Cómo organizar una competición de gimnasia rítmica

Empieza por cerrar la fecha, reservar el pabellón y definir el reglamento antes de abrir las inscripciones. Después tendrás que coordinar participantes, jurado, música, voluntarios y material para que el día de la competición no dependa de improvisaciones. La música, el orden de salida y la información de aparcamiento suelen llegar tarde si no pones fechas límite claras. Reserva también tiempo para las puntuaciones, los certificados, los premios y la atención de primeros auxilios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha del partido
2 personas
2
Reservar el pabellón deportivo
3
Establecer el reglamento del concurso
2 personas
4
Invitar a los miembros del jurado
2 personas
5
Invitar a los participantes
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Publicar el formulario de inscripción
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Reunir archivos de música
2 personas
11
Comprobar los archivos de música
2 personas
12
Elaborar el orden de salida
2 personas
13
Publicar el horario de la competición
14
Enviar la información de aparcamiento
15
Enviar las instrucciones al jurado
16
Asignar voluntarios
2 personas
17
Asignar personal de primeros auxilios
18
Pedir el catering
2 personas
19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
20
Imprimir números de competición
2 personas
21
Imprimir formularios de puntuación
2 personas
22
Preparar los certificados
2 personas
23
Comprobar los premios
2 personas
24
Hacer la compra
3 personas
25
Enfriar bebidas
2 personas
26
Preparar el catering
4 personas
27
Cargar los medios de transporte
4 personas
28
Reunir material deportivo
4 personas
29
Abrir la ubicación
2 personas
30
Comprobar el suelo del salón
3 personas
31
Colocar el suelo de competición
6 personas
32
Colocar las sillas para el público
5 personas
33
Montar mesas
4 personas
34
Montar las mesas del jurado
3 personas
35
Conectar el equipo de sonido
2 personas
36
Probar la reproducción de música
2 personas
37
Comprobar la iluminación
2 personas
38
Preparar los números de competición
2 personas
39
Montar la mesa de registro
2 personas
40
Preparar los sets del jurado
2 personas
41
Preparar el material de primeros auxilios
42
Montar el buffet de catering
4 personas
43
Colgar la señalización
2 personas

Evento

44
Recepción de participantes
4 personas
45
Registrar a los participantes
4 personas
46
Repartir dorsales
2 personas
47
Recibir a los miembros del jurado
2 personas
48
Dar la sesión informativa al jurado
3 personas
49
Guiar el calentamiento
4 personas
50
Recibir al público
4 personas
51
Dar el discurso de apertura
52
Guiar las rondas de competición
6 personas
53
Iniciar la música en cada actuación
54
Procesar los resultados
3 personas
55
Acompañar a los participantes a la pista
2 personas
56
Rellenar las bebidas
3 personas
57
Servir café y té
3 personas
58
Servir aperitivos
3 personas
59
Mantener limpia la zona del público
2 personas
60
Comprobar los baños
2 personas
61
Comprobar los resultados
3 personas
62
Presentar la entrega de premios
2 personas
63
Repartir certificados
3 personas
64
Publicar los resultados
2 personas
65
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

66
Recoger las sillas del público
5 personas
67
Retirar el suelo de competición
6 personas
68
Cargar el material deportivo
4 personas
69
Desconectar el sistema de sonido
2 personas
70
Lavar la vajilla
3 personas
71
Recoger el catering
3 personas
72
Recoger la basura
3 personas
73
Limpiar la sala
5 personas
74
Limpiar los baños
2 personas
75
Retirar la decoración
2 personas
76
Recoger objetos perdidos
77
Cerrar el recinto
2 personas
78
Devolver los materiales
3 personas
79
Devolver los objetos prestados
2 personas
80
Clasificar sobrantes
2 personas
81
Enviar resultados por correo electrónico
82
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Asientos para el públicocant. 150
Mesas plegablescant. 15
Mesas del juradocant. 6
Taburetes de barcant. 6
Bancos del vestuariocant. 12
Percheroscant. 6
Postes separadorescant. 12

Material deportivo

Área de competición
Esterillas de entrenamientocant. 4
Cintascant. 20
Pelotascant. 20
Aroscant. 20
Cuerdascant. 20
Mazascant. 20
Materiales de gimnasia de repuestocant. 10
Botiquín de primeros auxilioscant. 2
Compresas de hielocant. 10
Cinta deportivacant. 8
Conoscant. 20
Cinta de balizamientocant. 4

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Portátilcant. 2
Cargadores de portátilcant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Memorias USBcant. 4
Impresora
Impresora de etiquetas
Relojes de paredcant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 200
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 20
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cubetas para lavarcant. 3

Decoración

Banner de competición
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 15
Fondo del escenario
Arreglos floralescant. 4

Iluminación

Lámparas de mesa LEDcant. 6
Guirnaldas de luces LEDcant. 4

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Papeleracant. 8
Dispensadores de toallas de papelcant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el reglamento y la fecha antes de publicar el formulario de inscripción. Indica una fecha límite concreta y deja al menos 7 días para revisar las inscripciones antes de elaborar el orden de salida.
Pide los archivos de música junto con la inscripción, pero compruébalos al menos 10 días antes. Reproduce cada archivo completo en el portátil y guarda una copia en una memoria USB.
Publica el horario de la competición cuando el orden de salida esté confirmado. Envía al jurado sus instrucciones y a los participantes la información de aparcamiento como mínimo 5 días antes.
Asigna por escrito las funciones de los voluntarios y del personal de primeros auxilios. Para una jornada con varias franjas, prepara una persona responsable de la música, otra de las puntuaciones y otra del acceso.
Haz una prueba técnica en el pabellón antes de la apertura. Comprueba altavoces, micrófono, mesa de mezclas, cables, regletas e impresora, y deja preparado material de gimnasia de repuesto para las incidencias.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de gimnasia rítmica?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva el pabellón y fija el reglamento al principio; deja las últimas 2 semanas para cerrar música, horarios, voluntarios, material y documentación.
¿Cuándo hay que pedir la música de las participantes?: Pídela al enviar el formulario de inscripción y fija el cierre al menos 10 días antes de la competición. Comprueba todos los archivos y lleva una copia en memoria USB el día del evento.
¿Cuándo se publica el orden de salida?: Publícalo cuando las inscripciones estén revisadas y, preferiblemente, entre 5 y 7 días antes. Así el jurado puede recibir sus instrucciones y las participantes pueden planificar su llegada.
¿Qué material hay que revisar antes de una competición de gimnasia rítmica?: Revisa el área de competición, esterillas, cintas, pelotas, aros, cuerdas y mazas entre 3 y 5 días antes. El día anterior comprueba también el sonido, la impresora, los números de competición y el material de repuesto.

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