Einen Filmvortrag Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Filmvortrag müssen Inhalt, Vorführung und Publikum gleichzeitig funktionieren. Beginnen Sie deshalb mit Saal, Filmlizenz und Referent, bevor Sie Einladungen verschicken oder Catering bestellen. Danach folgen Programm, Anmeldung und die technische Vorbereitung. Am Veranstaltungstag brauchen Sie vor allem einen klaren Aufbauplan: Registrierung, Sitzplätze, Projektion, Ton und Kaffeeversorgung sollten vor dem Eintreffen der Gäste getestet sein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Saal reservieren
- 2
Filmlizenz prüfen
- 3
Referent festlegen
- 4
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Bestätigung senden
- 9
Präsentation vorbereiten
- 10
Filmmaterial überprüfen
- 11
Technik vorab testen
2 Personen
- 12
Catering bestellen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Programme drucken
- 15
Teilnehmerliste ausdrucken
- 16
Materialien in den Saal bringen
2 Personen
- 17
Saal lüften
- 18
Tische aufstellen
2 Personen
- 19
Stühle aufstellen
2 Personen
- 20
Registrierungstisch einrichten
- 21
Projektionsleinwand aufstellen
2 Personen
- 22
Projektor aufbauen
2 Personen
- 23
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 24
Beleuchtung einrichten
- 25
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 26
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 27
Technischen Abschlusstest durchführen
2 Personen
Event
- 28
Redner empfangen
- 29
Besucher registrieren
2 Personen
- 30
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 31
Eröffnung ankündigen
- 32
Vortrag begleiten
- 33
Fragerunde moderieren
- 34
Pausensnacks servieren
2 Personen
- 35
Getränke nachfüllen
- 36
Film ankündigen
- 37
Filmvorführung begleiten
- 38
Abendhäppchen servieren
2 Personen
- 39
Abschluss ankündigen
- 40
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 41
Geräte ausschalten
2 Personen
- 42
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 43
Abfall sammeln
2 Personen
- 44
Saal reinigen
2 Personen
- 45
Möbel wieder aufstellen
2 Personen
- 46
Materialien einpacken
2 Personen
- 47
Geliehene Sachen zurückgeben
- 48
Fundgegenstände aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 60
- TischeAnz. 8
- Rednertisch
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-AdapterAnz. 3
- Kabelloses MikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Präsentationsklicker
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- WassergläserAnz. 60
- TellerAnz. 60
- GabelnAnz. 60
- MesserAnz. 60
- TeelöffelAnz. 60
- ServierschalenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
Dekoration
- ProgrammhefteAnz. 60
- NamensschilderAnz. 60
- TischdeckenAnz. 8
- WegweiserAnz. 6
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 6
- Leselampe
Reinigung
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
- MüllbeutelhalterAnz. 4
- HandseifenspenderAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reservieren Sie den Saal und klären Sie die Filmlizenz mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Prüfen Sie außerdem, ob Leinwand, Beamer, Laptop und passende HDMI-Adapter vorhanden sind.
- Legen Sie Programm und Referenten fest, bevor die Einladungen verschickt werden. Bitten Sie bei der Anmeldung um Ernährungswünsche und senden Sie die Teilnahmebestätigung spätestens 7 Tage vor dem Filmvortrag.
- Testen Sie die gesamte Technik mindestens 3 Tage vorher mit dem tatsächlichen Filmmaterial. Prüfen Sie Bildformat, Ton, Mikrofon, Präsentationsklicker und alle Kabel; ein Ersatz-HDMI-Kabel und ein Adapter verhindern häufige Verzögerungen.
- Planen Sie den Saalaufbau für Registrierung, Projektion und Vortrag getrennt. Stellen Sie Registrierungstisch, Teilnehmerliste und Programmhefte an den Eingang und lassen Sie zwischen den Stuhlreihen ausreichend Platz für den Zugang.
- Bereiten Sie Kaffee, Tee und Wasser vor Beginn vollständig vor. Stellen Sie Tassen, Gläser, Teller und Besteck bereit und rechnen Sie bei einer Pause von 20 Minuten mit zusätzlicher Zeit für Nachfüllen und Aufräumen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Filmvortrag organisieren?
- Beginnen Sie etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Saal, Filmlizenz und Referent. Die Einladungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
- Wann sollte man die Technik für einen Filmvortrag testen?
- Führen Sie einen vollständigen Test mindestens 3 Tage vorher durch und prüfen Sie den Aufbau am Veranstaltungstag nochmals. Planen Sie dafür 60 bis 90 Minuten ohne Publikum ein.
- Wie viel Kaffee und Wasser braucht man für einen Filmvortrag?
- Rechnen Sie bei einer Pause mit etwa 0,3 bis 0,5 Litern Wasser pro Person und mindestens einer Tasse Kaffee oder Tee pro Gast. Für 30 Teilnehmende sollten Sie daher rund 10 bis 15 Liter Getränke einplanen.
- Wann müssen Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sein?
- Setzen Sie den Anmeldeschluss etwa 7 Tage vor dem Filmvortrag. So bleiben Ihnen 3 bis 5 Tage, um Catering, Teilnehmerliste und Bestätigungen zuverlässig vorzubereiten.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!