Organiser une collecte pour la banque alimentaire

Une collecte alimentaire réussie commence par un objectif clair, une date confirmée avec la banque alimentaire et un lieu facile d’accès. Ensuite, il faut recruter assez de bénévoles, organiser les inscriptions et prévoir un parcours simple pour déposer les dons. Les détails qui posent le plus souvent problème sont les conditions d’acceptation, le stockage des produits périssables et les absences de dernière minute. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’ouverture du lieu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir les objectifs de collecte
2 personnes
3
Informer la banque alimentaire
4
Créer le formulaire d’inscription
5
Recruter des bénévoles
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier la promotion
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
11
Faire les réservations
12
Vérifier les conditions de don
2 personnes
13
Établir la liste de remise
14
Définir le parcours pour les dons
2 personnes
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Faire les courses
3 personnes
17
Vérifier les bacs de dons
2 personnes
18
Rassembler le matériel
2 personnes
19
Préparer les étiquettes
2 personnes
20
Confirmer les bénévoles
21
Vérifier les prévisions météo
22
Réfrigérer les courses périssables
2 personnes
23
Imprimer la liste d'inscription
24
Envoyer un rappel

Événement

25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Installer les tables
4 personnes
27
Installer les chaises
3 personnes
28
Aménager le point de collecte
3 personnes
29
Préparer les caisses de dons
3 personnes
30
Installer la signalisation
2 personnes
31
Aménager le coin café
2 personnes
32
Mettre les boissons au frais
2 personnes
33
Préparer les en-cas
3 personnes
34
Préparer la table d'inscription
2 personnes
35
Briefer les bénévoles
3 personnes
36
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
37
Accueillir les visiteurs
3 personnes
38
Accepter les dons
4 personnes
39
Trier les dons
4 personnes
40
Vérifier les dates de péremption
2 personnes
41
Tenir les inscriptions à jour
2 personnes
42
Fournir les informations
2 personnes
43
Servir le café et le thé
2 personnes
44
Servir des amuse-bouches
2 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Vider les poubelles
2 personnes
47
Essuyer les tables entre les services
2 personnes
48
Réanimer les stocks
2 personnes
49
Relayer les bénévoles
2 personnes
50
Annoncer l'heure de fin
51
Accepter les derniers dons
3 personnes
52
Clôturer les dons
3 personnes
53
Établir le récapitulatif des dons
2 personnes

Suivi

54
Vider le point de collecte
4 personnes
55
Emballer les denrées alimentaires en toute sécurité
4 personnes
56
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
57
Faire la vaisselle
3 personnes
58
Nettoyer la cuisine
3 personnes
59
Rassembler les déchets
2 personnes
60
Nettoyer le sol
2 personnes
61
Vérifier les toilettes
62
Fermer le lieu
2 personnes
63
Transférer les dons
3 personnes
64
Contrôler les aliments restants
2 personnes
65
Donner la nourriture restante
2 personnes
66
Nettoyer le matériel
2 personnes
67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
68
Retirer les panneaux promotionnels
2 personnes
69
Publier les résultats
70
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tables pliantesqté 2
Portants à vêtementsqté 2
Tentes de réceptionqté 2
Chariot de transportqté 2

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pincesqté 4
Verres doseursqté 2
Carafes d’eauqté 6

Équipement

Caissesqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Téléphones portablesqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Décoration

Panneaux d'informationqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Bannièresqté 3
Nappesqté 8

Organisation

Caisses de donsqté 30
Caisses pliablesqté 12
Rouleaux d'étiquettesqté 6
Marqueurs indélébilesqté 12
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Formulaires d’inscriptionqté 150
Brochures d’informationqté 150
Roll-containersqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Contactez la banque alimentaire avant de communiquer la collecte : vérifiez les produits acceptés, les horaires de remise et les éventuelles règles concernant les produits frais. Faites valider votre liste au moins une semaine à l’avance.
Fixez votre objectif en volume ou en nombre de dons, puis adaptez le nombre de bénévoles au flux attendu. Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil, une pour le tri et une pour orienter les dépôts pendant les heures d’affluence.
Décrivez le parcours des dons avant le jour J : entrée, dépôt, tri, rangement et sortie. Des panneaux indicateurs visibles et des caisses séparées évitent que les visiteurs cherchent où poser leurs sacs.
Envoyez un rappel aux inscrits 24 à 48 heures avant la collecte, avec l’adresse, l’horaire, les consignes de don et un numéro joignable. Confirmez aussi directement les bénévoles qui ouvrent le lieu et ceux qui ferment.
Traitez les produits périssables dès leur arrivée et gardez-les au frais jusqu’à la remise. Vérifiez les prévisions météo la veille si une partie de l’accueil se fait sous une tente, puis préparez des solutions d’éclairage et de rallonges pour le lieu.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une collecte alimentaire ?: Prévoyez idéalement trois à quatre semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer la date et le lieu, d’informer la banque alimentaire, de recruter les bénévoles et de communiquer les consignes aux donateurs.
Combien de bénévoles faut-il pour une collecte alimentaire ?: Pour une petite collecte, commencez avec trois personnes présentes en même temps : accueil, tri et orientation. Ajoutez une personne par tranche d’environ 30 à 40 donateurs attendus, et gardez au moins un remplaçant joignable.
Quand faut-il vérifier les produits acceptés par la banque alimentaire ?: Vérifiez les conditions au moins sept jours avant la collecte, puis rappelez-les dans le message envoyé aux participants. Une dernière confirmation la veille permet d’éviter l’arrivée de produits impossibles à remettre.
Comment conserver les dons périssables pendant la collecte ?: Placez-les au frais dès leur réception et contrôlez régulièrement les glacières ou espaces réfrigérés. Organisez leur remise le jour même, ou selon le délai convenu avec la banque alimentaire, plutôt que de les laisser plusieurs heures à température ambiante.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.