Cómo organizar una competición de short track
Organizar una competición de short track exige coordinar la pista, los participantes, los árbitros y el cronometraje en un orden claro. Empieza por confirmar la reserva de la pista y abrir las inscripciones; después asigna funciones y prepara el horario según las listas de salida. Durante la última semana, comprueba el material deportivo, el equipo de primeros auxilios y la megafonía. El día de la competición, monta primero la entrada, las mesas de jurado y el sistema de resultados, y deja el catering para cuando la zona de competición esté operativa.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
2 personas
- 2
Publicar la información de la competición
2 personas
- 3
Abrir inscripciones
- 4
Gestionar inscripciones
2 personas
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Confirmar la reserva de la pista de hielo
- 7
Confirmar a los árbitros
- 8
Asignar los cronometradores
- 9
Asignar voluntarios
2 personas
- 10
Hacer el horario del concurso
2 personas
- 11
Preparar las listas de salida
2 personas
- 12
Confirmar participantes
2 personas
- 13
Imprimir el programa
2 personas
- 14
Imprimir formularios de resultados
- 15
Preparar a los medallistas
- 16
Pedir la compra
2 personas
- 17
Comprobar el material deportivo
2 personas
- 18
Comprobar el material de primeros auxilios
- 19
Probar el equipo de sonido
2 personas
- 20
Rellenar las neveras
2 personas
- 21
Recoger la compra
2 personas
- 22
Abrir el recinto de la competición
2 personas
- 23
Montar el mostrador de entrada
2 personas
- 24
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 25
Montar el bufé de catering
3 personas
- 26
Colgar la decoración
2 personas
- 27
Colocar el marcador de resultados
2 personas
- 28
Instalar el equipo de cronometraje
3 personas
- 29
Marcar la zona de salida y meta
3 personas
- 30
Balizar las curvas
3 personas
- 31
Preparar la mesa del jurado
2 personas
- 32
Montar la mesa de primeros auxilios
2 personas
Evento
- 33
Registrar a los participantes
3 personas
- 34
Repartir dorsales
2 personas
- 35
Repartir transpondedores
2 personas
- 36
Guiar a los pilotos a los vestuarios
2 personas
- 37
Realizar la sesión informativa del jurado
4 personas
- 38
Realizar briefing a los pilotos
3 personas
- 39
Anunciar la apertura
2 personas
- 40
Coordinar las mangas clasificatorias
8 personas
- 41
Procesar los resultados provisionales
2 personas
- 42
Rellenar las bebidas
2 personas
- 43
Reponer los aperitivos
2 personas
- 44
Informar al público
2 personas
- 45
Volver a fregar el hielo
3 personas
- 46
Anunciar a los finalistas
2 personas
- 47
Guiar las carreras finales
8 personas
- 48
Comprobar los resultados
3 personas
- 49
Preparar la entrega de premios
3 personas
- 50
Realizar la entrega de premios
4 personas
- 51
Publicar los resultados finales
2 personas
- 52
Recoger los transpondedores
2 personas
- 53
Recoger los dorsales
2 personas
- 54
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Seguimiento
- 55
Desmontar el catering
3 personas
- 56
Reunir material deportivo
4 personas
- 57
Desmontar el equipo de cronometraje
3 personas
- 58
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 59
Recoger la basura
3 personas
- 60
Lavar la vajilla
3 personas
- 61
Limpiar el lugar
4 personas
- 62
Retirar la decoración
2 personas
- 63
Comprobar los objetos prestados
2 personas
- 64
Devolver los materiales
2 personas
- 65
Archivar resultados
- 66
Enviar por correo los resultados de los participantes
- 67
Revisar las facturas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Punto de información
- Mesas del juradocant. 3
- Mesas de buffetcant. 4
- Sillas plegablescant. 80
- Bancos del vestuariocant. 12
- Papeleracant. 8
Material deportivo
- Conoscant. 30
- Carteles de patrocinadorescant. 12
- Bloques de plásticocant. 60
- Dorsalescant. 100
- Transponderscant. 80
- Patines de repuestocant. 4
- Silbatos de árbitrocant. 6
- Banderas rojascant. 6
- Banderas amarillascant. 6
- Panel de resultados
- Pizarras blancascant. 3
- Rotuladorescant. 12
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Bolsas de hielocant. 20
- Mantas térmicascant. 12
- Chalecos reflectantescant. 15
- Cinta adhesiva para pista deportivacant. 12
Equipo
- Cronometraje electrónico
- Cronómetro de reservacant. 4
- Portátilcant. 3
- Impresorascant. 2
- Walkie-talkiescant. 10
- Micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Estaciones de cargacant. 4
- Baterías externascant. 6
- Memorias USBcant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Bandejas de servircant. 20
- Jarras para servircant. 10
- Cucharillas de cafécant. 80
- Pinzas y cucharonescant. 16
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Bandejas de distribucióncant. 8
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Tazas térmicas para el juradocant. 20
- Placas refrigerantescant. 8
Decoración
- Bannerscant. 6
- Guirnaldascant. 8
- Carteles direccionalescant. 12
- Mantelescant. 8
- Portanombrescant. 20
- Soportes para medallascant. 3
- Decoración de mesacant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
Limpieza
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Escobas de manocant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Dispensadores de papel de cocinacant. 6
- Paños de microfibracant. 20
- Guantes de gomacant. 12
- Limpiacristalescant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de preparar las listas de salida. Reserva al menos 2 horas para revisar nombres, categorías, preferencias dietéticas y posibles cambios antes de imprimir el programa.
- Confirma por separado a los árbitros, cronometradores y voluntarios. Para una jornada fluida, asigna una persona responsable de cada función y entrégale un horario y un walkie-talkie cuando sea necesario.
- Prueba el cronometraje electrónico, el portátil, las impresoras y el panel de resultados antes de abrir el recinto. Ten preparado un cronómetro de reserva y formularios de resultados en papel por si falla el sistema.
- Monta la zona de entrada con dorsales, transponders y el punto de información antes de que lleguen los participantes. Coloca también las pizarras y rotuladores para comunicar cambios de última hora sin depender solo de la megafonía.
- Revisa la alimentación eléctrica antes de conectar sonido, cronometraje e impresoras. Comprueba cables, regletas y estaciones de carga, y rellena las neveras después de recoger la compra para que las bebidas estén listas al abrir.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para una competición de short track?
- Ábrelas al menos 3 semanas antes de la competición y fija una fecha de cierre 5 o 7 días antes. Así tendrás tiempo para confirmar participantes, preparar las listas de salida y recoger las preferencias dietéticas.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la pista de hielo?
- Empieza el montaje entre 2 y 3 horas antes de la primera salida. Necesitarás tiempo para colocar conos, bloques, banderas, mesas, sillas, el sistema de cronometraje y el panel de resultados, además de probar la megafonía.
- ¿Cuántos cronometradores y voluntarios hacen falta?
- Asigna como mínimo 2 cronometradores para cada punto de control y 1 persona responsable del cronometraje electrónico. El número total de voluntarios depende de las categorías, pero confirma sus turnos al menos 7 días antes y evita que una persona cubra dos puestos simultáneos.
- ¿Qué se hace si falla el cronometraje electrónico?
- Activa el cronómetro de reserva y registra cada resultado en los formularios impresos. Designa antes del inicio a una persona para comunicar el cambio al jurado y otra para actualizar el panel de resultados cuando el sistema vuelva a funcionar.
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