Ein Schulmusical Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Schulmusical greifen Bühne, Proben, Technik, Kostüme und Publikum ineinander. Beginne deshalb nicht mit der Dekoration, sondern mit Termin, Raum, Besetzung und einem realistischen Probenplan. Danach folgen Ticketverkauf, Programm, Ausstattung und die Einteilung der Helfer. Plane spätestens in der letzten Woche einen vollständigen Technik- und Ablaufcheck ein – dort werden fehlende Musikdateien, Mikrofone, Requisiten und Beschriftungen sichtbar.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Vorstellung bestätigen
2 Personen
2
Ort und Raumaufteilung festlegen
2 Personen
3
Genehmigungen und Versicherungen prüfen
2 Personen
4
Budget und Zahlungsmittel festlegen
2 Personen
5
Besetzungsliste und Rollen festhalten
3 Personen
6
Crew und Freiwillige einteilen
3 Personen
7
Probenplan veröffentlichen
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
11
Ticketverkauf eröffnen
2 Personen
12
Programm und Besetzungsliste erstellen
2 Personen
13
Programmhefte drucken lassen
2 Personen
14
Dekorentwurf ausarbeiten
4 Personen
15
Dekorteile herstellen
6 Personen
16
Kostüme einsammeln
3 Personen
17
Kostüme anprobieren und beschriften
4 Personen
18
Requisiten sammeln
3 Personen
19
Musikdateien prüfen
2 Personen
20
Lichtplan erstellen
2 Personen
21
Schallkonzept erstellen
2 Personen
22
Reservierungen vornehmen
2 Personen
23
Verkaufsstand vorbereiten
2 Personen
24
Cateringbestellung aufgeben
2 Personen
25
Publikumsinformationen veröffentlichen
2 Personen
26
Technischen Probelauf durchführen
8 Personen
27
Dekor und Requisiten überprüfen
4 Personen
28
Ersatzkostüme bereitlegen
2 Personen
29
Publikumsrouten kontrollieren
3 Personen
30
Abschlusskontrolle des Ticketverkaufs durchführen
2 Personen
31
Einkaufen gehen
3 Personen
32
Programme und Tickets sortieren
3 Personen
33
Dekor und Material bereitstellen
6 Personen

Event

34
Saalboden und Bühne prüfen
3 Personen
35
Bühne und Dekor aufbauen
8 Personen
36
Lichttechnik aufbauen
3 Personen
37
Tontechnik anschließen
3 Personen
38
Stühle aufstellen
6 Personen
39
Eingangstresen einrichten
3 Personen
40
Cateringtheke einrichten
3 Personen
41
Getränke kalt stellen
2 Personen
42
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
43
Snacks vorbereiten
3 Personen
44
Umkleidekabinen einrichten
3 Personen
45
Kostüme pro Szene bereitlegen
3 Personen
46
Mikrofone testen
3 Personen
47
Lichtmodi testen
3 Personen
48
Musik-Cues testen
2 Personen
49
Cast und Crew briefen
3 Personen
50
Publikumsempfang betreuen
4 Personen
51
Tickets kontrollieren
3 Personen
52
Programme ausgeben
2 Personen
53
Catering ausgeben
4 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Hintergrund und Saallichter bedienen
2 Personen
56
Aufführung begleiten
6 Personen
57
Requisiten austauschen
3 Personen
58
Kostümwechsel begleiten
4 Personen
59
Pausenservice übernehmen
4 Personen
60
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
61
Castfoto und Applausmoment begleiten
3 Personen
62
Kasse und Einnahmen abschließen
2 Personen

Nachbereitung

63
Ausrüstung sicher abschalten
3 Personen
64
Deko abbauen
6 Personen
65
Requisiten sortieren
3 Personen
66
Kostüme einsammeln
4 Personen
67
Geschirr abwaschen
3 Personen
68
Abfall sammeln
3 Personen
69
Saal reinigen
5 Personen
70
Umkleiden reinigen
2 Personen
71
Materialien inventarisieren
2 Personen
72
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
73
Kostüme waschen und zurückbringen
3 Personen
74
Fotos und Dateien archivieren
2 Personen
75
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 220
TischeAnz. 12
UmkleideracksAnz. 6
KlappischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 3
HockerAnz. 10

