So organisierst du eine Tafel für die Lebensmittelbank
Bei einer Tafel-Aktion entscheidet die Reihenfolge über den Aufwand: Erst Datum, Ort und Sammelziele festlegen, dann Tafel, Helfende und Teilnehmende informieren. Plane früh, wie Spenden angenommen, geprüft, beschriftet und zurückgegeben werden. Besonders bei verderblichen Lebensmitteln, freiwilligen Schichten und dem Transport entstehen sonst kurzfristig Lücken. Der Ablauf auf dieser Seite führt dich von der ersten Abstimmung bis zum Öffnen der Location.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Sammelziele festlegen
2 Personen
- 3
Tafel informieren
- 4
Anmeldeformular erstellen
- 5
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Werbung veröffentlichen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
- 11
Reservierungen vornehmen
- 12
Spendenbedingungen prüfen
2 Personen
- 13
Rückgabeliste erstellen
- 14
Spendenroute festlegen
2 Personen
- 15
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 16
Einkaufen gehen
3 Personen
- 17
Spendenkisten kontrollieren
2 Personen
- 18
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 19
Etiketten vorbereiten
2 Personen
- 20
Freiwillige bestätigen
- 21
Wettervorhersage prüfen
- 22
Verderbliche Einkäufe kühlen
2 Personen
- 23
Registrierungsliste drucken
- 24
Erinnerung senden
Event
- 25
Location öffnen
2 Personen
- 26
Tische aufstellen
4 Personen
- 27
Stühle aufstellen
3 Personen
- 28
Sammelstelle einrichten
3 Personen
- 29
Spendenkisten bereitstellen
3 Personen
- 30
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 31
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 32
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 33
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 34
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
- 35
Freiwillige einweisen
3 Personen
- 36
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 37
Besucher empfangen
3 Personen
- 38
Spenden annehmen
4 Personen
- 39
Spenden sortieren
4 Personen
- 40
Mindesthaltbarkeitsdaten prüfen
2 Personen
- 41
Anmeldungen verwalten
2 Personen
- 42
Informationen bereitstellen
2 Personen
- 43
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 44
Snacks servieren
2 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 46
Mülleimer leeren
2 Personen
- 47
Tische zwischendurch abwischen
2 Personen
- 48
Bestand auffüllen
2 Personen
- 49
Freiwillige ablösen
2 Personen
- 50
Endzeit ankündigen
- 51
Letzte Spenden entgegennehmen
3 Personen
- 52
Spenden abschließen
3 Personen
- 53
Spendenübersicht erstellen
2 Personen
Nachbereitung
- 54
Sammelstelle leerräumen
4 Personen
- 55
Lebensmittel sicher verpacken
4 Personen
- 56
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 57
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 58
Küche reinigen
3 Personen
- 59
Abfall sammeln
2 Personen
- 60
Boden reinigen
2 Personen
- 61
Toiletten kontrollieren
- 62
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 63
Spenden übergeben
3 Personen
- 64
Übrig gebliebene Lebensmittel kontrollieren
2 Personen
- 65
Übrig gebliebene Lebensmittel spenden
2 Personen
- 66
Materialien reinigen
2 Personen
- 67
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 68
Werbeschilder entfernen
2 Personen
- 69
Ergebnis veröffentlichen
- 70
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 40
- KlappischeAnz. 2
- KleiderständerAnz. 2
- PartyzelteAnz. 2
- TransportwagenAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 80
- Wiederverwendbare GläserAnz. 80
- Mehrweg-TellerAnz. 80
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 80
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ZangenAnz. 4
- MessbecherAnz. 2
- WasserkannenAnz. 6
Ausstattung
- KassenboxenAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- MobiltelefoneAnz. 3
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
Dekoration
- InfotafelnAnz. 6
- WegweiserAnz. 8
- BannerAnz. 3
- TischdeckenAnz. 8
Organisation
- SpendenkistenAnz. 30
- KlappkistenAnz. 12
- EtikettenrollenAnz. 6
- Wasserfeste StifteAnz. 12
- KlemmbretterAnz. 6
- StifteAnz. 30
- RegistrierungsformulareAnz. 150
- InformationsbroschürenAnz. 150
- RollcontainerAnz. 4
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Kläre die Spendenbedingungen der Tafel, bevor du Einladungen verschickst. Lege schriftlich fest, welche Lebensmittel angenommen werden, wie sie verpackt sein müssen und was am Ende zurückgegeben wird.
- Erstelle das Anmeldeformular mit Ernährungswünschen und Helferbedarf. Teile die Freiwilligen anschließend in feste Schichten ein und bestätige jede Person noch einmal per Erinnerung.
- Plane die Spendenroute vor dem Einkauf. Kontrolliere Spendenkisten, Transportwagen und Kühlboxen spätestens am Vortag, damit empfindliche Lebensmittel ohne unnötige Verzögerung gekühlt werden können.
- Bereite Etiketten, Infotafeln und Wegweiser vor dem Veranstaltungstag vor. Beschriftete Sammelstellen verhindern, dass Spenden, Rückgaben und Materialien durcheinandergeraten.
- Prüfe am Vortag die Wettervorhersage und die Ausstattung der Location. Für Außenbereiche solltest du Partyzelte, LED-Lampen, Verlängerungskabel sowie genügend Tische und Stühle eingeplant haben.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Tafel-Aktion für die Lebensmittelbank planen?
- Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Ort und Sammelzielen. Die Abstimmung mit der Tafel, das Anmeldeformular und die Rekrutierung der Freiwilligen brauchen meist mehr Zeit als der Einkauf.
- Wie viele Helfer braucht man für eine Tafel-Aktion?
- Plane mindestens 2 Personen für die Registrierung, 2 für die Annahme und Kontrolle der Spenden und je nach Größe weitere Helfende für Ausgabe und Transport ein. Teile die Aufgaben in Schichten von etwa 2 bis 3 Stunden ein, damit niemand den ganzen Tag vor Ort bleiben muss.
- Wann müssen verderbliche Spenden gekühlt werden?
- Verderbliche Einkäufe und Spenden gehören direkt nach der Annahme in Kühlboxen oder einen Kühlschrank. Kontrolliere die Kühlmöglichkeit spätestens am Vortag und lege die Spendenroute so fest, dass keine unnötigen Wartezeiten entstehen.
- Was sollte man am Tag vor der Tafel-Aktion erledigen?
- Drucke die Registrierungsliste, bereite Etiketten und Rückgabeliste vor und bestätige die Freiwilligen. Prüfe außerdem Wetter, Material, Transport und die Öffnungszeit der Location, damit am Veranstaltungstag nur noch aufgebaut und verteilt werden muss.
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