Organiser une conférence filmée sans imprévu technique

Une conférence filmée se prépare en deux volets : le contenu et la diffusion à l’écran. Commencez par réserver la salle, vérifier les droits du film et confirmer l’intervenant avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, verrouillez le programme, les besoins alimentaires et le matériel de projection. La plupart des problèmes apparaissent le jour même : câble ou adaptateur manquant, images non testées, son mal réglé ou accueil installé trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Vérifier la licence du film
3
Réserver un intervenant
4
Établir le programme
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Envoyer la confirmation
9
Préparer la présentation
10
Vérifier les images filmées
11
Tester la technique à l’avance
2 personnes
12
Commander le catering
13
Faire les courses
2 personnes
14
Imprimer les programmes
15
Imprimer la liste des participants
16
Apporter le matériel à la salle
2 personnes
17
Aérer la salle
18
Installer les tables
2 personnes
19
Installer les chaises
2 personnes
20
Installer la table d'inscription
21
Installer l’écran de projection
2 personnes
22
Installer le projecteur
2 personnes
23
Raccorder la sonorisation
2 personnes
24
Régler l’éclairage
25
Préparer le café et le thé
2 personnes
26
Préparer les en-cas
2 personnes
27
Effectuer le test technique final
2 personnes

Événement

28
Accueillir l’intervenant
29
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
30
Servir le café et le thé
2 personnes
31
Annoncer l'ouverture
32
Animer la conférence
33
Animer la séance de questions-réponses
34
Servir les en-cas de pause
2 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
36
Annoncer le film
37
Animer la projection du film
38
Servir les en-cas du soir
2 personnes
39
Annoncer la clôture
40
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

41
Éteindre l’équipement
2 personnes
42
Faire la vaisselle
2 personnes
43
Rassembler les déchets
2 personnes
44
Nettoyer la salle
2 personnes
45
Remettre le mobilier en place
2 personnes
46
Emballer le matériel
2 personnes
47
Rendre les articles empruntés
48
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Table de prise de parole
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Adaptateurs HDMIqté 3
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Cliqueur de présentation

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 60
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2

Décoration

Brochures du programmeqté 60
Badges nominatifsqté 60
Nappesqté 8
Panneaux directionnelsqté 6

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6
Lampe de lecture

Nettoyage

Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Supports de sacs poubelleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle et vérifiez la licence du film avant d’envoyer la moindre invitation. Sans autorisation de projection confirmée, le programme peut devoir être modifié au dernier moment.
Bloquez le programme avant l’ouverture des inscriptions, puis demandez les besoins alimentaires dans le formulaire. Envoyez une confirmation après traitement des réponses afin que chaque participant dispose des bonnes informations.
Testez la présentation, les images filmées, le vidéoprojecteur, le câble HDMI, les adaptateurs et le son au moins 24 heures avant l’événement. Faites le test avec l’ordinateur qui sera réellement utilisé le jour de la conférence.
Prévoyez une arrivée de l’équipe au moins 2 heures avant l’accueil du public. Ce délai permet d’aérer la salle, installer les chaises et les tables, régler l’éclairage et corriger un problème de raccordement.
Préparez séparément l’accueil et la pause : liste des participants, programmes imprimés, table d’inscription, café, thé, eau et vaisselle. Les boissons et les documents sont souvent oubliés parce qu’ils ne font pas partie du test technique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une conférence filmée ?: Prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour réserver la salle, obtenir les droits du film, confirmer l’intervenant et ouvrir les inscriptions. Gardez les dernières 24 heures pour le test technique et non pour régler le contenu.
Quand faut-il tester le matériel de projection ?: Faites un premier test complet au moins 24 heures avant la conférence, avec le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le HDMI, les adaptateurs, les haut-parleurs et le micro. Refaites un contrôle rapide 2 heures avant l’arrivée du public.
Combien de temps avant une conférence faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez les invitations 2 à 3 semaines avant la date prévue pour laisser le temps de s’inscrire et de signaler un besoin alimentaire. Adressez la confirmation après traitement des inscriptions, idéalement 3 à 5 jours avant l’événement.
À quelle heure installer une conférence filmée ?: Arrivez au minimum 2 heures avant le début pour installer les tables et les chaises, la table d’inscription, la projection et la sonorisation. Ajoutez 30 minutes si la salle ou le matériel ne vous est pas familier.

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