Zo organiseer je een surfwedstrijd
Een surfwedstrijd organiseren begint niet met het wedstrijdschema, maar met de locatie, veiligheid en het format. Leg eerst vast hoeveel deelnemers en heats je aankunt, controleer getijden en weersverwachting en regel de benodigde vergunningen. Daarna bouw je de inschrijving, jury, reddingssurfers en EHBO-bezetting op. In de laatste week sluit je de deelnemerslijst, maak je de heats en controleer je boards, leashes, communicatie en scoremateriaal.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
- 2
Wedstrijdlocatie reserveren
- 3
Vergunningen aanvragen
- 4
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
- 5
Wedstrijdreglement schrijven
2 personen
- 6
Juryleden vastleggen
- 7
Reddingssurfers vastleggen
- 8
EHBO-bezetting vastleggen
- 9
Spreekstalmeester vastleggen
- 10
Inschrijfformulier maken
- 11
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 12
Sponsoren benaderen
2 personen
- 13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 14
Dieetwensen verzamelen
- 15
Startgeld registreren
2 personen
- 16
Weersverwachting controleren
- 17
Getijden controleren
- 18
Deelnemerslijst sluiten
- 19
Wedstrijdschema maken
2 personen
- 20
Heatborden invullen
2 personen
- 21
Startnummers toewijzen
- 22
Deelnemers informeren
- 23
Prijzen ophalen
- 24
Boodschappen doen
3 personen
- 25
Surfboards controleren
2 personen
- 26
Reddingsmateriaal controleren
2 personen
- 27
Portofoons opladen
- 28
Wedstrijdmappen samenstellen
2 personen
- 29
Etenswaren koelen
2 personen
- 30
Weer en zee opnieuw controleren
- 31
Terrein afzetten
4 personen
- 32
Partytenten opbouwen
4 personen
- 33
Inschrijftafel opstellen
2 personen
- 34
Jurytafel opstellen
2 personen
- 35
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 36
Stroomvoorziening testen
2 personen
- 37
Wedstrijdzone markeren
3 personen
- 38
EHBO-punt inrichten
2 personen
- 39
Reddingspost inrichten
2 personen
Event
- 40
Startnummers uitdelen
3 personen
- 41
Deelnemers registreren
3 personen
- 42
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
- 43
Jurybriefing geven
2 personen
- 44
Openingsceremonie verzorgen
3 personen
- 45
Eerste heats begeleiden
6 personen
- 46
Scores verwerken
3 personen
- 47
Heatwissels aankondigen
2 personen
- 48
Reddingssurveillance uitvoeren
3 personen
- 49
EHBO-bewaking uitvoeren
2 personen
- 50
Dranken koud houden
2 personen
- 51
Snacks serveren
3 personen
- 52
Dranken bijvullen
2 personen
- 53
Afval verzamelen
2 personen
- 54
Finale begeleiden
6 personen
- 55
Winnaars bekendmaken
2 personen
- 56
Prijzen uitreiken
3 personen
- 57
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
- 58
Wedstrijdmateriaal afbreken
4 personen
- 59
Tenten en tafels afbreken
4 personen
- 60
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
- 61
Servies afwassen
3 personen
- 62
Terrein schoonmaken
5 personen
- 63
Afval afvoeren
2 personen
- 64
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
- 65
Uitslagen publiceren
- 66
Foto's aan deelnemers sturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 20
- Jurytafel
- Inschrijftafel
- Koelboxenaantal 6
Sportmateriaal
- Surfboardsaantal 8
- Leashesaantal 12
- Wedstrijdhesjesaantal 24
- Startnummersaantal 24
- Boeienaantal 12
- Boeilijnenaantal 4
- Reddingsboardsaantal 2
- Reddingsboeienaantal 2
- Fluitjesaantal 6
- Scorebordenaantal 2
- Stopwatchesaantal 6
- Meetlint
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Microfoonaantal 2
- Portofoonsaantal 8
- Powerbanksaantal 6
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Laptopsaantal 3
- Tabletsaantal 4
- Printeropslag
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Reddingsvestenaantal 6
- Reddingsdekensaantal 12
- Zaklampenaantal 6
- Antislipmattenaantal 6
Decoratie
- Bannersaantal 8
- Beachflagsaantal 6
- Wedstrijdvlaggenaantal 12
- Podiumlintaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Koffiekopjesaantal 50
Keuken
- Thermoskannenaantal 4
- Schenkkannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveertangenaantal 6
- Maatbekersaantal 2
- Koelelementenaantal 30
Schoonmaak
- Handwasbakkenaantal 3
- Afvalbakkenaantal 8
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bepaal het format voordat je de inschrijving opent. Leg het aantal deelnemers per heat, de duur van een heat en de manier van jureren vast; daarmee weet je ook hoeveel juryleden, wedstrijdhesjes en startnummers nodig zijn.
- Plan veiligheid vóór promotie en inschrijvingen. Leg reddingssurfers en EHBO vast, schrijf een veiligheidsplan en controleer of boeien, boeilijnen, reddingsboards, reddingsboeien en portofoons op de wedstrijddag beschikbaar zijn.
- Controleer getijden en weersverwachting op vaste momenten. Kijk bijvoorbeeld 7 dagen vooraf naar de omstandigheden en opnieuw de avond ervoor; bepaal vooraf wie beslist over uitstel, wijziging of afgelasting.
- Sluit de deelnemerslijst op een duidelijk tijdstip, bij voorkeur enkele dagen voor de wedstrijd. Verwerk daarna startgeld, dieetwensen en contactgegevens en stuur elke deelnemer het wedstrijdschema, startnummer en de praktische instructies.
- Maak een aparte opbouw- en stroomcheck voor de wedstrijddag. Test geluidsinstallatie, microfoon, laptops of tablets, scoreborden, stopwatches, powerbanks, verlengkabels en stekkerdozen voordat de eerste heat start.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een surfwedstrijd organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, format, vergunningen en veiligheidsplan. Plan de jury, reddingssurfers en EHBO-bezetting uiterlijk 4 weken vooraf en sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor de wedstrijd.
- Hoe maak je een wedstrijdschema voor een surfwedstrijd?
- Bepaal eerst de heatduur, het aantal surfers per heat en de beschikbare wedstrijduren rond het getij. Reserveer tussen heats minimaal 5 minuten voor wisselen, controleer het schema met de jury en stuur het uiterlijk 48 uur vooraf naar de deelnemers.
- Welke veiligheid heb je nodig bij een surfwedstrijd?
- Regel per wedstrijddag een vast team van reddingssurfers en EHBO-bezetting, afgestemd op het aantal deelnemers en de locatie. Leg daarnaast een veiligheidsplan, communicatie via portofoons en een stopprocedure bij verslechterend weer vast.
- Wanneer sluit je de inschrijving voor een surfwedstrijd?
- Sluit de inschrijving bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd. Dan heb je tijd om startgeld en dieetwensen te verwerken, startnummers toe te wijzen, heatborden in te vullen en deelnemers het definitieve schema te sturen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!