Zo organiseer je een lezing zonder last-minute problemen
Begin met de vaste onderdelen: bevestig datum en locatie, leg de spreker definitief vast en bepaal daarna de lengte van het programma. Verstuur uitnodigingen zodra tijd, plaats en inschrijving bekend zijn, zodat je aanmeldingen en dieetwensen kunt verwerken. Regel techniek niet pas op de dag zelf: controleer presentatie, beamer, kabels, microfoon en geluid vooraf. Op de dag zelf werk je van ruimte en ontvangst naar koffie, presentatie en deelnemersregistratie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Spreker definitief vastleggen
- 3
Programma en tijden bepalen
2 personen
- 4
Uitnodigingen opstellen
- 5
Uitnodigingen versturen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Aanmeldingen bevestigen
- 9
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
- 10
Reserveringen controleren
- 11
Presentatie van spreker ontvangen
- 12
Techniek vooraf testen
2 personen
- 13
Naamkaartjes voorbereiden
- 14
Boodschappen doen
2 personen
- 15
Dranken koelen
- 16
Locatie openen
2 personen
- 17
Ruimte ventileren
- 18
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
- 19
Presentatietafel inrichten
2 personen
- 20
Projector en scherm plaatsen
2 personen
- 21
Microfoon en geluid testen
2 personen
- 22
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
- 23
Hapjes klaarzetten
2 personen
- 24
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Event
- 25
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 26
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 27
Spreker begeleiden
- 28
Lezing technisch ondersteunen
- 29
Koffie en thee serveren
2 personen
- 30
Hapjes serveren
2 personen
- 31
Vragenronde begeleiden
- 32
Dranken bijvullen
- 33
Informele nazit begeleiden
2 personen
- 34
Spreker uitgeleide doen
Nazorg
- 35
Afval verzamelen
2 personen
- 36
Servies afwassen
2 personen
- 37
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 38
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 39
Ruimte schoonmaken
2 personen
- 40
Voorraad controleren
- 41
Materialen retourneren
2 personen
- 42
Gevonden voorwerpen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Presentatietafel
- Ontvangsttafel
- Krukkenaantal 2
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelaantal 2
- HDMI-adapterset
- Draadloze microfoon
- Luidsprekeraantal 2
- Stekkerdozenaantal 3
- Verlengkabelsaantal 3
Servies
- Koffiekopjesaantal 60
- Glazenaantal 60
- Bordenaantal 60
- Gebaksvorkjesaantal 60
- Koffielepelsaantal 60
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Schenkkanaantal 2
- Serveerplateausaantal 6
- Serveertangenaantal 4
- Koelboxenaantal 2
- Flessenopenersaantal 2
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 60
- Programmafoldersaantal 60
- Pennenaantal 12
- Pijlbordjesaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 2
- Sponzenaantal 6
- Afwasborstelsaantal 2
- Vloertrekkersaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan minimaal één volledige technische test vóór de lezing. Controleer niet alleen of de laptop beeld geeft, maar ook de HDMI-adapter, het projectiescherm, de microfoon, luidspreker en alle stekkerdozen.
- Vraag dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie enkele dagen voor de lezing. Daarmee kun je cateringhoeveelheden bepalen zonder op het laatste moment te moeten bijbestellen.
- Vraag de presentatie van de spreker vooraf op en test die op de laptop die je tijdens de lezing gebruikt. Een bestand dat bij de spreker werkt, kan door lettertypen, video’s of aansluitingen toch anders openen.
- Houd de ontvangsttafel en het koffie- en theepunt uit de looproute naar de stoelen. Leg naamkaartjes en programmafolders klaar vóór de eerste deelnemer binnenkomt; tijdens de ontvangst heb je daar geen tijd meer voor.
- Open de locatie ruim vóór aanvang en werk in vaste volgorde: eerst ventileren, daarna tafels en stoelen plaatsen, vervolgens presentatie- en ontvangsttafel inrichten en als laatste koffie, thee, hapjes en gekoelde dranken klaarzetten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een lezing organiseren?
- Leg de spreker, datum en locatie bij voorkeur minimaal 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en de aanmeldmogelijkheid klaar zijn, zodat je tijd houdt voor bevestigingen, dieetwensen en reserveringen.
- Hoe test je de techniek voor een lezing?
- Doe minimaal 1 volledige test vóór de bijeenkomst met de echte laptop, beamer, HDMI-kabel, adapterset, microfoon en luidspreker. Test ook de presentatie zelf en leg een reservekabel of extra adapter klaar als die beschikbaar is.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een lezing op te bouwen?
- Plan minimaal 90 minuten vóór de start voor het openen en ventileren van de ruimte, het plaatsen van tafels en stoelen, het inrichten van de presentatietafel en ontvangsttafel en de technische test. Voeg extra tijd toe als catering ter plaatse wordt klaargezet.
- Wanneer verzamel je dieetwensen voor een lezing?
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en controleer de lijst uiterlijk 3 tot 5 dagen vóór de lezing. Geef het definitieve aantal en de bijzonderheden daarna door bij het bepalen van de cateringhoeveelheden.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!