Zo organiseer je een buurtconferentie
Begin met het doel, de datum en het programma voordat je uitnodigingen maakt. Reserveer daarna de locatie en controleer vergunningen, verzekering en toegankelijkheid. Leg sprekers en workshopbegeleiders vast en open een aanmeldformulier waarin je dieetwensen en toegankelijkheidswensen uitvraagt. Plan de ruimte, techniek en vrijwilligers pas definitief zodra je weet hoeveel mensen en workshops je verwacht. De laatste week draait om controleren: presentaties verzamelen, werkbladen printen en het draaiboek met alle betrokkenen doornemen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Vergunningen controleren
- 4
Verzekering controleren
- 5
Sprekers uitnodigen
2 personen
- 6
Workshopbegeleiders vastleggen
2 personen
- 7
Uitnodigingen ontwerpen
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Buurtposter verspreiden
3 personen
- 10
Aanmeldformulier openen
- 11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 12
Dieetwensen verzamelen
- 13
Toegankelijkheidswensen verzamelen
- 14
Programma publiceren
- 15
Leveranciers reserveren
- 16
Techniek testen
2 personen
- 17
Plattegrond maken
2 personen
- 18
Workshopruimtes indelen
2 personen
- 19
Vrijwilligers werven
2 personen
- 20
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 21
Draaiboek printen
- 22
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
- 23
Presentaties verzamelen
- 24
Presentaties controleren
2 personen
- 25
Werkbladen printen
2 personen
- 26
Routebeschrijving delen
- 27
Weersverwachting controleren
- 28
Boodschappen doen
3 personen
- 29
Dranken koud zetten
2 personen
- 30
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 31
Registratietafel klaarzetten
2 personen
- 32
Tafels opstellen
4 personen
- 33
Stoelen opstellen
4 personen
- 34
Podiumtafel plaatsen
2 personen
- 35
Techniek aansluiten
3 personen
- 36
Microfoons testen
2 personen
- 37
Presentaties klaarzetten
2 personen
- 38
Versiering ophangen
3 personen
- 39
Informatieborden plaatsen
2 personen
- 40
Cateringbuffet inrichten
3 personen
- 41
Workshopmaterialen klaarleggen
4 personen
- 42
Toiletten controleren
2 personen
- 43
Afvalpunten plaatsen
2 personen
- 44
Briefing vrijwilligers geven
3 personen
Event
- 45
Deuren openen
3 personen
- 46
Bezoekers registreren
3 personen
- 47
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
- 48
Koffie en thee serveren
3 personen
- 49
Opening begeleiden
2 personen
- 50
Sprekers ontvangen
2 personen
- 51
Presentaties begeleiden
2 personen
- 52
Dranken bijvullen
2 personen
- 53
Hapjes serveren
3 personen
- 54
Pauze aankondigen
- 55
Workshopgroepen begeleiden
6 personen
- 56
Werkvormen ondersteunen
6 personen
- 57
Resultaten verzamelen
3 personen
- 58
Buffet openen
3 personen
- 59
Buffet aanvullen
3 personen
- 60
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 61
Servies verzamelen
2 personen
- 62
Gespreksrondes begeleiden
4 personen
- 63
Actiepunten vastleggen
2 personen
- 64
Afsluiting verzorgen
2 personen
- 65
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 66
Restanten verpakken
3 personen
- 67
Afval verzamelen
4 personen
- 68
Servies afwassen
3 personen
- 69
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 70
Techniek afkoppelen
3 personen
- 71
Decoratie verwijderen
3 personen
- 72
Workshopmaterialen verzamelen
3 personen
- 73
Locatie schoonmaken
4 personen
- 74
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
- 75
Materialen inventariseren
2 personen
- 76
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 77
Overgebleven eten verdelen
2 personen
- 78
Bezoekersbedankje versturen
- 79
Verslag met acties delen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 90
- Barkrukkenaantal 6
- Tafelkledenaantal 12
- Krukkenaantal 20
- Podiumtafel
- Registratietafel
- Kapstokkenaantal 3
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 100
- Herbruikbare kommenaantal 100
- Herbruikbare glazenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 80
- Messenaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerbladenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Serveertangenaantal 8
- Keukenbladenaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 6
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Laptopladersaantal 2
- Powerbanksaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenpompaantal 2
- Bloemstukkenaantal 8
- Krijtbordenaantal 6
- Tafelnummersaantal 12
- Pijlbordenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 100
- Naamkaartjeshoudersaantal 100
- Kleefstripsaantal 2
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 4
- Batterijenaantal 24
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stofzuiger
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Afvalbakkenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Werk met één aanmeldformulier waarin je naast naam en contactgegevens ook dieetwensen en toegankelijkheidswensen vraagt. Zet een sluitingsdatum voor aanmeldingen, zodat je aantallen op tijd kunt doorgeven aan locatie en catering.
- Maak voor elke workshop een eigen ruimte-indeling met tafels, stoelen en benodigdheden. Plan minstens 30 minuten tussen de ontvangst en de eerste sessie om registratie, naamkaartjes en late wijzigingen op te vangen.
- Test laptop, beamer en projectiescherm op de locatie met dezelfde aansluitingen als op de conferentiedag. Laat presentaties uiterlijk 3 dagen vooraf aanleveren en open ze daarna één keer op de gebruikte laptop.
- De registratiebalie heeft een vaste plek nodig bij de ingang, met naamkaartjes en een deelnemerslijst binnen handbereik. Wijs voor de eerste 60 minuten minstens twee vrijwilligers toe: één voor ontvangst en één voor vragen of doorverwijzen.
- Plan catering op basis van het definitieve deelnemersaantal en controleer vooraf wie koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en servies levert. Zet water en koffie niet pas bij de start klaar; deelnemers komen vaak 15 tot 30 minuten eerder binnen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een buurtconferentie organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer de locatie en leg sprekers en workshopbegeleiders als eerste vast; uitnodigingen kunnen daarna binnen 2 tot 3 weken worden verstuurd.
- Wanneer moet ik uitnodigingen voor een buurtconferentie versturen?
- Stuur de uitnodiging 6 tot 8 weken voor de conferentie en sluit de aanmelding ongeveer 10 dagen vooraf. Zo houd je tijd over om dieetwensen, toegankelijkheid, catering en de ruimte-indeling te verwerken.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een buurtconferentie?
- Reken voor de ontvangst op minimaal 2 vrijwilligers tijdens het eerste uur. Voeg per gelijktijdige workshop bij voorkeur 1 aanspreekpunt toe en houd 1 extra persoon beschikbaar voor techniek en onverwachte vragen.
- Wanneer moet je de techniek van een buurtconferentie testen?
- Test de techniek uiterlijk 1 week vooraf op locatie en herhaal een korte controle op de dag zelf, minstens 60 minuten voor de start. Controleer laptop, beamer, projectiescherm, aansluitingen en alle presentaties afzonderlijk.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!