Organiser une compétition de gymnastique étape par étape

Une compétition de gymnastique se prépare d’abord sur le papier, puis dans le gymnase. Commencez par fixer la date, réserver la salle et définir le règlement avant de solliciter les clubs, le jury et les bénévoles. Les inscriptions permettent ensuite de construire le programme, les listes de départ et le tableau des matchs. Gardez les derniers jours pour contrôler le matériel, les feuilles de score, les médailles et l’installation technique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir la date du concours
2 personnes
2
Réserver le gymnase
3
Définir le règlement de la compétition
2 personnes
4
Contacter les membres du jury
2 personnes
5
Inviter les associations participantes
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Confirmer les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Établir le tableau des matchs
3 personnes
11
Attribuer les tables du jury
2 personnes
12
Élaborer le programme
2 personnes
13
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
14
Envoyer les consignes au jury
2 personnes
15
Faire la réservation du logement du jury
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Confirmer les bénévoles de premiers secours
18
Commander les prix et les médailles
19
Imprimer les feuilles de score
2 personnes
20
Imprimer les listes de départ
2 personnes
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Vérifier les médailles et les prix
2 personnes
24
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
25
Charger le matériel de pointage
2 personnes
26
Composer les kits de démarrage
3 personnes

Événement

27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Vérifier le gymnase
2 personnes
29
Installer la table d’inscription
2 personnes
30
Installer les tables du jury
3 personnes
31
Monter les agrès de gymnastique
6 personnes
32
Installer les tapis de réception des chutes
4 personnes
33
Installer les sièges du public
4 personnes
34
Marquer le terrain de compétition
2 personnes
35
Raccorder la sonorisation
2 personnes
36
Installer les tables de score
3 personnes
37
Aménager le point de restauration
3 personnes
38
Aménager le coin médical
2 personnes
39
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
40
Accueillir le jury
2 personnes
41
Enregistrer les participants
4 personnes
42
Distribuer les kits de départ
3 personnes
43
Briefing du jury
2 personnes
44
Encadrer l’échauffement
3 personnes
45
Accueillir le public
4 personnes
46
Annoncer l'ouverture
47
Animer les manches du concours
8 personnes
48
Saisir les scores
3 personnes
49
Annoncer les heures de départ
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
2 personnes
55
Vérifier les scores finaux
3 personnes
56
Préparer la remise des prix
3 personnes
57
Assurer la remise des prix
4 personnes
58
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

59
Démonter les appareils
6 personnes
60
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
61
Rassembler le matériel de pointage
2 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer le point de restauration
3 personnes
64
Nettoyer le sol sportif
3 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Remettre le lieu en état
2 personnes
67
Rapporter le matériel
4 personnes
68
Rendre les articles empruntés
2 personnes
69
Archiver les feuilles de score
70
Publier les résultats
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 220
Tables pliantesqté 18
Tables du juryqté 8
Table d'inscriptionqté 2
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Plancher de gymnastique
Barre de gymnastique
Pont à longerons inégaux
Poutre d'équilibre
Anneaux
Barre fixe
Plongeoirsqté 2
Tapis de chuteqté 12
Tapis d’atterrissageqté 6
Tapis d’échauffementqté 40
Bacs à magnésieqté 4
Ruban de balisageqté 8
Cônesqté 30
Rubans de compétitionqté 20

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Tablettesqté 8
Imprimantesqté 2
Panneaux de scoreqté 4
Chronomètresqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Câbles de rechargeqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Pichets de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Décoration

Bannières de compétitionqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Dossardsqté 100
Blocs de podiumqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balais à mainqté 4
Pompes de désinfectionqté 8
Brosses de toilettesqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le gymnase avant d’envoyer les invitations : prévoyez aussi le temps de montage du plancher, des agrès, des tapis et des tables du jury.
Fixez une date limite d’inscription au moins 3 à 4 semaines avant la compétition. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants et d’établir les listes de départ.
Ne vous contentez pas de recruter des bénévoles à l’accueil : répartissez aussi des personnes pour le pointage, l’orientation, les vestiaires et les premiers secours.
Testez les ordinateurs portables, tablettes, imprimantes, panneaux de score, chronomètres et câbles la veille. Une multiprise ou une rallonge manquante peut bloquer tout le pointage.
Contrôlez les médailles, les prix, les feuilles de score et les besoins alimentaires 48 heures avant l’événement. Les commandes oubliées sont difficiles à remplacer le jour même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de gymnastique ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les premières semaines servent à réserver le gymnase, définir le règlement, contacter le jury et inviter les associations ; les 3 dernières semaines sont consacrées aux inscriptions, au programme et au matériel.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à une compétition de gymnastique ?: Fixez la clôture environ 3 à 4 semaines avant la date du concours. Il restera alors assez de temps pour confirmer les inscriptions, établir les listes de départ et transmettre les informations aux participants.
Quand préparer le tableau des matchs et le programme ?: Préparez-les dès que les inscriptions sont confirmées, généralement 2 à 3 semaines avant la compétition. Envoyez ensuite le programme et les consignes du jury au plus tard 7 jours avant l’accueil des gymnastes.
Que vérifier la veille d’une compétition de gymnastique ?: Vérifiez le matériel sportif, les tapis, les agrès, les tables, les rallonges et le système de sonorisation. Contrôlez aussi les feuilles de score, les listes de départ, les médailles et les prix au moins 24 heures avant le début.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.