Organiser une conférence réseau, étape par étape

Une conférence réseau se prépare dans un ordre précis : verrouiller la date et le programme, réserver le lieu, puis confirmer les intervenants avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite le suivi des participants, les besoins alimentaires et la collecte des présentations. La dernière semaine sert surtout à tester la technique, imprimer les documents et préparer l’accueil. Ce déroulé évite les oublis fréquents, notamment les badges, les câbles et les informations indispensables aux intervenants.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Contacter les intervenants
2 personnes
4
Confirmer définitivement les intervenants
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Vérifier les inscriptions
10
Envoyer un rappel
11
Imprimer le programme
12
Imprimer les badges nominatifs
13
Imprimer la liste des participants
14
Rassembler les informations sur les intervenants
15
Rassembler les présentations
16
Tester les présentations
2 personnes
17
Réserver le catering
18
Réserver la technique
19
Réserver le mobilier
20
Trier les badges
2 personnes
21
Composer le pack de bienvenue
2 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Remplir les glacières
2 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes
26
Mettre de côté les produits diététiques
27
Préparer la table d'inscription
2 personnes
28
Installer les tables
3 personnes
29
Installer les chaises
3 personnes
30
Installer les tables réseau
2 personnes
31
Aménager la zone de scène
2 personnes
32
Brancher le projecteur
2 personnes
33
Installer l’écran
2 personnes
34
Tester les microphones
2 personnes
35
Brancher l'ordinateur de présentation
36
Vérifier l'éclairage
37
Suspendre la décoration
2 personnes
38
Installer les panneaux d'itinéraire
39
Vérifier les toilettes
40
Installer des points de collecte des déchets
41
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

42
Accueillir les intervenants
2 personnes
43
Enregistrer les participants
4 personnes
44
Distribuer les badges
2 personnes
45
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
46
Accompagner le discours d'ouverture
2 personnes
47
Annoncer l’orateur
48
Gérer la présentation
49
Passer le micro
50
Préparer la pause café
3 personnes
51
Servir le café et le thé
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
54
Animer les sessions de networking
3 personnes
55
Recueillir les coordonnées
2 personnes
56
Monter le buffet
4 personnes
57
Servir le buffet
4 personnes
58
Signaler le buffet diététique
59
Récupérer la vaisselle
2 personnes
60
Animer le débat
2 personnes
61
Recueillir les questions de la salle
62
Préparer le verre de clôture
3 personnes
63
Servir les amuse-bouches
3 personnes
64
Finaliser la liste des présences
65
Remercier les intervenants
2 personnes
66
Annoncer le dernier tour
67
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

68
Éteindre la technique
2 personnes
69
Réfrigérer les restes
2 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Rassembler les déchets
2 personnes
72
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
73
Retirer la décoration
2 personnes
74
Nettoyer le lieu
3 personnes
75
Nettoyer les toilettes
2 personnes
76
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
77
Retourner le matériel technique
2 personnes
78
Restituer le mobilier
2 personnes
79
Stocker les objets restants
2 personnes
80
Envoyer un message de remerciement
81
Renvoyer les présentations
82
Partager la liste de contacts

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Tables hautesqté 10
Table d'inscription
Table de prise de parole
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Pichets à caféqté 4
Carafes d'eauqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentation
Glacièresqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Couteaux à painqté 2
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 4
Louchesqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Seaux à glaceqté 4

Décoration

Porte-nomsqté 90
Badges nominatifsqté 90
Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux d’orientationqté 8
Panneaux d’affichageqté 4
Stylosqté 100
Blocs-notesqté 90

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lanternes d’ambianceqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le programme et le lieu, puis contactez les intervenants. Gardez une validation définitive au moins 4 semaines avant la conférence pour éviter de communiquer un programme encore incertain.
Ouvrez les inscriptions dès que les intervenants sont confirmés et demandez immédiatement les besoins alimentaires. Vérifiez les inscriptions 7 jours avant l’événement et envoyez un rappel à ce moment-là.
Ne rassemblez pas les présentations la veille : demandez-les au plus tard 5 jours avant, puis testez chaque fichier sur l’ordinateur de présentation avec le projecteur, l’écran, les câbles HDMI et le cliqueur.
Préparez l’accueil séparément du programme : triez les badges, imprimez la liste des participants et composez les packs de bienvenue 1 à 2 jours avant. Installez une table d’inscription clairement identifiable dès l’ouverture des portes.
Coordonnez le catering et la technique avec le mobilier. Vérifiez notamment les microphones, les haut-parleurs, la table de prise de parole, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du public; mettez aussi les boissons au frais au moins 3 heures à l’avance.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence réseau ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les 4 premières semaines servent à fixer la date, le programme, le lieu et les intervenants; les dernières semaines sont consacrées aux inscriptions, au catering et à la technique.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une conférence ?: Ouvrez le formulaire dès que les intervenants et le programme sont suffisamment confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant. Fermez ou vérifiez les inscriptions 7 jours avant afin de transmettre les effectifs au catering.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demandez-les au plus tard 5 jours avant la conférence et testez-les au moins 2 jours avant. Cela laisse le temps de résoudre un problème de format, de vidéo ou de connexion avec le projecteur.
Que préparer la veille d’une conférence réseau ?: La veille, finalisez les badges, la liste des participants, les packs de bienvenue et l’installation de la salle. Mettez les boissons au frais environ 3 heures avant le début et gardez une marge d’au moins 30 minutes pour le test des microphones et des présentations.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.