Organiser une compétition de surf, étape par étape

Une compétition de surf se prépare d’abord sur le papier, puis dans l’eau. Commencez par choisir le format, le nombre de participants et la durée des heats avant de réserver le lieu et de demander les autorisations. La sécurité, le règlement et le planning doivent être finalisés avant d’ouvrir les inscriptions. Les derniers jours servent surtout à vérifier les marées, la météo, les planches et la répartition des équipes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format du concours
2 personnes
2
Réserver le lieu du concours
3
Demander les autorisations
4
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
5
Rédiger le règlement du concours
2 personnes
6
Définir les membres du jury
7
Affecter les sauveteurs-surfeurs
8
Assurer la présence des secours
9
Réserver l’animateur
10
Créer le formulaire d'inscription
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Contacter les sponsors
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Enregistrer les frais d’inscription
2 personnes
16
Vérifier les prévisions météo
17
Vérifier les marées
18
Clôturer la liste des participants
19
Établir le planning des matchs
2 personnes
20
Remplir les feuilles d’heats
2 personnes
21
Attribuer les numéros de départ
22
Informer les participants
23
Récupérer les prix
24
Faire les courses
3 personnes
25
Vérifier les planches de surf
2 personnes
26
Vérifier le matériel de secours
2 personnes
27
Charger les talkies-walkies
28
Composer les dossiers de concours
2 personnes
29
Rafraîchir les denrées alimentaires
2 personnes
30
Revérifier la météo et la mer
31
Balisage du site
4 personnes
32
Monter les tentes de réception
4 personnes
33
Installer la table d'inscription
2 personnes
34
Installer la table du jury
2 personnes
35
Raccorder la sonorisation
2 personnes
36
Tester l’alimentation électrique
2 personnes
37
Délimiter la zone de compétition
3 personnes
38
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
39
Aménager le poste de secours
2 personnes

Événement

40
Distribuer les dossards
3 personnes
41
Enregistrer les participants
3 personnes
42
Donner le briefing de sécurité
3 personnes
43
Briefing du jury
2 personnes
44
Assurer la cérémonie d’ouverture
3 personnes
45
Accompagner les premières manches
6 personnes
46
Saisir les scores
3 personnes
47
Annoncer les changements de heat
2 personnes
48
Assurer la surveillance de sauvetage
3 personnes
49
Assurer la surveillance des premiers secours
2 personnes
50
Garder les boissons au frais
2 personnes
51
Servir des snacks
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Rassembler les déchets
2 personnes
54
Encadrer la finale
6 personnes
55
Annonce des gagnants
2 personnes
56
Remettre les prix
3 personnes
57
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

58
Démonter le matériel de compétition
4 personnes
59
Démonter les tentes et les tables
4 personnes
60
Ranger le matériel audio
2 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Nettoyer le site
5 personnes
63
Évacuer les déchets
2 personnes
64
Retourner le matériel loué
2 personnes
65
Publier les résultats
66
Envoyer les photos aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 20
Table du jury
Table d'inscription
Glacièresqté 6

Matériel de sport

Planches de surfqté 8
Laissesqté 12
Maillots de compétitionqté 24
Numéros de départqté 24
Bouéesqté 12
Lignes de bouéesqté 4
Planches de sauvetageqté 2
Bouées de sauvetageqté 2
Siffletsqté 6
Panneaux de scoreqté 2
Chronomètresqté 6
Mètre ruban

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 4
Stockage de l’imprimante

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sauvetageqté 6
Couvertures de survieqté 12
Lampes de pocheqté 6
Tapis antidérapantsqté 6

Décoration

Bannièresqté 8
Drapeaux de plageqté 6
Drapeaux de matchqté 12
Ruban de scèneqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 50

Cuisine

Thermosqté 4
Carafesqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Lavabos pour les mainsqté 3
Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format avant toute communication : nombre de catégories, durée des heats et nombre maximal de surfeurs par série. Prévoyez ensuite un planning réaliste avec une marge pour les retards liés aux conditions de mer.
Lancez les autorisations et le plan de sécurité plusieurs semaines avant l’épreuve. Identifiez clairement les sauveteurs-surfeurs, les secours présents et les moyens de communication disponibles sur la plage.
Clôturez les inscriptions avant d’établir les heats. Attribuez les numéros de départ, remplissez les feuilles de séries et envoyez le planning aux participants au moins 48 heures avant le concours.
Contrôlez le matériel la veille : planches, leashs, maillots, bouées, lignes de bouées, sifflets, chronomètres et panneaux de score. Chargez aussi les talkies-walkies, les batteries externes et les appareils utilisés pour les inscriptions.
Vérifiez les marées et les prévisions météo chaque jour pendant les 72 heures précédant l’événement. Définissez à l’avance qui décide d’un changement d’horaire et comment les participants seront prévenus.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de surf ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour une petite compétition, et davantage si des autorisations locales ou des sponsors sont nécessaires. Le règlement, le plan de sécurité et le lieu doivent être validés avant l’ouverture des inscriptions.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à une compétition de surf ?: Clôturez-les idéalement 5 à 7 jours avant l’épreuve. Vous aurez ainsi le temps de traiter les paiements, recueillir les besoins alimentaires, préparer les heats et attribuer les numéros de départ.
Quand vérifier la météo et les marées ?: Consultez les marées et la météo à 72 heures, puis à 48 heures et le matin même. Une dernière vérification avant l’installation permet d’adapter l’horaire ou de suspendre une série si les conditions deviennent dangereuses.
Combien de sauveteurs faut-il pour une compétition de surf ?: Le nombre dépend du site, du nombre de participants et des règles locales. Définissez les postes avant les inscriptions et confirmez la présence des secours au moins 7 jours avant l’événement, avec un responsable clairement identifié le jour J.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.