Zo organiseer je een promovendi-conferentie
Begin met datum, programma en locatie voordat je deelnemers of sprekers benadert. Daarna werk je terug vanaf de abstractdeadline: uitnodigingen, aanmeldingen, abstracts, sessies en het definitieve programma moeten elkaar logisch opvolgen. Regel techniek en catering niet pas op de congresdag, maar bevestig beide vooraf met concrete aantallen en een testmoment. Vooral dieetwensen, presentatiebestanden, route-informatie en naamkaartjes raken anders snel ondergesneeuwd.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Catering reserveren
- 4
Sprekers uitnodigen
2 personen
- 5
Sessieleiders aanwijzen
2 personen
- 6
Aanmeldformulier maken
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Abstractdeadline communiceren
- 9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Abstracts verzamelen
2 personen
- 12
Presentatieschema maken
2 personen
- 13
Programma laten controleren
2 personen
- 14
Definitief programma versturen
- 15
Presentatiebestanden opvragen
- 16
Naamkaartjes ontwerpen
- 17
Programmaboekjes opmaken
- 18
Routebeschrijving versturen
- 19
Aanwezigheidslijst afdrukken
- 20
Badges en programmaboekjes printen
2 personen
- 21
Presentaties verzamelen
2 personen
- 22
Techniek vooraf testen
2 personen
- 23
Catering en dieetlijst bevestigen
- 24
Boodschappen doen
2 personen
- 25
Locatiesleutels ophalen
- 26
Materialen naar locatie brengen
2 personen
- 27
Zaalindeling markeren
2 personen
- 28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 29
Registratiebalie inrichten
2 personen
- 30
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
- 31
Projector en scherm aansluiten
2 personen
- 32
Microfoons en speakers testen
2 personen
- 33
Presentaties op laptop zetten
2 personen
- 34
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
- 35
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
- 36
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 37
Dranken koud zetten
2 personen
- 38
Ontvangstruimte versieren
2 personen
- 39
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 40
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
- 41
Briefing ontvangstteam geven
Event
- 42
Sprekers ontvangen
2 personen
- 43
Bezoekers registreren
3 personen
- 44
Welkomstkoffie serveren
2 personen
- 45
Opening begeleiden
2 personen
- 46
Sprekers en sessies aankondigen
- 47
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
- 48
Vragenrondes begeleiden
2 personen
- 49
Koffiepauze klaarzetten
2 personen
- 50
Hapjes serveren
3 personen
- 51
Dranken bijvullen
2 personen
- 52
Afval tussendoor verzamelen
2 personen
- 53
Posterborrel begeleiden
3 personen
- 54
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
- 55
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
- 56
Diner serveren
4 personen
- 57
Servies afruimen
3 personen
- 58
Netwerkborrel klaarzetten
2 personen
- 59
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
- 60
Afsluiting aankondigen
- 61
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 62
Buffet en bar afbouwen
3 personen
- 63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 64
Servies afwassen
3 personen
- 65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 66
Decoratie verwijderen
2 personen
- 67
Afval naar containers brengen
2 personen
- 68
Zaal en keuken schoonmaken
4 personen
- 69
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 70
Locatie afsluiten
2 personen
- 71
Overgebleven catering koelen
2 personen
- 72
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 73
Presentaties veilig archiveren
- 74
Bedankbericht versturen
- 75
Foto's en materialen delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 90
- Spreektafel
- Krukkenaantal 4
- Posterbordenaantal 12
- Kapstokkenaantal 3
Apparatuur
- Presentatielaptopaantal 2
- Projector
- Projectiescherm
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Speakersaantal 2
- Microfoonstandaard
- HDMI-kabelsaantal 3
- HDMI-adaptersaantal 4
- Stekkerdozenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 6
- Laserpointeraantal 2
- Wifi-hotspot
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerplankenaantal 8
- Schaaltjesaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- IJscontainersaantal 3
- Opscheplepelsaantal 8
- Tangenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 3
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
Registratie
- Naamkaarthoudersaantal 100
- Badgekoordenaantal 100
- Registratiemappenaantal 4
- Baliepennenaantal 12
- Klembordenaantal 4
Decoratie
- Tafelkleedjesaantal 12
- Plantenaantal 10
- Richtingsbordenaantal 10
- Programmastandaardsaantal 6
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
- Kabelgotenaantal 10
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Stoffer en blikaantal 3
- Poetsdoekenaantal 20
- Handschoenenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, programma en locatie eerst vast en reserveer de catering zodra je een realistische bandbreedte voor het aantal deelnemers hebt. Vraag dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding uit, zodat je ze samen met de catering kunt bevestigen.
- Plan de abstractdeadline ruim vóór het congres. Houd minimaal 2 weken tussen de deadline en het versturen van het definitieve programma; in die periode verwerk je abstracts, maak je het presentatieschema en laat je het controleren.
- Wijs per sessie een sessieleider aan en geef die uiterlijk 1 week vooraf het programma en de afspraken. Vraag presentatiebestanden enkele dagen voor het congres op, zodat je niet tijdens de ontvangst nog bestanden en adapters hoeft te verzamelen.
- Test de presentatielaptop, projector, scherm, microfoons, speakers en HDMI-aansluitingen vooraf op de echte locatie. Controleer ook stekkerdozen, verlengkabels en een wifi-hotspot; technische problemen ontstaan vaak door ontbrekende aansluitingen, niet door de projector zelf.
- Maak de bezoekersinformatie compleet met routebeschrijving, aanwezigheidslijst, naamkaartjes en programmaboekjes. Print badges en programma's uiterlijk de dag ervoor en leg locatiesleutels, techniek en cateringinformatie klaar voordat de eerste deelnemer arriveert.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet je een promovendi-conferentie organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, programma en locatie. Reserveer catering en nodig sprekers uit zodra de datum vaststaat; plan de abstractdeadline vervolgens minimaal 4 weken vóór de conferentie.
- Wanneer moet de abstractdeadline voor een promovendi-conferentie zijn?
- Zet de deadline meestal 4 tot 6 weken vóór de conferentiedatum. Zo houd je minstens 2 weken over voor het verwerken van abstracts, het maken van het presentatieschema en het versturen van het definitieve programma.
- Wanneer vraag je presentatiebestanden op voor een conferentie?
- Vraag presentatiebestanden uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vóór de conferentie op. Verzamel daarna alle bestanden op één presentatielaptop en test ze vooraf met de projector, het scherm en de aanwezige HDMI-adapters.
- Wanneer bevestig je catering en dieetwensen voor een promovendi-conferentie?
- Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en sluit de registratie bij voorkeur 1 tot 2 weken vóór het congres. Bevestig daarna het definitieve aantal deelnemers, de dieetlijst en het serveermoment met de catering.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!