Organiser une conférence de doctorants, étape par étape

Une conférence de doctorants se prépare d’abord sur le papier : date, programme, lieu et responsables doivent être fixés avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite des échéances distinctes pour les résumés, les inscriptions et les fichiers de présentation. Les derniers jours servent surtout à vérifier le planning, les besoins alimentaires, les badges et la technique. Cette organisation évite les changements de dernière minute le jour des présentations.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Réserver le catering
4
Inviter les intervenants
2 personnes
5
Désigner les responsables de session
2 personnes
6
Créer le formulaire d’inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Communiquer la date limite des résumés
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Collecter les résumés
2 personnes
12
Établir le planning des présentations
2 personnes
13
Faire vérifier le programme
2 personnes
14
Envoyer le programme final
15
Demander les fichiers de présentation
16
Concevoir les badges nominatifs
17
Mettre en page les livrets du programme
18
Envoyer les indications d'accès
19
Imprimer la liste de présence
20
Imprimer les badges et les livrets de programme
2 personnes
21
Rassembler les présentations
2 personnes
22
Tester la technique à l’avance
2 personnes
23
Confirmer le service traiteur et la liste des régimes alimentaires
24
Faire les courses
2 personnes
25
Récupérer les clés du lieu
26
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
27
Marquer la disposition de la salle
2 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
30
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
31
Brancher le projecteur et l’écran
2 personnes
32
Tester les micros et les enceintes
2 personnes
33
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
2 personnes
34
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
35
Préparer les livrets de programme
2 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
38
Décorer l’espace d’accueil
2 personnes
39
Préparer les en-cas
3 personnes
40
Étiqueter les repas spéciaux
2 personnes
41
Faire le briefing de l’équipe d’accueil

Événement

42
Accueillir les intervenants
2 personnes
43
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
44
Servir le café de bienvenue
2 personnes
45
Accompagner l'ouverture
2 personnes
46
Annoncer les intervenants et les sessions
47
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
48
Animer les sessions de questions
2 personnes
49
Préparer la pause café
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Ramasser les déchets au fur et à mesure
2 personnes
53
Animer le cocktail d’affiches
3 personnes
54
Installer le buffet du dîner
4 personnes
55
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
56
Servir le dîner
4 personnes
57
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
58
Installer le cocktail de réseautage
2 personnes
59
Animer le cocktail networking
3 personnes
60
Annoncer la clôture
61
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

62
Démonter le buffet et le bar
3 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Retirer la décoration
2 personnes
67
Jeter les déchets dans les conteneurs
2 personnes
68
Nettoyer la salle et la cuisine
4 personnes
69
Rassembler les objets trouvés
70
Fermer le lieu
2 personnes
71
Refroidir le catering restant
2 personnes
72
Retourner les matériels de location
2 personnes
73
Archiver les présentations en toute sécurité
74
Envoyer un message de remerciement
75
Partager les photos et les supports

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Table de prise de parole
Tabouretsqté 4
Panneaux d’affichage pour postersqté 12
Porte-manteauxqté 3

Équipement

Ordinateur portable de présentationqté 2
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Pointeur laserqté 2
Hotspot Wi-Fi

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Planches de serviceqté 8
Petits bolsqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Louchesqté 8
Pincesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plateaux de serviceqté 12

Inscription

Porte-nomsqté 100
Cordons pour badgesqté 100
Dossiers d’inscriptionqté 4
Stylos de comptoirqté 12
Presse-papiersqté 4

Décoration

Nappesqté 12
Plantesqté 10
Panneaux directionnelsqté 10
Pupitres de programmeqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Goulottes de câblesqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le lieu et la structure du programme, puis désignez un responsable pour chaque session. Gardez au moins 8 à 10 semaines entre le lancement des invitations et la conférence.
Fixez une date limite pour les résumés et envoyez un rappel 7 jours avant l’échéance. Ne construisez pas le planning définitif tant que les titres, les durées et les besoins techniques des présentations ne sont pas vérifiés.
Traitez les inscriptions dès leur arrivée et demandez les régimes alimentaires dans le même formulaire. Transmettez au traiteur une liste consolidée au plus tard 5 jours avant l’événement, puis reconfirmez-la la veille.
Demandez les fichiers de présentation au moins 48 heures avant la conférence et rassemblez-les sur l’ordinateur prévu pour les projections. Testez chaque adaptateur HDMI, microphone, câble, rallonge et multiprise sur place avant l’accueil des participants.
Préparez les badges, livrets du programme, liste de présence et indications d’accès avant le jour J. Imprimez une marge de 10 % de badges vierges et arrivez au moins 90 minutes avant la première session pour récupérer les clés et installer la salle.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence de doctorants ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu et le traiteur, inviter les intervenants, collecter les résumés et finaliser le programme sans traiter les impressions dans l’urgence.
Quand fixer la date limite pour envoyer les résumés ?: Fixez-la généralement 4 à 6 semaines avant la conférence. Gardez ensuite au moins 10 jours pour relire les résumés, établir l’ordre des présentations et faire vérifier le programme.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demandez les fichiers au plus tard 48 heures avant l’événement, avec un rappel 5 à 7 jours avant. Testez-les ensuite sur l’ordinateur, le projecteur et les câbles réellement utilisés dans la salle.
Quand confirmer le traiteur et les régimes alimentaires ?: Consolidez les réponses 5 jours avant la conférence et envoyez la liste au traiteur. Faites une dernière vérification la veille, notamment pour les allergies signalées après l’inscription.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.