Cómo organizar una zeskamp familiar sin perder el control

Una zeskamp familiar funciona mejor cuando la jornada está decidida antes de montar la primera estación. Empieza fijando fecha, lugar y número de participantes; después organiza las inscripciones, forma equipos y convierte el programa en horarios concretos. Deja preparados los materiales por juego, la puntuación y el plan para mal tiempo. El día del evento, una persona debe coordinar los tiempos mientras otras controlan estaciones, comida, seguridad y resultados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Abrir inscripciones
4
Confirmar la reserva del recinto
5
Establecer el programa de juegos
3 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Formar equipos
2 personas
9
Enviar la distribución del equipo
10
Redactar las reglas del juego
2 personas
11
Imprimir el plan de trabajo
12
Comprobar el pronóstico del tiempo
13
Confirmar el plan para mal tiempo
2 personas
14
Pedir la compra
2 personas
15
Comprobar el material deportivo
2 personas
16
Recoger los premios y medallas
17
Recibir los víveres
2 personas
18
Enfriar bebidas
2 personas
19
Clasificar los petos del equipo
2 personas
20
Preparar las estaciones de juegos
3 personas
21
Preparar la mesa de premios
2 personas
22
Dejar listos los formularios de inscripción
23
Comprobar el material de primeros auxilios
24
Cargar el equipo recargable

Evento

25
Abrir la ubicación
2 personas
26
Montar las carpas
4 personas
27
Colocar mesas y sillas
4 personas
28
Marcar los campos de competición
4 personas
29
Preparar el material de juego por estación
4 personas
30
Montar el buffet y el punto de bebidas
3 personas
31
Colgar la decoración
2 personas
32
Probar la música y el micrófono
2 personas
33
Preparar café y té
2 personas
34
Preparar el buffet de almuerzo
3 personas
35
Instruir a los voluntarios
3 personas
36
Recepción de participantes
3 personas
37
Registrar la asistencia
2 personas
38
Repartir petos del equipo
2 personas
39
Explicar las reglas del juego
2 personas
40
Coordinar la ronda de apertura
3 personas
41
Dirigir la primera ronda del zeskamp
6 personas
42
Repartir agua y fruta
2 personas
43
Dirigir la segunda ronda del zeskamp
6 personas
44
Procesar los resultados provisionales
2 personas
45
Coordinar la tercera ronda del zeskamp
6 personas
46
Rellenar las bebidas
2 personas
47
Servir aperitivos
2 personas
48
Encender la barbacoa
2 personas
49
Preparar la barbacoa
3 personas
50
Servir la barbacoa
4 personas
51
Reponer ensaladas y pan
2 personas
52
Reponer vajilla y cubertería
53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
54
Coordinar la final del zeskamp
6 personas
55
Comprobar la clasificación final
2 personas
56
Entregar premios
3 personas
57
Dar el discurso de despedida y agradecimiento
58
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
59
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

60
Reunir material deportivo
4 personas
61
Vaciar el buffet y el punto de bebidas
3 personas
62
Lavar la vajilla
3 personas
63
Recoger mesas y sillas
4 personas
64
Desmontar las carpas
4 personas
65
Limpiar el lugar
4 personas
66
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
67
Apagar la iluminación
68
Recoger objetos perdidos
69
Guardar los materiales en seco
2 personas
70
Devolver el material prestado
2 personas
71
Limpiar neveras portátiles
2 personas
72
Clasificar sobrantes
2 personas
73
Realizar la inspección final del lugar
2 personas
74
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 8
Sillascant. 60
Mesas de cervezacant. 4
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de premios
Percheroscant. 2

Material deportivo

Conoscant. 40
Cinta de señalizacióncant. 4
Cuerda para tira y afloja
Testigos de relevocant. 6
Cubos de aguacant. 8
Esponjascant. 20
Pelotas grandes blandascant. 6
Frisbeescant. 6
Aroscant. 12
Antifacescant. 6
Relevos con esponjascant. 6
Marcadorescant. 6
Cronómetroscant. 6
Silbatoscant. 6
Petos de equipocant. 60
Banderas de salida y metacant. 6
Cajas de plásticocant. 12
Túnel para gatear
Balanza de equilibrio
Sacos de arenacant. 12
Cinta métricacant. 2
Carpetas impermeables para puntuacióncant. 6

Equipo

Altavoz portátil
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Barbacoacant. 2
Utensilios de barbacoacant. 2
Botellas de gascant. 2

Vajilla

Platos reutilizablescant. 70
Cuencos reutilizablescant. 70
Vasos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 50
Cubiertoscant. 80
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 8
Tijerascant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Arcos de globoscant. 2
Banderas del equipocant. 6
Cinta de precio
Mantelescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 70
Rotuladorescant. 12
Portapapelescant. 8

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Faroles LEDcant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 6
Jarras medidorascant. 2
Bandejas de horno de aluminiocant. 4
Balanza de cocina

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Premioscant. 6
Medallascant. 60
Botiquín de primeros auxilios
Dispensadores de protector solarcant. 2
Compras

Consejos

Cierra las inscripciones varios días antes de la zeskamp y recoge también las preferencias dietéticas. Con esa cifra puedes formar equipos equilibrados, calcular la comida y enviar la distribución de equipos con antelación.
Diseña el programa con una hora de inicio, una duración por prueba y pausas entre estaciones. Reserva al menos 10 minutos para cambiar de juego, mover grupos y resolver dudas sobre las reglas.
Prepara cada estación en una caja o conjunto separado: conos, silbatos, cronómetros, petos y el material específico de la prueba. Así no tendrás que buscar frisbees, aros o cubos de agua mientras los equipos esperan.
Escribe reglas breves y visibles, y usa carpetas impermeables para las hojas de puntuación. Designa a una persona para anotar los resultados y otra para confirmar los tiempos; mezclar ambas funciones suele provocar errores.
Comprueba el pronóstico y confirma el plan alternativo antes de comprar o montar. Las carpas, mesas, sillas, primeros auxilios, bebidas frías y premios deben estar asignados a una zona concreta, no simplemente apilados para el día del evento.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una zeskamp familiar?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar y enviar las invitaciones. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes, de modo que aún tengas tiempo para formar equipos y ajustar las compras.
¿Cuánto debe durar una zeskamp familiar?: Calcula entre 3 y 4 horas para seis pruebas, incluyendo pausas y el cambio entre estaciones. Añade unos 30 minutos para la bienvenida, las explicaciones, los resultados y la entrega de premios.
¿Cuántas personas hacen falta para coordinar una zeskamp?: Para una actividad de hasta 30 participantes, trabaja con al menos 4 personas: una coordinación general y tres responsables de estaciones o grupos. Si hay más participantes, añade aproximadamente 1 responsable por cada 10 a 12 personas.
¿Qué se hace si llueve durante la zeskamp?: Define el plan alternativo como mínimo 48 horas antes y comunica el cambio en cuanto la previsión lo justifique. Traslada las pruebas compatibles al espacio cubierto y deja preparada una versión más corta para no alargar la jornada con mal tiempo.

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