Eine Lieferantenkonferenz Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Lieferantenkonferenz greifen viele kleine Abläufe ineinander: Anmeldungen, Sprecher, Präsentationen, Catering und Technik müssen zum selben Zeitpunkt bereit sein. Starte deshalb mit Datum und Ort, bevor du Einladungen verschickst oder Leistungen bestellst. Plane feste Fristen für Rückmeldungen, Ernährungswünsche und Präsentationen ein. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem einen klaren Aufbauplan für Empfang, Sitzplätze, Bühne, Buffet und Technik.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Einladungen erstellen
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
- 4
Anmeldungen erfassen
- 5
Anmeldungen bestätigen
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Sprecherdaten sammeln
- 8
Präsentationen entgegennehmen
- 9
Programm finalisieren
2 Personen
- 10
Lieferantenlogos sammeln
- 11
Namensschilder entwerfen
- 12
Namensschilder drucken
- 13
Wegbeschreibung versenden
- 14
Cateringbestellung aufgeben
- 15
Technik reservieren
- 16
Möbel reservieren
- 17
Präsentationsmaterial kontrollieren
- 18
Teilnehmerliste ausdrucken
- 19
Cateringmengen kontrollieren
- 20
Einkaufen gehen
2 Personen
- 21
Getränke kühlen
2 Personen
- 22
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
- 23
Raumaufteilung aufbauen
2 Personen
- 24
Tische aufstellen
3 Personen
- 25
Stühle aufstellen
3 Personen
- 26
Anmeldetisch aufstellen
2 Personen
- 27
Namensschilder bereitlegen
- 28
Bühnenhintergrund aufhängen
2 Personen
- 29
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 30
Dekoration anbringen
2 Personen
- 31
Präsentationen auf den Laptop laden
- 32
Projektor anschließen
2 Personen
- 33
Mikrofone testen
2 Personen
- 34
Lautstärke einstellen
- 35
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 36
Buffet vorbereiten
3 Personen
- 37
Diätmahlzeiten kennzeichnen
- 38
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 39
Registrierungsteam einweisen
2 Personen
Event
- 40
Referenten empfangen
2 Personen
- 41
Teilnehmer registrieren
3 Personen
- 42
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
- 43
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 44
Programm ankündigen
- 45
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 46
Mikrofone weitergeben
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Kaffeepause organisieren
3 Personen
- 49
Snacks auffüllen
2 Personen
- 50
Fragerunde moderieren
2 Personen
- 51
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
- 52
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
- 53
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 54
Benutztes Geschirr abholen
2 Personen
- 55
Networking begleiten
2 Personen
- 56
Dessert servieren
2 Personen
- 57
Abschluss ankündigen
- 58
Start begleiten
2 Personen
- 59
Letzte Getränke servieren
2 Personen
Nachbereitung
- 60
Abfall sammeln
3 Personen
- 61
Tische abräumen
3 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Kaffeepunkt reinigen
2 Personen
- 64
Saal reinigen
3 Personen
- 65
Technik ausschalten
2 Personen
- 66
Dekoration entfernen
2 Personen
- 67
Möbel zurückstellen
3 Personen
- 68
Materialien einpacken
2 Personen
- 69
Fundsachen sammeln
- 70
Veranstaltungsort abschließen
- 71
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 72
Übrig gebliebene Gegenstände einlagern
2 Personen
- 73
Dankesnachricht versenden
- 74
Präsentationen digital teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- EmpfangstischAnz. 2
- Buffet-TischAnz. 6
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 90
- HockerAnz. 12
- Rednerpult
- BühnenelementeAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 8
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 100
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- KaffeelöffelAnz. 100
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- HDMI-KabelAnz. 3
- USB-C-AdapterAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- PowerbanksAnz. 4
- PräsentationsklickerAnz. 2
- WLAN-Hotspot
Dekoration
- TischdeckenAnz. 18
- Bühnenvorhang
- Logo-BannerAnz. 4
- BlumenarrangementsAnz. 8
- TischdekorationAnz. 12
- NamensschildhalterAnz. 90
- WegweiserAnz. 10
- ProgrammständerAnz. 6
- KleberAnz. 4
- AbdeckbandAnz. 6
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
- BatterielampenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
- EisbehälterAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- AusgießkannenAnz. 8
- EtikettenhalterAnz. 20
- WarmhaltebehälterAnz. 8
- KüchenzangenAnz. 8
- OfenhandschuheAnz. 4
Reinigung
- PutzeimerAnz. 4
- MikrofasertücherAnz. 12
- BodenwischerAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- SpülwannenAnz. 6
- HandseifenspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege mindestens sechs Wochen vorher Datum und Ort fest und verschicke die Einladungen erst, wenn Beginn, Ende, Anfahrt und Rückmeldefrist feststehen. So musst du später weniger Angaben korrigieren.
- Setze eine Anmeldefrist etwa 14 Tage vor der Konferenz. Erfasse neben der Teilnahme auch Ernährungswünsche und bestätige jede Anmeldung, damit die Cateringmenge nicht auf Schätzungen beruht.
- Fordere Präsentationen und Sprecherdaten spätestens sieben Tage vorher an. Prüfe jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop und teste Beamer, Leinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher sowie HDMI- und USB-C-Verbindungen.
- Bestelle Catering nach der bestätigten Teilnehmerzahl und rechne Getränke getrennt nach Empfang, Pausen und Essen. Kühl die Getränke rechtzeitig und kontrolliere Teller, Gläser, Besteck, Servierlöffel und Servierzangen vor dem Aufbau.
- Plane am Veranstaltungstag mindestens zwei Stunden für Raumaufteilung und Technik ein. Baue Empfangstisch, Buffet-Tisch, Tische, Stühle, Rednerpult und Abfallbehälter auf, bevor die ersten Lieferanten eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Lieferantenkonferenz planen?
- Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Datum und Ort. Verschicke die Einladungen anschließend mit einer Rückmeldefrist von etwa 14 Tagen vor der Veranstaltung.
- Wann muss ich das Catering für eine Lieferantenkonferenz bestellen?
- Gib die Bestellung nach Ablauf der Anmeldefrist auf, normalerweise etwa 10 bis 14 Tage vorher. Kontrolliere die Mengen nochmals zwei bis drei Werktage vor der Konferenz.
- Bis wann sollten Referenten ihre Präsentationen abgeben?
- Fordere Sprecherdaten und Präsentationen spätestens sieben Tage vor dem Termin an. Teste die Dateien danach auf dem Veranstaltungs-Laptop und halte die finalen Versionen gesammelt bereit.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Lieferantenkonferenz?
- Plane mindestens zwei Stunden für Möbel, Empfang, Buffet und Technik ein. Für einen zusätzlichen Technik- oder Bühnenaufbau sind weitere 30 bis 60 Minuten sinnvoll.
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