Organiser une compétition de short-track, étape par étape

Une compétition de short-track se prépare dans un ordre précis : d’abord la patinoire et les officiels, puis les inscriptions, les séries et les bénévoles. Les erreurs les plus fréquentes apparaissent quand le planning des matchs est établi trop tard ou quand le chronométrage n’est testé qu’à l’ouverture. Prévoyez aussi l’accueil, les résultats imprimés, les besoins alimentaires et les récompenses avant la semaine de la compétition. Le jour J, chaque poste doit connaître son rôle et disposer d’un moyen de communication.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Publier les informations du match
2 personnes
3
Ouvrir les inscriptions
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer la réservation de la patinoire
7
Confirmer les arbitres
8
Répartir les chronométreurs
9
Répartir les bénévoles
2 personnes
10
Établir le planning des matchs
2 personnes
11
Établir les listes de départ
2 personnes
12
Confirmer les participants
2 personnes
13
Imprimer le programme
2 personnes
14
Imprimer les feuilles de résultats
15
Préparer les médaillés
16
Commander les courses
2 personnes
17
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
18
Vérifier le matériel de premiers secours
19
Tester le matériel sonore
2 personnes
20
Remplir les glacières
2 personnes
21
Récupérer les courses
2 personnes
22
Ouvrir le site de la compétition
2 personnes
23
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Monter le buffet traiteur
3 personnes
26
Suspendre la décoration
2 personnes
27
Installer le tableau des résultats
2 personnes
28
Installer le matériel de chronométrage
3 personnes
29
Marquer la zone de départ et d'arrivée
3 personnes
30
Balisage des virages
3 personnes
31
Installer la table du jury
2 personnes
32
Installer le poste de premiers secours
2 personnes

Événement

33
Enregistrer les participants
3 personnes
34
Distribuer les dossards
2 personnes
35
Distribuer les transpondeurs
2 personnes
36
Orienter les coureurs vers les vestiaires
2 personnes
37
Faire le briefing du jury
4 personnes
38
Faire le briefing des chauffeurs
3 personnes
39
Annoncer l'ouverture
2 personnes
40
Encadrer les manches de qualification
8 personnes
41
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
44
Informer le public
2 personnes
45
Remettre la glace à la serpillière
3 personnes
46
Annoncer les finalistes
2 personnes
47
Encadrer les manches finales
8 personnes
48
Vérifier les résultats
3 personnes
49
Préparer la remise des prix
3 personnes
50
Organiser la remise des prix
4 personnes
51
Publier les résultats finaux
2 personnes
52
Récupérer les transpondeurs
2 personnes
53
Collecter les numéros de départ
2 personnes
54
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

55
Démonter le catering
3 personnes
56
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
57
Démonter l'équipement de chronométrage
3 personnes
58
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
59
Rassembler les déchets
3 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Nettoyer le lieu
4 personnes
62
Retirer la décoration
2 personnes
63
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
64
Retourner les articles
2 personnes
65
Archiver les résultats
66
Envoyer les résultats des participants par mail
67
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Bureau d’information
Tables du juryqté 3
Tables de buffetqté 4
Chaises pliantesqté 80
Bancs de vestiaireqté 12
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Cônesqté 30
Panneaux de sponsorqté 12
Blocs en plastiqueqté 60
Numéros de départqté 100
Transpondeursqté 80
Patins de réserveqté 4
Sifflets d’arbitreqté 6
Drapeaux rougesqté 6
Drapeaux jaunesqté 6
Tableau des résultats
Tableaux blancsqté 3
Marqueursqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Sacs de glaceqté 20
Couvertures de survieqté 12
Gilets de sécuritéqté 15
Ruban adhésif pour sol sportifqté 12

Équipement

Chronométrage électronique
Chronomètre de réserveqté 4
Ordinateur portableqté 3
Imprimantesqté 2
Talkies-walkiesqté 10
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 4
Batteries externesqté 6
Clés USBqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pichets de serviceqté 10
Cuillères à caféqté 80
Pinces et cuillères de serviceqté 16

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Bacs de distributionqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Gobelets thermos pour le juryqté 20
Plaques de refroidissementqté 8

Décoration

Bannièresqté 6
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Nappesqté 8
Porte-nomsqté 20
Plateaux pour médaillesqté 3
Décoration de tableqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Porte-essuie-tout en papierqté 6
Chiffons microfibresqté 20
Gants en caoutchoucqté 12
Raclettes de solqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la réservation de la patinoire et les arbitres, puis ouvrez les inscriptions. Fixez une date limite afin de pouvoir traiter les participants et établir les listes de départ sans modifier le programme au dernier moment.
Établissez le planning des matchs après la clôture des inscriptions, puis répartissez les chronométreurs et les bénévoles. Prévoyez au moins une personne de remplacement pour chaque poste qui ne peut pas rester vacant.
Testez le chronométrage électronique, l’ordinateur, les imprimantes et le matériel sonore avant l’ouverture du site. Gardez un chronomètre de réserve et des talkies-walkies chargés pour éviter qu’une panne bloque une série.
Préparez les feuilles de résultats, les numéros de départ et le programme imprimé avant le jour de la compétition. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires : les changements de dernière minute et les feuilles perdues sont fréquents.
Installez d’abord l’accueil, les tables du jury et le tableau des résultats, puis le buffet et les glacières. Vérifiez séparément le matériel de premiers secours, les patins de réserve et les drapeaux avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une compétition de short-track ?: Ouvrez-les dès que la patinoire, les arbitres et le format des courses sont confirmés. Fermez les inscriptions suffisamment tôt pour traiter les données et publier les listes de départ au moins 24 heures avant la compétition.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition de short-track ?: Le nombre dépend du nombre de pistes et de séries, mais chaque poste doit avoir un responsable identifié : accueil, chronométrage, jury, vestiaires, piste et résultats. Ajoutez au moins un remplaçant par fonction critique pour couvrir les pauses et les absences.
Quand préparer le planning des matchs et les listes de départ ?: Préparez le planning juste après la clôture des inscriptions et la vérification des participants. Diffusez les listes de départ au plus tard la veille, puis gardez une version imprimée et une version numérique sur place.
Que faut-il vérifier le matin d’une compétition de short-track ?: Testez le chronométrage, le chronomètre de secours, les imprimantes, le microphone et les haut-parleurs avant l’arrivée du premier groupe. Contrôlez aussi les patins de réserve, les drapeaux, les trousses de premiers secours et les moyens de communication.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.