Organiser une compétition de gymnastique rythmique étape par étape

Une compétition de gymnastique rythmique se prépare d’abord sur papier, bien avant l’installation dans le gymnase. Commencez par fixer la date, réserver l’aire de compétition et établir le règlement, puis enchaînez avec les inscriptions, le jury et le programme. Les fichiers musicaux, les feuilles de score et la répartition des bénévoles demandent un suivi précis. Les dernières vérifications concernent surtout le son, les secours, les récompenses, le catering et le matériel de rechange.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir la date du concours
2 personnes
2
Réserver le gymnase
3
Établir le règlement du concours
2 personnes
4
Inviter les membres du jury
2 personnes
5
Inviter les participants
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
11
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
12
Établir l'ordre de passage
2 personnes
13
Publier le programme des matchs
14
Envoyer les infos de parking
15
Envoyer les consignes du jury
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Assurer la présence des secours
18
Commander le catering
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Imprimer les dossards
2 personnes
21
Imprimer les feuilles de score
2 personnes
22
Préparer les certificats
2 personnes
23
Vérifier les prix
2 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Préparer le service traiteur
4 personnes
27
Charger les moyens de transport
4 personnes
28
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Vérifier le sol de la salle
3 personnes
31
Poser le sol de compétition
6 personnes
32
Installer les sièges du public
5 personnes
33
Installer les tables
4 personnes
34
Installer les tables du jury
3 personnes
35
Raccorder la sonorisation
2 personnes
36
Tester la diffusion de musique
2 personnes
37
Vérifier l'éclairage
2 personnes
38
Préparer les numéros de course
2 personnes
39
Installer la table d'inscription
2 personnes
40
Préparer les kits du jury
2 personnes
41
Préparer le matériel de premiers secours
42
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
43
Installer la signalisation
2 personnes

Événement

44
Accueillir les participants
4 personnes
45
Enregistrer les participants
4 personnes
46
Distribuer les dossards
2 personnes
47
Accueillir les membres du jury
2 personnes
48
Assurer le briefing du jury
3 personnes
49
Accompagner l’échauffement
4 personnes
50
Accueillir le public
4 personnes
51
Faire le discours d’ouverture
52
Animer les manches du concours
6 personnes
53
Lancer la musique par numéro
54
Saisir les scores
3 personnes
55
Accompagner les participants vers le praticable
2 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
57
Servir le café et le thé
3 personnes
58
Servir des amuse-bouches
3 personnes
59
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
60
Vérifier les toilettes
2 personnes
61
Vérifier les résultats
3 personnes
62
Animer la remise des prix
2 personnes
63
Remettre les certificats
3 personnes
64
Publier les résultats
2 personnes
65
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

66
Ranger les chaises du public
5 personnes
67
Retirer le sol de compétition
6 personnes
68
Charger le matériel de sport
4 personnes
69
Débrancher la sonorisation
2 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Ranger le service traiteur
3 personnes
72
Rassembler les déchets
3 personnes
73
Nettoyer la salle
5 personnes
74
Nettoyer les toilettes
2 personnes
75
Retirer la décoration
2 personnes
76
Rassembler les objets trouvés
77
Fermer le lieu
2 personnes
78
Rapporter le matériel
3 personnes
79
Rendre les articles empruntés
2 personnes
80
Trier les restes
2 personnes
81
Envoyer les résultats par e-mail
82
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 150
Tables pliantesqté 15
Tables du juryqté 6
Tabourets de barqté 6
Bancs de vestiaireqté 12
Portants à vêtementsqté 6
Poteaux de balisageqté 12

Matériel de sport

Aire de compétition
Tapis d’entraînementqté 4
Rubansqté 20
Ballonsqté 20
Cerceauxqté 20
Cordesqté 20
Massuesqté 20
Matériel de gymnastique de rechangeqté 10
Trousse de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 10
Ruban de sportqté 8
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Table de mixage
Ordinateur portableqté 2
Chargeurs d’ordinateur portableqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Clés USBqté 4
Imprimante
Imprimante d'étiquettes
Horloges muralesqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Bacs à vaisselleqté 3

Décoration

Bannière de compétition
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 15
Fond de scène
Compositions floralesqté 4

Éclairage

Lampes de table LEDqté 6
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Poubellesqté 8
Distributeurs de serviettes en papierqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le règlement avant d’ouvrir les inscriptions : précisez les catégories, les engins autorisés, les horaires et les documents à fournir. Vous éviterez de modifier le programme après réception des dossiers.
Demandez les fichiers musicaux au plus tard 10 jours avant la compétition et testez chaque piste sur l’ordinateur et la table de mixage. Conservez une copie sur au moins 2 clés USB.
Publiez l’ordre de passage dès que les inscriptions sont stabilisées, idéalement 7 jours avant l’événement. Envoyez en même temps les informations de parking, les horaires et les consignes du jury.
Prévoyez les bénévoles par créneau plutôt qu’une seule équipe pour toute la journée : accueil, vestiaires, son, tables de score et circulation ne doivent pas dépendre d’une personne unique.
Faites la dernière vérification du matériel la veille : aire de compétition, tapis, rubans, ballons, cerceaux, cordes, massues, rallonges et multiprises. Refroidissez les boissons et préparez les dossards, feuilles de score et certificats avant l’ouverture du gymnase.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de gymnastique rythmique ?: Prévoyez au minimum 8 semaines pour réserver le gymnase, rédiger le règlement, inviter le jury et ouvrir les inscriptions. Commencez plutôt 10 à 12 semaines avant si plusieurs catégories ou beaucoup de participants sont prévus.
Quand faut-il demander les musiques des gymnastes ?: Demandez-les dès l’inscription et fixez une date limite à 10 jours avant la compétition. Vérifiez ensuite chaque fichier et gardez une copie de secours sur deux clés USB.
Quand publier l’ordre de passage ?: Publiez-le environ 7 jours avant l’événement, une fois les inscriptions contrôlées. Envoyez-le aux participants, au jury et aux bénévoles avec les horaires d’arrivée et les consignes pratiques.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition de gymnastique rythmique ?: Pour une petite compétition, prévoyez au moins 8 bénévoles par créneau : accueil, vestiaires, son, circulation, tables de score et aide à l’aire de compétition. Ajoutez une personne responsable des remplacements afin de couvrir les pauses et les absences.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.