Organiser une conférence de quartier, étape par étape

Une conférence de quartier réussie repose surtout sur un enchaînement précis. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis vérifiez les autorisations et l’assurance avant de lancer les invitations. Les inscriptions servent ensuite à prévoir les besoins alimentaires, l’accessibilité, les ateliers et la disposition de la salle. Gardez enfin assez de temps pour tester la technique, réunir les supports et répartir les bénévoles.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Inviter les intervenants
2 personnes
6
Prévoir les animateurs d'atelier
2 personnes
7
Concevoir les invitations
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Diffuser l’affiche du quartier
3 personnes
10
Ouvrir le formulaire d’inscription
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Recueillir les besoins d’accessibilité
14
Publier le programme
15
Réserver les fournisseurs
16
Tester la technique
2 personnes
17
Créer le plan
2 personnes
18
Aménager les espaces d'atelier
2 personnes
19
Recruter des bénévoles
2 personnes
20
Répartir les bénévoles
2 personnes
21
Imprimer le déroulé
22
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
23
Rassembler les présentations
24
Vérifier les présentations
2 personnes
25
Imprimer les feuilles de travail
2 personnes
26
Partager l’itinéraire
27
Vérifier les prévisions météo
28
Faire les courses
3 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Préparer les en-cas
4 personnes
31
Préparer la table d'inscription
2 personnes
32
Installer les tables
4 personnes
33
Installer les chaises
4 personnes
34
Installer la table de scène
2 personnes
35
Brancher la technique
3 personnes
36
Tester les microphones
2 personnes
37
Préparer les présentations
2 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Placer les panneaux d’information
2 personnes
40
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
41
Préparer le matériel d’atelier
4 personnes
42
Vérifier les toilettes
2 personnes
43
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
44
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

45
Ouvrir les portes
3 personnes
46
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
47
Distribuer les badges
2 personnes
48
Servir le café et le thé
3 personnes
49
Accompagner l'ouverture
2 personnes
50
Accueillir les intervenants
2 personnes
51
Animer les présentations
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Annoncer la pause
55
Accompagner les groupes d’atelier
6 personnes
56
Soutenir les activités
6 personnes
57
Rassembler les résultats
3 personnes
58
Ouvrir le buffet
3 personnes
59
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
60
Servir les repas diététiques
2 personnes
61
Rassembler la vaisselle
2 personnes
62
Animer les tours de discussion
4 personnes
63
Consigner les points d'action
2 personnes
64
Assurer la clôture
2 personnes
65
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

66
Emballer les restes
3 personnes
67
Rassembler les déchets
4 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
70
Débrancher le matériel technique
3 personnes
71
Retirer la décoration
3 personnes
72
Rassembler le matériel d’atelier
3 personnes
73
Nettoyer le lieu
4 personnes
74
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
75
Inventorier le matériel
2 personnes
76
Retourner les matériels de location
2 personnes
77
Distribuer les restes
2 personnes
78
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
79
Partager le compte rendu avec les actions
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Tabourets de barqté 6
Nappesqté 12
Tabouretsqté 20
Table de scène
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Plans de travail de cuisineqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Chargeurs d’ordinateur portableqté 2
Batteries externesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Compositions floralesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Numéros de tableqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 100
Porte-nomsqté 100
Bandes adhésivesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Pilesqté 24

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu avant de communiquer la date : vérifiez les autorisations, l’assurance, l’accès aux personnes à mobilité réduite et le nombre de chaises nécessaires au programme.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est assez stable. Demandez séparément les besoins alimentaires et d’accessibilité afin de ne pas devoir rappeler chaque participant quelques jours avant la conférence.
Prévoyez un responsable technique et testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur et l’écran au moins une fois avant l’accueil. Vérifiez chaque présentation sur place, car les polices, vidéos et câbles posent souvent problème.
Organisez la salle par usages : une table d’inscription à l’entrée, un espace scène, puis des tables et chaises adaptées aux ateliers. Faites un plan avant l’installation pour éviter de déplacer le mobilier pendant l’arrivée du public.
Imprimez le déroulé, les badges et les feuilles de travail avant le jour J, puis répartissez les bénévoles par créneaux. Gardez au moins une personne disponible pendant toute la conférence pour les imprévus et les demandes d’orientation.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser une conférence de quartier ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à réserver le lieu, confirmer les intervenants et vérifier les autorisations ; gardez les 10 derniers jours pour les inscriptions, les impressions et les tests.
Combien de temps laisser les inscriptions ouvertes ?: Laissez le formulaire ouvert pendant 3 à 6 semaines, avec une date limite annoncée clairement. Fermez-le au moins 5 jours avant l’événement pour traiter les besoins alimentaires, l’accessibilité et la répartition des ateliers.
Quand faut-il tester le vidéoprojecteur et les présentations ?: Faites un premier test 7 jours avant, puis une vérification finale le jour précédent. Ouvrez chaque présentation sur l’ordinateur qui sera utilisé et contrôlez les câbles, le son, les vidéos et la lisibilité depuis le fond de la salle.
Combien de bénévoles faut-il pour une conférence de quartier ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et les inscriptions, 1 personne pour la technique et 1 référent par espace d’atelier. Pour plusieurs ateliers simultanés, ajoutez un bénévole par salle afin que les participants ne restent pas sans indication.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.