le thé
3 personnes
- 37
Installer le buffet et la vaisselle
3 personnes
- 38
Accrocher les affiches du parcours et du programme
2 personnes
- 39
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
- 40
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
Événement
- 41
Accueillir les participants
4 personnes
- 42
Enregistrer la présence
3 personnes
- 43
Distribuer les badges
2 personnes
- 44
Servir le café et le thé
3 personnes
- 45
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
- 46
Annoncer les intervenants
- 47
Animer les présentations
2 personnes
- 48
Gérer les micros
2 personnes
- 49
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
- 50
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
- 51
Servir les en-cas de pause
3 personnes
- 52
Monter le buffet
4 personnes
- 53
Servir le buffet du dîner
4 personnes
- 54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 55
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 56
Encadrer l'espace réseau
2 personnes
- 57
Assurer l'appel de clôture
- 58
Reconduire les participants
3 personnes
Suivi
- 59
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 60
Emballer les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
- 61
Faire la vaisselle
3 personnes
- 62
Trier les déchets
3 personnes
- 63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 64
Nettoyer la salle
3 personnes
- 65
Rassembler le matériel
3 personnes
- 66
Retourner les matériels
2 personnes
- 67
Stocker les restes
2 personnes
- 68
Gérer les objets trouvés
- 69
Renvoyer les informations aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de conférenceqté 12
- Chaisesqté 110
- Tables d’inscriptionqté 2
- Table de prise de parole
- Éléments de podiumqté 4
- Porte-manteauxqté 3
- Cintresqté 120
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable de présentation
- Cliqueur de présentation
- Haut-parleursqté 2
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 2
- Adaptateurs HDMIqté 3
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 8
- Chargeurs USBqté 4
- Chevaletsqté 3
- Supports pour paperboardqté 3
- Marqueursqté 24
- Horloges muralesqté 2
Vaisselle
- Tasses à café réutilisablesqté 120
- Verres réutilisablesqté 140
- Assiettesqté 130
- Couvertsqté 130
- Carafes d'eauqté 12
- Saladiers de serviceqté 16
- Cuillères de serviceqté 16
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux d’officeqté 4
- Cuillères à glaceqté 2
Décoration
- Bannières sur le climatqté 4
- Porte-nomsqté 120
- Lanyardsqté 120
- Affiches du programmeqté 12
- Panneaux de directionqté 10
- Panneaux de recyclageqté 8
- Numéros de tableqté 12
Éclairage
- Lampadaires LEDqté 4
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Nettoyage
- Bacs de tri des déchetsqté 8
- Têtes de serpillièreqté 2
- Balaisqté 2
- Pelles à poussièreqté 2
- Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20
- Gantsqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la date et le programme avant de lancer les invitations : les intervenants, les salles et le traiteur dépendent de ces deux décisions. Gardez une version provisoire, puis finalisez-la avant l’impression des programmes.
- Ouvrez les inscriptions assez tôt pour recueillir les besoins alimentaires et d’accessibilité. Relancez les personnes inscrites quelques jours avant la conférence afin de corriger les quantités du traiteur et l’organisation des salles.
- Demandez les présentations plusieurs jours avant l’événement et vérifiez-les sur l’ordinateur portable prévu sur place. Testez chaque adaptateur HDMI, microphone sans fil, haut-parleur et rallonge avant l’arrivée du public.
- Préparez les badges nominatifs, les panneaux d’itinéraire et les programmes avant le jour J. À l’entrée, prévoyez une table d’inscription, des stylos et une personne capable de répondre rapidement aux questions de salle et d’horaire.
- Répartissez les bénévoles par créneaux et attribuez clairement l’accueil, l’orientation, la technique et le catering. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant l’ouverture, plutôt que de les gérer pendant la première intervention.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une conférence sur le climat ?
- Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions et organiser le catering. Gardez les derniers 7 jours pour les vérifications, les impressions et la logistique.
- Quand faut-il ouvrir les inscriptions à une conférence ?
- Ouvrez le formulaire dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fermez ou mettez à jour les inscriptions quelques jours avant afin de confirmer les quantités et les besoins spécifiques.
- Quand demander les présentations aux intervenants ?
- Demandez les fichiers au plus tard 7 jours avant la conférence et vérifiez-les 2 à 3 jours avant. Conservez toutes les présentations sur l’ordinateur utilisé sur place et prévoyez les adaptateurs nécessaires.
- Combien de bénévoles faut-il pour une conférence sur le climat ?
- Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’inscription, 1 pour l’orientation et 1 référent technique par salle active. Pour plusieurs salles ou plus de 100 participants, ajoutez une personne de renfort pendant l’accueil et les pauses.
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