Comment organiser une challenge familial sans rien oublier

Une challenge familial réussie repose surtout sur une bonne séquence de préparation. Commencez par fixer la date et le lieu, puis ouvrez les inscriptions avant de construire les équipes et le programme de jeu. Les besoins alimentaires, la météo et le matériel sportif doivent être vérifiés plusieurs jours à l’avance, pas le matin même. Le jour J, prévoyez un accueil simple, des stations clairement identifiées et un déroulé imprimé pour chaque responsable.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir les inscriptions
4
Confirmer la réservation du lieu
5
Définir le programme de jeu
3 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Former les équipes
2 personnes
9
Envoyer la répartition des équipes
10
Rédiger le règlement
2 personnes
11
Imprimer le déroulé
12
Vérifier les prévisions météo
13
Confirmer le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
14
Commander les courses
2 personnes
15
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
16
Récupérer les prix et les médailles
17
Réceptionner les courses
2 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Trier les chasubles d'équipe
2 personnes
20
Préparer les stations de jeu
3 personnes
21
Préparer la table des prix
2 personnes
22
Préparer les formulaires d'inscription
23
Vérifier le matériel de premiers secours
24
Charger le matériel rechargeable

Événement

25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Monter les tentes de réception
4 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Installer les aires de compétition
4 personnes
29
Installer le matériel de jeu à chaque station
4 personnes
30
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
31
Suspendre la décoration
2 personnes
32
Tester la musique et le micro
2 personnes
33
Préparer le café et le thé
2 personnes
34
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
35
Briefer les bénévoles
3 personnes
36
Accueillir les participants
3 personnes
37
Enregistrer la présence
2 personnes
38
Distribuer les gilets d'équipe
2 personnes
39
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
40
Animer la ronde d'ouverture
3 personnes
41
Encadrer le premier tour du Zeskamp
6 personnes
42
Distribuer de l’eau et des fruits
2 personnes
43
Encadrer la deuxième manche du zeskamp
6 personnes
44
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
45
Accompagner la troisième manche du zeskamp
6 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Servir les amuse-bouches
2 personnes
48
Allumer le barbecue
2 personnes
49
Préparer le barbecue
3 personnes
50
Servir le barbecue
4 personnes
51
Ravitaillement en salades et pain
2 personnes
52
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Encadrer la finale du Zeskamp
6 personnes
55
Vérifier le score final
2 personnes
56
Remettre les prix
3 personnes
57
Dire quelques mots d'au revoir et de remerciement
58
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
59
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

60
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
61
Vider le buffet et le point boissons
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Démonter les tentes de fête
4 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
67
Éteindre l’éclairage
68
Rassembler les objets trouvés
69
Stocker le matériel au sec
2 personnes
70
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
71
Nettoyer les glacières
2 personnes
72
Trier les restes
2 personnes
73
Effectuer le contrôle final du lieu
2 personnes
74
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de bièreqté 4
Tables de buffetqté 3
Table des prix
Porte-manteauxqté 2

Matériel de sport

Cônesqté 40
Ruban de balisageqté 4
Corde de tir à la corde
Témoins de relaisqté 6
Seaux d'eauqté 8
Balles épongeqté 20
Grosses balles souplesqté 6
Frisbeesqté 6
Cerceauxqté 12
Masquesqté 6
Relais à l’épongeqté 6
Panneaux de scoreqté 6
Chronomètresqté 6
Siffletsqté 6
Chasubles d’équipeqté 60
Drapeaux de départ et d’arrivéeqté 6
Bacs en plastiqueqté 12
Tunnel de crawl
Poutre d'équilibre
Sacs de sableqté 12
Mètre rubanqté 2
Chemises de score imperméablesqté 6

Équipement

Enceinte portable
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Barbecueqté 2
Ustensiles de barbecueqté 2
Bouteilles de gazqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 70
Bols réutilisablesqté 70
Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 80
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Ciseauxqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Drapeaux d’équipeqté 6
Ruban de prix
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 70
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 2
Plaques de cuisson en aluminiumqté 4
Balance de cuisine

Nettoyage

Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Prixqté 6
Médaillesqté 60
Trousse de premiers secours
Distributeurs de crème solaireqté 2
Courses

Conseils

Fixez la date et confirmez le lieu avant d’envoyer les invitations. Fermez les inscriptions au moins 7 jours avant la challenge pour avoir le temps de former les équipes et de recueillir les besoins alimentaires.
Construisez les équipes après les inscriptions, puis envoyez leur répartition 3 à 5 jours avant l’événement. Préparez les chasubles par équipe dans des bacs séparés afin de réduire l’attente au démarrage.
Écrivez le programme avec les horaires, les responsables, les scores et les rotations entre les stations. Prévoyez un exemplaire imprimé pour chaque responsable et gardez les fiches de score dans des chemises imperméables.
Vérifiez le matériel sportif au moins 3 jours avant : cônes, sifflets, chronomètres, témoins, balles, frisbees et matériel de tir à la corde. Chargez aussi l’enceinte portable et tout équipement rechargeable la veille.
Décidez du plan mauvais temps avant de commander les courses et d’installer les jeux. Vérifiez les prévisions 48 heures avant, confirmez les tentes ou l’espace de repli, puis refroidissez les boissons et réceptionnez les courses la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une challenge familial ?: Prévoyez 3 à 4 semaines pour une organisation confortable. Les inscriptions devraient être ouvertes au moins 14 jours avant, puis clôturées environ 7 jours avant afin de former les équipes et finaliser le programme.
Quand former les équipes pour une challenge familial ?: Formez les équipes dès la clôture des inscriptions, idéalement 5 à 7 jours avant l’événement. Envoyez ensuite la répartition 3 à 5 jours avant pour laisser le temps aux participants de poser leurs questions.
Quand vérifier le matériel sportif ?: Faites un premier contrôle 3 jours avant la challenge, puis un dernier passage la veille. Testez notamment les chronomètres, les sifflets, les panneaux de score et les éléments nécessaires aux stations de jeu.
Que prévoir en cas de pluie pour une challenge familial ?: Arrêtez votre décision au plus tard 48 heures avant, en fonction des prévisions et du lieu de repli. Préparez des tentes ou une solution intérieure, et protégez les scores et le déroulé dans des chemises imperméables.

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