Eine Promovierenden-Konferenz Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Promovierenden-Konferenz greifen Programmplanung, Abstracts, Vorträge und organisatorische Details ineinander. Beginne deshalb mit Datum, Format und verfügbaren Räumen, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldeformular, Abstract-Frist und die Abstimmung mit Rednern und Sitzungsleitern. In den letzten Tagen zählen vor allem ein belastbarer Präsentationsplan, vollständige Dateien, getestete Technik und eine bestätigte Catering- und Diätliste.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Catering reservieren
- 4
Redner einladen
2 Personen
- 5
Sitzungsleiter bestimmen
2 Personen
- 6
Anmeldeformular erstellen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Abstract-Deadline kommunizieren
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Abstracts einsammeln
2 Personen
- 12
Präsentationsplan erstellen
2 Personen
- 13
Programm prüfen lassen
2 Personen
- 14
Endgültiges Programm versenden
- 15
Präsentationsdateien anfordern
- 16
Namensschilder entwerfen
- 17
Programmhefte gestalten
- 18
Wegbeschreibung versenden
- 19
Anwesenheitsliste drucken
- 20
Namensschilder und Programmhefte drucken
2 Personen
- 21
Präsentationen sammeln
2 Personen
- 22
Technik vorab testen
2 Personen
- 23
Catering- und Diätliste bestätigen
- 24
Einkaufen gehen
2 Personen
- 25
Standortschlüssel abholen
- 26
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
- 27
Raumaufteilung markieren
2 Personen
- 28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 30
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
- 31
Projektor und Leinwand anschließen
2 Personen
- 32
Mikrofone und Lautsprecher testen
2 Personen
- 33
Präsentationen auf den Laptop laden
2 Personen
- 34
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
- 35
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
- 36
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 37
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 38
Empfangsbereich dekorieren
2 Personen
- 39
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 40
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
- 41
Briefing für das Empfangsteam geben
Event
- 42
Referenten empfangen
2 Personen
- 43
Besucher registrieren
3 Personen
- 44
Willkommenskaffee servieren
2 Personen
- 45
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
- 46
Sprecher und Sessions ankündigen
- 47
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
- 48
Fragerunden moderieren
2 Personen
- 49
Kaffeepause vorbereiten
2 Personen
- 50
Snacks servieren
3 Personen
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Zwischendurch Müll sammeln
2 Personen
- 53
Poster-Get-together betreuen
3 Personen
- 54
Dinnerbuffet aufbauen
4 Personen
- 55
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
- 56
Abendessen servieren
4 Personen
- 57
Geschirr abräumen
3 Personen
- 58
Netzwerkempfang vorbereiten
2 Personen
- 59
Networking-Event betreuen
3 Personen
- 60
Abschluss ankündigen
- 61
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 62
Buffet und Bar abbauen
3 Personen
- 63
Geräte ausschalten
2 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 66
Dekoration entfernen
2 Personen
- 67
Abfall zu den Containern bringen
2 Personen
- 68
Saal und Küche reinigen
4 Personen
- 69
Fundsachen sammeln
- 70
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 71
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
- 72
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 73
Präsentationen sicher archivieren
- 74
Dankesnachricht versenden
- 75
Fotos und Materialien teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 90
- Rednertisch
- HockerAnz. 4
- PosterständerAnz. 12
- KleiderständerAnz. 3
Ausstattung
- PräsentationslaptopAnz. 2
- Projektor
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 3
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofonständer
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- LaserpointerAnz. 2
- WLAN-Hotspot
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- WassergläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierbretterAnz. 8
- SchälchenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- EisbehälterAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 8
- ZangenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- ServierschalenAnz. 12
Registrierung
- NamensschildhalterAnz. 100
- Bändchen für NamensschilderAnz. 100
- RegistriermappenAnz. 4
- TresenstifteAnz. 12
- KlemmbretterAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 12
- PflanzenAnz. 10
- WegweiserAnz. 10
- ProgrammständerAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
- KabelkanäleAnz. 10
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- PutztücherAnz. 20
- HandschuheAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Programm früh fest und reserviere die Location, bevor du Redner einlädst. Plane zusätzlich Zeit für Aufbau, Techniktest und die Abholung des Standortschlüssels ein.
- Kommuniziere die Abstract-Deadline zusammen mit der Anmeldung und setze eine feste interne Prüffrist. So bleibt Zeit, Abstracts zu sammeln, den Präsentationsplan zu erstellen und das Programm prüfen zu lassen.
- Fordere Präsentationsdateien nicht erst am Konferenztag an. Sammle sie spätestens einige Tage vorher und teste jede Datei auf dem Präsentationslaptop mit Projektor, HDMI-Kabeln und passenden Adaptern.
- Erfasse Ernährungswünsche direkt im Anmeldeformular und bestätige die Diätliste mit dem Catering. Eine letzte Kontrolle am Vortag verhindert, dass passende Portionen oder eindeutig beschriftete Speisen fehlen.
- Drucke Anwesenheitsliste, Namensschilder und Programmhefte erst nach der letzten Programmänderung. Verschicke das endgültige Programm zusammen mit Wegbeschreibung und organisatorischen Hinweisen, damit Teilnehmende nicht mit einer alten Version anreisen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Promovierenden-Konferenz planen?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Redner, Catering und Einladungen sollten früh folgen, weil Änderungen am Programm später mehrere Dokumente betreffen.
- Wann sollte die Abstract-Deadline liegen?
- Setze die Abstract-Deadline etwa 4 bis 6 Wochen vor der Konferenz. So bleiben mindestens 2 Wochen für Sammlung, Prüfung, Rückfragen und die Erstellung des Präsentationsplans.
- Wann muss die Technik für eine Promovierenden-Konferenz getestet werden?
- Teste Präsentationslaptop, Projektor, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher und Anschlüsse spätestens am Vortag. Prüfe außerdem HDMI-Adapter, Verlängerungskabel, Laserpointer und WLAN-Hotspot vor dem Eintreffen der ersten Gäste.
- Wie viele Namensschilder und Programmhefte sollte man drucken?
- Drucke je ein Namensschild und Programmheft pro angemeldeter Person und zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve. Warte mit dem Druck, bis Programm und Schreibweisen der Namen endgültig geprüft sind.
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