Zo organiseer je een klimaatconferentie

Een klimaatconferentie organiseren begint niet met de catering, maar met een helder programma en een realistische planning. Leg eerst datum, locatie, zalen en inhoud vast; daarna volgen sprekers, aanmeldingen en communicatie. In de laatste weken verschuift de aandacht naar dieet- en toegankelijkheidswensen, techniek en presentaties. De grootste problemen ontstaan meestal wanneer presentaties, microfoons, adapters of routeborden pas op de dag zelf worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zalen reserveren
2 personen
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Sprekersinformatie verzamelen
5
Aanmeldformulier openen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotie op sociale media plaatsen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Toegankelijkheidswensen verzamelen
11
Catering reserveren
2 personen
12
Technische benodigdheden reserveren
2 personen
13
Programma definitief maken
2 personen
14
Presentaties verzamelen
15
Presentaties controleren
2 personen
16
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
17
Programma's afdrukken
18
Routeborden afdrukken
19
Vrijwilligers indelen
2 personen
20
Cateringhoeveelheden bevestigen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Materialen naar locatie brengen
3 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen
26
Registratietafel inrichten
2 personen
27
Zaalindeling uitzetten
3 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen opstellen
4 personen
30
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
31
Projector en scherm aansluiten
2 personen
32
Geluidsapparatuur testen
2 personen
33
Presentaties op laptop zetten
34
Microfoons testen
2 personen
35
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
36
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
37
Buffet en servies klaarzetten
3 personen
38
Route- en programmaposters ophangen
2 personen
39
Afvalpunten plaatsen
2 personen
40
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

41
Deelnemers ontvangen
4 personen
42
Aanwezigheid registreren
3 personen
43
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
44
Koffie en thee serveren
3 personen
45
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
46
Sprekers aankondigen
47
Presentaties bedienen
2 personen
48
Microfoons beheren
2 personen
49
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
50
Pauzedranken bijvullen
2 personen
51
Pauzehapjes serveren
3 personen
52
Buffet opbouwen
4 personen
53
Dinerbuffet serveren
4 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Servies verzamelen
3 personen
56
Netwerkruimte begeleiden
2 personen
57
Afsluitende oproep verzorgen
58
Deelnemers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

59
Apparatuur uitschakelen
2 personen
60
Etensresten veilig verpakken
2 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Afval sorteren
3 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Zaal schoonmaken
3 personen
65
Materialen verzamelen
3 personen
66
Materialen retourneren
2 personen
67
Restvoorraad opslaan
2 personen
68
Gevonden voorwerpen afhandelen
69
Deelnemersinformatie nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Conferentietafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Registratietafelsaantal 2
Spreektafel
Podiumdelenaantal 4
Kapstokkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
Presentatieklikker
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
HDMI-adaptersaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
USB-opladersaantal 4
Flip-oversaantal 3
Flip-overstandaardsaantal 3
Stiftenaantal 24
Wandklokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 120
Herbruikbare drinkglazenaantal 140
Bordenaantal 130
Besteksetsaantal 130
Waterkaraffenaantal 12
Serveerkommenaantal 16
Serveerlepelsaantal 16
Serveertraysaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesjesaantal 4
IJslepelsaantal 2

Decoratie

Klimaatbannersaantal 4
Naamkaarthoudersaantal 120
Lanyardsaantal 120
Programmapostersaantal 12
Routebordenaantal 10
Recyclingbordjesaantal 8
Tafelnummersaantal 12

Verlichting

LED-staande lampenaantal 4
LED-snoerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakken voor sorteringaantal 8
Mopsetsaantal 2
Bezemsaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de conferentie vanuit het programma. Reserveer per onderdeel een zaal die past bij het aantal deelnemers en leg ook pauzes, wisselmomenten en de registratie vast.
Vraag sprekers uiterlijk enkele weken vooraf om hun biografie, functietitel, presentatie en technische wensen. Controleer alle bestanden opnieuw voordat je het definitieve programma afdrukt.
Open de aanmelding zodra datum, locatie en programmaopzet vaststaan. Vraag in hetzelfde formulier naar dieetwensen, toegankelijkheidsbehoeften en toestemming voor praktische communicatie.
Maak voor techniek één gezamenlijke controle: beamer, scherm, presentatielaptop, klikker, microfoons, luidsprekers, HDMI-adapters, verlengkabels en stekkerdozen moeten samen getest worden.
Plan de opbouw met duidelijke verantwoordelijken. Laat materialen, naamkaartjes, programma’s, routeborden en gekoelde dranken op tijd naar de locatie brengen en wijs iemand aan voor registratie en catering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een klimaatconferentie?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en sprekers. Open de aanmelding zodra die basis staat, zodat je de catering en zaalindeling later kunt baseren op echte aantallen.
Wanneer moet ik sprekers voor een klimaatconferentie benaderen?: Benader sprekers bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf. Vraag hun definitieve presentatie uiterlijk 7 dagen voor de conferentie op, zodat techniek en programma nog gecontroleerd kunnen worden.
Hoeveel techniek heb je nodig voor een klimaatconferentie?: Reken per plenaire zaal op een beamer, projectiescherm, presentatielaptop, presentatieklikker en passende microfoons. Leg daarnaast minimaal twee HDMI-adapters, meerdere verlengkabels en stekkerdozen klaar als reserve.
Wanneer bevestig je de catering voor een klimaatconferentie?: Verzamel dieetwensen en toegankelijkheidswensen uiterlijk 10 dagen vooraf en bevestig daarna de aantallen met de cateraar. Controleer de definitieve deelnemerslijst nog één keer 2 tot 3 werkdagen voor de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.