Organiser une conférence, étape par étape

Une conférence réussie se prépare dans un ordre précis : sécuriser la date et le lieu, confirmer l’intervenant, puis ouvrir les inscriptions. Ensuite, vous verrouillez le programme, les besoins alimentaires, la restauration et le matériel technique. Les derniers jours servent surtout à vérifier les réservations, récupérer la présentation et tester chaque connexion. Le jour même, prévoyez assez de temps pour aérer la salle, installer les places, préparer l’accueil et faire un essai du son avant l’arrivée des participants.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Confirmer définitivement l’intervenant
3
Définir le programme et les horaires
2 personnes
4
Rédiger les invitations
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer les inscriptions
9
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
10
Vérifier les réservations
11
Recevoir la présentation de l’intervenant
12
Tester la technique à l’avance
2 personnes
13
Préparer les badges nominatifs
14
Faire les courses
2 personnes
15
Refroidir les boissons
16
Ouvrir le lieu
2 personnes
17
Aérer la salle
18
Installer les tables et les chaises
3 personnes
19
Aménager la table de présentation
2 personnes
20
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
21
Tester le micro et le son
2 personnes
22
Installer le point café et thé
2 personnes
23
Préparer les en-cas
2 personnes
24
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

25
Accueillir les participants
3 personnes
26
Enregistrer la présence
2 personnes
27
Accompagner l’intervenant
28
Assurer le support technique de la conférence
29
Servir le café et le thé
2 personnes
30
Servir des amuse-bouches
2 personnes
31
Animer la séance de questions-réponses
32
Réapprovisionner les boissons
33
Animer le moment convivial informel
2 personnes
34
Accompagner l’orateur à la sortie

Suivi

35
Rassembler les déchets
2 personnes
36
Faire la vaisselle
2 personnes
37
Éteindre l’équipement
2 personnes
38
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
39
Nettoyer l’espace
2 personnes
40
Vérifier les stocks
41
Retourner les matériels
2 personnes
42
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Table de présentation
Table d’accueil
Tabouretsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Kit d’adaptateurs HDMI
Micro sans fil
Haut-parleurqté 2
Multiprisesqté 3
Rallongesqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Fourchettes à gâteauqté 60
Cuillères à caféqté 60

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Carafeqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Pinces de serviceqté 4
Glacièresqté 2
Tire-bouchonsqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Brochures du programmeqté 60
Stylosqté 12
Panneaux de directionqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Épongesqté 6
Brosses à vaisselleqté 2
Raclettes de solqté 2
Balai et pelleqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le lieu et l’intervenant avant d’envoyer la moindre invitation. Gardez au moins 2 à 3 semaines entre l’envoi des invitations et la conférence pour traiter les inscriptions et relancer les personnes qui n’ont pas répondu.
Fixez un programme avec des horaires précis, notamment pour l’accueil, les pauses et les questions. Demandez la présentation de l’intervenant au plus tard 3 jours avant afin de vérifier son format et ses éventuelles vidéos.
Utilisez les inscriptions pour calculer la restauration : prévoyez une portion par participant inscrit, puis ajoutez une marge de 5 à 10 % pour les présents supplémentaires. Recueillez les allergies et régimes alimentaires avant de confirmer les quantités au traiteur.
Testez la veille l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les adaptateurs, le micro et le haut-parleur. Faites l’essai avec la présentation réelle : une connexion qui fonctionne avec un ordinateur ne garantit pas que les diapositives ou le son seront correctement diffusés.
Le jour de la conférence, ouvrez la salle au moins 90 minutes avant l’accueil. Installez d’abord les tables et les chaises, puis la présentation, le café et les badges nominatifs ; gardez les 20 dernières minutes pour un test final et les imprévus.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 semaines. Ce délai permet de confirmer l’intervenant, d’envoyer les invitations, de suivre les inscriptions et de régler la technique au moins 3 jours avant.
Quand envoyer les invitations pour une conférence ?: Envoyez-les 2 à 3 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse environ 5 jours avant la conférence pour confirmer le catering, les badges et les besoins alimentaires.
Combien de temps avant faut-il installer une salle de conférence ?: Commencez l’installation 90 minutes avant l’arrivée du public. Réservez les 20 dernières minutes au test du micro, du son, du projecteur et à la vérification de la présentation.
Comment prévoir les boissons et les pauses café pour une conférence ?: Prévoyez une tasse de café ou de thé par participant et par pause, avec environ 10 % de marge. Pour l’eau, comptez au moins 50 cl par personne sur une demi-journée et augmentez la quantité si la salle est chaude ou si la conférence dure toute la journée.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.