Cómo organizar una competición de gimnasia sin imprevistos

Una competición de gimnasia se organiza en una secuencia clara: primero se fija la fecha y se reserva el pabellón; después se cierran el reglamento, las inscripciones y el jurado. Cuando ya conoces el número de participantes, puedes preparar el cuadro, el programa, las mesas de puntuación y los turnos de voluntariado. La última semana sirve para confirmar datos, imprimir documentos y comprobar que todo el material deportivo y técnico está listo para el día de la competición.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha del partido
2 personas
2
Reservar el pabellón deportivo
3
Definir el reglamento de competición
2 personas
4
Contactar a los miembros del jurado
2 personas
5
Invitar a las asociaciones participantes
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Confirmar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Organizar el cuadro de competición
3 personas
11
Asignar las mesas del jurado
2 personas
12
Elaborar el programa
2 personas
13
Enviar información a los participantes
2 personas
14
Enviar las instrucciones al jurado
2 personas
15
Hacer la reserva del alojamiento del jurado
16
Asignar voluntarios
2 personas
17
Confirmar a los voluntarios de primeros auxilios
18
Pedir el dinero de los premios y las medallas
19
Imprimir las hojas de puntuación
2 personas
20
Imprimir las listas de salida
2 personas
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Comprobar medallas y premios
2 personas
24
Reunir material deportivo
4 personas
25
Cargar el equipo de puntuación
2 personas
26
Preparar kits de inicio
3 personas

Evento

27
Abrir la ubicación
2 personas
28
Inspeccionar el polideportivo
2 personas
29
Montar la mesa de inscripción
2 personas
30
Montar las mesas del jurado
3 personas
31
Montar los aparatos de gimnasia
6 personas
32
Colocar colchonetas de caída
4 personas
33
Colocar las sillas para el público
4 personas
34
Marcar la pista de competición
2 personas
35
Conectar el equipo de sonido
2 personas
36
Montar las mesas de puntuación
3 personas
37
Montar el punto de catering
3 personas
38
Montar el rincón médico
2 personas
39
Colgar señalizadores
2 personas
40
Recibir al jurado
2 personas
41
Registrar a los participantes
4 personas
42
Repartir los kits de inicio
3 personas
43
Dar la sesión informativa al jurado
2 personas
44
Guiar el calentamiento
3 personas
45
Recibir al público
4 personas
46
Anunciar la apertura
47
Guiar las rondas de competición
8 personas
48
Introducir las puntuaciones
3 personas
49
Anunciar las horas de salida
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Servir café y té
2 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
54
Comprobar los baños
2 personas
55
Comprobar las clasificaciones finales
3 personas
56
Preparar la entrega de premios
3 personas
57
Gestionar la entrega de premios
4 personas
58
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

59
Desmontar equipos
6 personas
60
Retirar sillas y mesas
4 personas
61
Reunir el equipo de puntuación
2 personas
62
Lavar la vajilla
3 personas
63
Limpiar el punto de catering
3 personas
64
Limpiar el suelo deportivo
3 personas
65
Recoger la basura
3 personas
66
Entregar la ubicación
2 personas
67
Devolver los materiales
4 personas
68
Devolver los objetos prestados
2 personas
69
Archivar hojas de puntuación
70
Publicar los resultados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 220
Mesas plegablescant. 18
Mesas del juradocant. 8
Mesa de inscripcióncant. 2
Percheroscant. 4

Material deportivo

Suelo de gimnasia
Aparato de gimnasia de salto
Puente de travesaños desiguales
Balanza de equilibrio
Aros
Barra de gimnasia
Trampolinescant. 2
Colchonetas de caídacant. 12
Colchonetas de aterrizajecant. 6
Colchonetas de calentamientocant. 40
Bandejas de magnesiocant. 4
Cinta de balizamientocant. 8
Conoscant. 30
Cintas de competicióncant. 20

Equipo

Portátilescant. 4
Tabletscant. 8
Impresorascant. 2
Marcadorescant. 4
Cronómetroscant. 8
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables de cargacant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 220
Cubiertoscant. 220
Jarras para servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Decoración

Banners de competicióncant. 4
Carteles direccionalescant. 12
Dorsalescant. 100
Bloques de podiocant. 3

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Escobas de manocant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 8
Escobillas de bañocant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Reserva el pabellón antes de abrir las inscripciones y deja al menos 30 minutos entre el final previsto de una sesión y la siguiente para desmontar o recolocar el material.
Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes de la competición. Así tendrás tiempo para organizar el cuadro, preparar las listas de salida y confirmar las necesidades dietéticas.
Envía el reglamento y el programa al jurado y a las asociaciones participantes al menos 5 días antes. Incluye horarios, mesas asignadas, instrucciones de puntuación y contactos del día del evento.
Asigna los voluntarios por puestos y turnos de 2 a 3 horas, incluyendo recepción, primeros auxilios, material, sonido y apoyo en las mesas del jurado. Confirma especialmente quién tiene formación en primeros auxilios.
Haz una comprobación técnica el día anterior: carga el equipo de puntuación, prueba portátiles, tablets, impresoras, cronómetros, micrófonos y cables, y verifica que las hojas de puntuación, medallas y premios estén completos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de gimnasia?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el pabellón y contacta con el jurado; deja las últimas 2 semanas para cerrar inscripciones, voluntarios, material y documentos.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes de la competición. Necesitas ese margen para confirmar participantes, recoger preferencias dietéticas y preparar el cuadro y las listas de salida.
¿Qué material hay que comprobar antes de una competición de gimnasia?: Comprueba al menos 2 días antes el suelo de gimnasia, los aparatos, las colchonetas, los trampolines, las bandejas de magnesio y la cinta de balizamiento. También debes probar el equipo de puntuación, las impresoras, los cronómetros y el sonido.
¿Cuándo hay que enviar el programa a los participantes?: Envíalo entre 5 y 7 días antes, cuando el cuadro y los horarios estén confirmados. Si hay cambios posteriores, manda una versión actualizada como máximo 24 horas antes.

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