Cómo organizar una conferencia de networking sin perder el control
Una conferencia de networking se organiza en un orden claro: primero cierras la fecha, el programa y el lugar; después confirmas ponentes, asistentes, catering y medios técnicos. El mayor riesgo no suele estar en el día del evento, sino en los datos que llegan tarde: preferencias alimentarias, presentaciones, nombres y cambios de última hora. Este plan te ayuda a coordinar las 82 tareas y los 55 elementos necesarios sin dejar la preparación crítica para la última semana.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Contactar con los ponentes
2 personas
- 4
Confirmar definitivamente a los ponentes
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Abrir el formulario de inscripción
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Comprobar las inscripciones
- 10
Enviar recordatorio
- 11
Imprimir el programa
- 12
Imprimir las tarjetas con nombres
- 13
Imprimir la lista de participantes
- 14
Recopilar información de los ponentes
- 15
Recopilar las presentaciones
- 16
Probar presentaciones
2 personas
- 17
Reservar el catering
- 18
Reservar técnica
- 19
Reservar mobiliario
- 20
Clasificar acreditaciones
2 personas
- 21
Preparar el paquete de bienvenida
2 personas
- 22
Hacer la compra
2 personas
- 23
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 24
Enfriar las bebidas
2 personas
- 25
Preparar aperitivos
3 personas
- 26
Separar los productos dietéticos
- 27
Preparar la mesa de registro
2 personas
- 28
Montar mesas
3 personas
- 29
Colocar las sillas
3 personas
- 30
Colocar mesas de red
2 personas
- 31
Montar la zona del escenario
2 personas
- 32
Conectar el proyector
2 personas
- 33
Colocar la pantalla
2 personas
- 34
Probar los micrófonos
2 personas
- 35
Conectar el portátil de presentación
- 36
Comprobar la iluminación
- 37
Colgar la decoración
2 personas
- 38
Colocar señales de ruta
- 39
Comprobar los baños
- 40
Colocar puntos de recogida de basura
- 41
Instruir al equipo de registro
2 personas
Evento
- 42
Recibir a los ponentes
2 personas
- 43
Registrar a los participantes
4 personas
- 44
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 45
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
- 46
Presentar el discurso de apertura
2 personas
- 47
Anunciar al ponente
- 48
Operar la presentación
- 49
Pasar el micrófono
- 50
Preparar la pausa para el café
3 personas
- 51
Servir café y té
3 personas
- 52
Rellenar las bebidas
2 personas
- 53
Reponer aperitivos
2 personas
- 54
Coordinar sesiones de networking
3 personas
- 55
Recopilar los datos de contacto
2 personas
- 56
Montar el buffet
4 personas
- 57
Servir el bufé
4 personas
- 58
Señalizar el buffet para dietas especiales
- 59
Recoger la vajilla
2 personas
- 60
Moderación del panel de debate
2 personas
- 61
Recoger preguntas del público
- 62
Preparar el brindis de clausura
3 personas
- 63
Servir aperitivos
3 personas
- 64
Finalizar la lista de asistencia
- 65
Agradecer a los ponentes
2 personas
- 66
Anunciar la última ronda
- 67
Hacer el check-out de participantes
2 personas
Seguimiento
- 68
Apagar la técnica
2 personas
- 69
Refrigerar los sobrantes
2 personas
- 70
Lavar la vajilla
3 personas
- 71
Recoger la basura
2 personas
- 72
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 73
Retirar la decoración
2 personas
- 74
Limpiar el lugar
3 personas
- 75
Limpiar los baños
2 personas
- 76
Recoger el material prestado
2 personas
- 77
Devolver el equipo técnico
2 personas
- 78
Devolver el mobiliario
2 personas
- 79
Almacenar el material sobrante
2 personas
- 80
Enviar mensaje de agradecimiento
- 81
Enviar las presentaciones
- 82
Compartir la lista de contactos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 90
- Mesas altascant. 10
- Mesa de registro
- Mesa de oradores
- Percheroscant. 3
Vajilla
- Tazas de cafécant. 90
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de vinocant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Jarras de cafécant. 4
- Jarras de aguacant. 12
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil de presentación
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cables HDMIcant. 3
- Clic de presentación
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Jarras medidorascant. 2
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Cucharonescant. 6
- Abrebotellascant. 4
- Sacacorchoscant. 3
- Cubos de hielocant. 4
Decoración
- Portatarjetas de nombrecant. 90
- Pancartas con nombrescant. 90
- Manteles runnerscant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Cartel de bienvenida
- Carteles de rutacant. 8
- Tableros de corchocant. 4
- Bolígrafoscant. 100
- Bloc de notascant. 90
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Faroles de ambientecant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de abrir las inscripciones. Intenta confirmar a los ponentes al menos 6 semanas antes y deja por escrito la duración de cada intervención, las pausas y el formato de networking.
- Abre el formulario de inscripción con campos para nombre, cargo, empresa y preferencias dietéticas. Revisa las inscripciones una vez por semana y fija un cierre entre 5 y 7 días antes para poder ajustar catering, acreditaciones y lista de participantes.
- Pide las presentaciones y la información técnica de los ponentes con 7 días de antelación. Prueba cada archivo en el portátil de presentación y comprueba proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, altavoces, cables HDMI y regletas el día anterior.
- Calcula el montaje pensando en el flujo de llegada: coloca la mesa de registro antes de la entrada, prepara las tarjetas con nombres y clasifica las acreditaciones por orden alfabético o por empresa. Imprime también una lista de participantes y varios programas de reserva.
- No dejes bebidas, café y aperitivos para la mañana del evento. Enfría las bebidas con tiempo, llena las neveras portátiles, prepara los termos y confirma que hay suficientes vasos, tazas, platos, cubiertos, jarras y utensilios de servicio para todo el programa.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia de networking?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva el lugar y define el programa al principio, confirma a los ponentes unas 6 semanas antes y cierra inscripciones y catering entre 5 y 7 días antes.
- ¿Cuándo debo confirmar a los ponentes y recoger sus presentaciones?
- Busca una confirmación definitiva aproximadamente 6 semanas antes. Solicita las presentaciones, biografías y necesidades técnicas como máximo 7 días antes, y prueba los archivos y equipos el día anterior.
- ¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones para una conferencia?
- Cierra el formulario entre 5 y 7 días antes del evento. Así puedes comprobar nombres, preferencias dietéticas, tarjetas, lista de participantes y cantidades del catering sin trabajar con cifras provisionales.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- El día anterior deja listas las acreditaciones, el paquete de bienvenida, los programas y las tarjetas con nombres. También conviene montar o revisar la técnica, enfriar las bebidas y comprobar que el mobiliario y el material de servicio están disponibles.
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