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Musikplayer
FunkmikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 4
Mischpult
LautsprecherAnz. 2
MonitorspeakerAnz. 2
Diaprojektor
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

HintergrundvorhängeAnz. 3
DekorplattenAnz. 10
Dekorative StoffeAnz. 8
KunstpflanzenAnz. 12
Dekorative RahmenAnz. 6
GirlandenAnz. 12
BühnenansagenAnz. 6
WegweiserAnz. 10
NamensschilderAnz. 60
ProgrammhefteAnz. 240

Geschirr

GläserAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
ServierplattenAnz. 80
TellerAnz. 220
BestecksetsAnz. 220
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ZangenAnz. 6
KaraffenAnz. 6
EtagerenAnz. 6
ServiettenhalterAnz. 8

Catering

Kasse
Kartenterminal
Geldkassette
MenükartenAnz. 4
GetränkespenderAnz. 4
SnackschalenAnz. 250
KuchmesserAnz. 3
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
ReinigungswagenAnz. 2
HandschuheAnz. 12

Kostüme

KleiderständerAnz. 8
KleiderbügelAnz. 80
KleiderhüllenAnz. 60
SpiegelAnz. 4
KleiderdampferAnz. 2
NähsetsAnz. 4

Requisiten

RequisitentischeAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 16
RequisitenetikettenAnz. 80
Dekorative MöbelAnz. 10
HandrequisitenAnz. 30

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
FeuerlöscherAnz. 3
AbsperrpfostenAnz. 8
Rutschfeste MattenAnz. 6

Tipps

Lege zuerst Datum, Aufführungszeit und Raumaufteilung fest. Plane zusätzlich mindestens 60 Minuten für Aufbau sowie 30 Minuten für Einlass und letzte Kontrollen ein.
Halte Besetzung, Rollen und Verantwortliche schriftlich fest. Veröffentliche den Probenplan frühzeitig und trenne Proben für Bühne, Musik, Licht und Kostüme, damit Engpässe auffallen.
Eröffne den Ticketverkauf erst, wenn Sitzplätze, Einlass und Publikumsinformationen geklärt sind. Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche fortlaufend, statt sie kurz vor der Aufführung nachzutragen.
Prüfe Technik und Medien mindestens 7 Tage vorher im Raum: Funkmikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Musikplayer, Projektor, Verlängerungskabel und Gaffer Tape müssen gemeinsam getestet werden.
Sammle Kostüme und Requisiten spätestens 3 Tage vor der Aufführung ein. Beschrifte Kostüme nach Rolle und lege Bühnenmaterial, Taschenlampen, Wegweiser und Programmhefte an festen Stellen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Schulmusical organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor der Aufführung mit Termin, Raum, Besetzung und Probenplan. Genehmigungen, Versicherungen und Technik sollten spätestens 6 Wochen vorher geklärt sein.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Schulmusical starten?: Starte den Verkauf etwa 3 bis 4 Wochen vor der Aufführung, sobald Sitzplätze und Einlassregelung feststehen. Prüfe die Anmeldungen danach mindestens zweimal pro Woche.
Wann müssen Kostüme und Requisiten fertig sein?: Sammle Kostüme und Requisiten spätestens 3 Tage vor der Aufführung ein. Eine vollständige Anprobe mit Beschriftung sollte mindestens 7 Tage vorher stattfinden, damit Änderungen noch möglich sind.
Wie lange braucht der Technikcheck bei einem Schulmusical?: Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für einen vollständigen Durchlauf ein. Teste dabei jedes Mikrofon, die Musikdateien, Lautsprecher, Monitorspeaker, Licht, Projektion und alle Kabel im tatsächlichen Aufführungsraum.

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