Organiser une conférence de fournisseurs, étape par étape

Une conférence de fournisseurs se prépare dans un ordre précis : sécuriser la date et le lieu, ouvrir les inscriptions, puis verrouiller les intervenants et le programme. Les détails qui posent le plus souvent problème arrivent ensuite : besoins alimentaires, logos, badges, accès et présentations reçues trop tard. Prévoyez aussi un vrai délai pour la technique, le mobilier et le traiteur. Le jour J, gardez du temps pour acheminer le matériel, installer la salle et tester chaque présentation avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Rédiger les invitations
2 personnes
3
Envoyer les invitations
4
Enregistrer les inscriptions
5
Confirmer les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Rassembler les informations des intervenants
8
Recevoir les présentations
9
Finaliser le programme
2 personnes
10
Rassembler les logos des fournisseurs
11
Concevoir les badges nominatifs
12
Imprimer les badges nominatifs
13
Envoyer les indications d'accès
14
Passer la commande traiteur
15
Réserver la technique
16
Réserver le mobilier
17
Vérifier le matériel de présentation
18
Imprimer la liste des participants
19
Vérifier les quantités de catering
20
Faire les courses
2 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
23
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
24
Installer les tables
3 personnes
25
Installer les chaises
3 personnes
26
Installer la table d’enregistrement
2 personnes
27
Préparer les badges nominatifs
28
Suspendre le fond de scène
2 personnes
29
Installer la signalisation
2 personnes
30
Installer la décoration
2 personnes
31
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
32
Brancher le projecteur
2 personnes
33
Tester les microphones
2 personnes
34
Régler le niveau sonore
35
Mettre en place le point café
2 personnes
36
Mettre le buffet en place
3 personnes
37
Marquer les repas diététiques
38
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
39
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

40
Accueillir les intervenants
2 personnes
41
Enregistrer les participants
3 personnes
42
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
43
Servir le café et le thé
2 personnes
44
Annoncer le programme
45
Animer les présentations
2 personnes
46
Passer les microphones
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Assurer la pause café
3 personnes
49
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
50
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
51
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
52
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
53
Servir les repas diététiques
2 personnes
54
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
55
Animer le moment de networking
2 personnes
56
Servir le dessert
2 personnes
57
Annoncer la clôture
58
Accompagner le départ
2 personnes
59
Servir les dernières boissons
2 personnes

Suivi

60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Dégager les tables
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer le point café
2 personnes
64
Nettoyer la salle
3 personnes
65
Éteindre la technique
2 personnes
66
Retirer la décoration
2 personnes
67
Remettre le mobilier en place
3 personnes
68
Emballer le matériel
2 personnes
69
Rassembler les objets trouvés
70
Fermer le lieu
71
Retourner les matériels de location
2 personnes
72
Stocker les objets restants
2 personnes
73
Envoyer un message de remerciement
74
Partager les présentations numériquement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Table de réceptionqté 2
Table de buffetqté 6
Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Tabouretsqté 12
Pupitre
Éléments de podiumqté 4
Portant à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Couvertsqté 100
Cuillères de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Cuillères à caféqté 100

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs USB-Cqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Cliqueur de présentationqté 2
Hotspot Wi-Fi

Décoration

Nappesqté 18
Drapé de scène
Bannières logoqté 4
Compositions floralesqté 8
Décoration de tableqté 12
Porte-nomsqté 90
Panneaux indicateursqté 10
Pupitres de programmeqté 6
Colle repositionnableqté 4
Ruban de masquageqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes à batterieqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Porte-étiquettesqté 20
Bacs de maintien au chaudqté 8
Pinces de cuisineqté 8
Gants de cuisineqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Chiffons microfibresqté 12
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Bacs à vaisselleqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le lieu et la capacité de la salle avant d’envoyer les invitations. Gardez une marge pour l’accueil, les tables de buffet, les chaises et la circulation entre les différents espaces.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la conférence. Vous pourrez ainsi confirmer les participants, recueillir les besoins alimentaires et ajuster les quantités du traiteur sans commander dans l’urgence.
Demandez les présentations, les informations des intervenants et les logos des fournisseurs 10 à 14 jours avant l’événement. Prévoyez une version finale du programme plusieurs jours avant l’impression des badges et de la liste des participants.
Réservez la technique et le mobilier au moins 3 semaines à l’avance, surtout si la salle nécessite un vidéoprojecteur, un écran, des microphones sans fil, des haut-parleurs ou des adaptateurs USB-C. Testez chaque ordinateur, câble HDMI et multiprise sur place avant le début.
Installez la salle au moins 2 heures avant l’accueil : tables, chaises, pupitre, podium, réception, buffet et portants. Refroidissez les boissons à l’avance et vérifiez les quantités de vaisselle, de verres, de couverts et de matériel de service avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence de fournisseurs ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, d’envoyer les invitations, de recueillir les inscriptions, de coordonner les intervenants et de réserver la technique et le mobilier.
Quand faut-il envoyer les invitations à une conférence de fournisseurs ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription située environ 7 jours avant l’événement. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 10 à 14 jours avant la conférence.
Quand commander le traiteur pour une conférence ?: Passez une première commande 10 à 14 jours avant la conférence, puis confirmez les quantités 3 à 5 jours avant. Utilisez les inscriptions confirmées et les besoins alimentaires recueillis pour éviter les portions manquantes ou inutiles.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Comptez au minimum 2 heures pour installer les tables, les chaises, le buffet, le pupitre et le matériel de présentation. Ajoutez 30 à 45 minutes pour tester le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les câbles et les présentations.

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