Organiser une compétition de gymnastique, étape par étape

Une compétition de gymnastique se prépare dans un ordre précis : le règlement et le lieu d’abord, puis les inscriptions, les groupes et le planning du jury. Prévoyez ensuite le matériel, les feuilles de score, les récompenses et l’accueil du public. Les oublis arrivent souvent dans les détails : fichiers musicaux, besoins alimentaires, trousse de premiers secours ou impression des listes. Ce plan vous aide à suivre les 78 tâches et les 67 éléments nécessaires sans attendre la dernière semaine.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir le règlement du concours
2 personnes
2
Réserver le lieu du concours
3
Définir les membres du jury
2 personnes
4
Mettre en place les superviseurs
2 personnes
5
Inviter les participants
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Établir le tableau des matchs
2 personnes
9
Répartir les groupes de départ
2 personnes
10
Établir le planning du jury
11
Envoyer les informations aux participants
12
Envoyer les informations au public
13
Commander les prix
14
Vérifier les médailles
15
Imprimer les feuilles de score
16
Imprimer les listes de participants
17
Préparer les certificats
2 personnes
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Contrôler les engins de gymnastique
2 personnes
21
Préparer les fichiers musicaux
22
Vérifier la trousse de premiers secours
23
Trier les fournitures de restauration
2 personnes
24
Dégager la zone de compétition
4 personnes
25
Poser le praticable de gymnastique
6 personnes
26
Installer le pont
4 personnes
27
Installer la barre
4 personnes
28
Installer la barre fixe
4 personnes
29
Installer la table de saut
4 personnes
30
Installer les tapis de réception des chutes
4 personnes
31
Installer les tables du jury
3 personnes
32
Installer les sièges du public
4 personnes
33
Installer la table d'inscription
2 personnes
34
Installer la table traiteur
3 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Préparer le matériel de score
2 personnes
38
Fournir le matériel aux tables du jury
2 personnes
39
Tester le système de sonorisation
2 personnes
40
Vérifier l’éclairage du match
2 personnes

Événement

41
Inscrire les participants
4 personnes
42
Distribuer les dossards
2 personnes
43
Briefer les membres du jury
2 personnes
44
Animer l'échauffement
3 personnes
45
Annoncer l'ouverture
46
Animer le tour de compétition
8 personnes
47
Collecter les scores
2 personnes
48
Servir les boissons
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Répondre aux questions du public
2 personnes
52
Permuter les manches du concours
4 personnes
53
Lancer la musique pour les exercices
54
Animer le tour de compétition
8 personnes
55
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
56
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
57
Encadrer la dernière manche du match
8 personnes
58
Vérifier les scores finaux
3 personnes
59
Préparer les prix
2 personnes
60
Assurer la remise des prix
4 personnes
61
Annoncer les résultats
62
Faire le check-out des participants
2 personnes
63
Accompagner le public à l'extérieur
3 personnes

Suivi

64
Démonter les appareils de gymnastique
6 personnes
65
Ranger les tapis de gymnastique
4 personnes
66
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Rassembler les déchets
3 personnes
69
Nettoyer le sol de compétition
3 personnes
70
Nettoyer l’espace de restauration
2 personnes
71
Rassembler le matériel de notation
2 personnes
72
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
73
Éteindre l’équipement
2 personnes
74
Fermer le lieu
2 personnes
75
Publier les résultats en ligne
76
Partager les photos avec les participants
77
Retourner les matériels de location
2 personnes
78
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Plancher de gymnastique
Pont
Bar
Barre fixe
Table de saut
Banc de saut
Tapis de chuteqté 12
Tapis d’atterrissageqté 2
Bacs de craieqté 3
Rubans de gymnastiqueqté 20

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Bancs de vestiaireqté 8
Poubellesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Ciseauxqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Planches à découperqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 6
Chronomètresqté 6

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4
Passe-câblesqté 8

Décoration

Panneau d’accueil
Flèches directionnellesqté 12
Dossardsqté 120
Médaillesqté 36
Gobeletsqté 12
Certificatsqté 120
Nappesqté 12

Catering

Courses

Nettoyage

Balaiqté 4
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Balais à mainqté 4

Sécurité

Trousse de premiers secours
Poche de glaceqté 12
Gilets de sécuritéqté 10
Ruban de balisageqté 4
Cônesqté 20

Bureau

Feuilles de scoreqté 400
Stylos à billeqté 30
Crayonsqté 20
Gommeqté 10
Presse-papiersqté 12
Classeursqté 6
Papier pour imprimanteqté 2
Ruban adhésifqté 6
Marqueursqté 12

Conseils

Commencez par le règlement et la réservation de la salle, puis fixez les membres du jury et les superviseurs avant d’ouvrir les inscriptions. Gardez au moins 4 semaines entre l’ouverture des inscriptions et la compétition pour traiter les demandes particulières.
Après la clôture des inscriptions, répartissez les groupes de départ et établissez le tableau des matchs avant d’envoyer les informations. Vérifiez que chaque participant reçoit son horaire, les consignes et les indications utiles au moins 7 jours avant l’événement.
Contrôlez les agrès plusieurs jours à l’avance : praticable, pont, barres, table de saut et tapis doivent être disponibles et installés dans une zone dégagée. Ne gardez pas cette vérification pour le matin même, surtout si du matériel doit être déplacé ou remplacé.
Préparez les documents en deux temps : imprimez les listes de participants et les feuilles de score après la dernière modification, puis gardez des exemplaires supplémentaires. Comptez environ 10 % de feuilles en plus pour les erreurs, changements de groupe ou réimpressions.
Réglez l’accueil et la restauration avant l’installation finale : tables, chaises, poubelles, gobelets, boissons chaudes et glacières doivent être répartis dans des zones séparées de la compétition. Vérifiez aussi la trousse de premiers secours et les fichiers musicaux au plus tard la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de gymnastique ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, définir le jury, gérer les inscriptions, commander les prix et confirmer le planning.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations principales au moins 7 jours avant la compétition, dès que les groupes de départ et les horaires sont stabilisés. Renvoyez les changements importants dans les 24 heures suivant leur validation.
Quand imprimer les feuilles de score ?: Imprimez-les après la clôture des inscriptions et la dernière vérification du tableau des matchs, généralement 2 à 3 jours avant l’événement. Préparez environ 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les corrections ou les changements de groupe.
Que faut-il vérifier la veille d’une compétition de gymnastique ?: La veille, contrôlez les agrès, le praticable, les tapis, la sonorisation, les fichiers musicaux, les médailles, les certificats et la trousse de premiers secours. Vérifiez aussi que les listes et les feuilles de score correspondent bien au planning final.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.