Organiser une cérémonie de remise du prix des entrepreneurs

Une cérémonie de remise du prix des entrepreneurs se prépare dans un ordre précis : fixer la date et le lieu, construire le programme, puis ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite le travail du jury, l’accueil des nominés et la coordination des intervenants. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les certificats, les présentations et les tests techniques. Gardez une liste de contacts et un déroulé imprimé pour piloter la journée sans dépendre d’un seul ordinateur.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Établir le programme et le planning
2 personnes
3
Définir les catégories et les prix
2 personnes
4
Ouvrir le formulaire d’inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Contacter les invités par téléphone
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer les jurés
10
Préparer les formulaires du jury
11
Rassembler les nominés
2 personnes
12
Informer les nommés
13
Briefer les intervenants et le présentateur
2 personnes
14
Commander les prix et les certificats
15
Rassembler les présentations et les logos
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Imprimer la liste des invités
18
Faire les courses
2 personnes
19
Vérifier la commande traiteur
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Vérifier les certificats
2 personnes
22
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
23
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
24
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Installer la table d'inscription
2 personnes
27
Marquer la zone du podium
2 personnes
28
Installer la décoration
3 personnes
29
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
30
Tester les présentations
2 personnes
31
Tester les microphones
2 personnes
32
Préparer les prix et les certificats
2 personnes
33
Mettre en place le buffet et les boissons
3 personnes
34
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
35
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

36
Accueillir les invités
4 personnes
37
Enregistrer la présence
2 personnes
38
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
39
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
40
Servir des amuse-bouches
3 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
42
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
43
Encadrer le tour de réseautage
2 personnes
44
Servir le café et le thé
2 personnes
45
Encadrer les membres du jury
46
Annoncer les finalistes
47
Servir les boissons de la pause
3 personnes
48
Animer la remise des prix
3 personnes
49
Photographier les gagnants
2 personnes
50
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
51
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
52
Dégager les tables
3 personnes
53
Animer le cocktail networking
2 personnes
54
Annoncer le dernier tour
55
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

56
Rassembler les déchets
3 personnes
57
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
58
Remettre le mobilier en place
4 personnes
59
Éteindre l’équipement
2 personnes
60
Nettoyer le lieu
4 personnes
61
Retirer la décoration
2 personnes
62
Refroidir le catering restant
2 personnes
63
Rapporter le matériel
3 personnes
64
Rendre les articles empruntés
2 personnes
65
Envoyer les messages de remerciement
66
Partager les photos des gagnants
67
Archiver les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 2
Tables hautesqté 10
Tables à mangerqté 12
Chaisesqté 110
Nappesqté 14
Tabouretsqté 12
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4

Vaisselle

Verres à vinqté 120
Verres à eauqté 120
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 130
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettesqté 130
Couteauxqté 130
Cuillèresqté 120
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 10

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentation
Appareil photo
Trépiedsqté 2
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4

Décoration

Panneau d’accueil
Numéros de tableqté 12
Supports de badges nominatifsqté 110
Panneau de table des prix
Bannière de fond
Compositions floralesqté 8
Décorations de tableqté 12
Guirlandes de fanionsqté 6
Prixqté 6
Classeurs de certificatsqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs LEDqté 4

Cuisine

Carafesqté 12
Thermosqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Louchesqté 10
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le lieu et la durée de chaque séquence du programme. Gardez au moins 30 minutes de marge avant l’ouverture des portes pour les réglages et les imprévus.
Ouvrez les inscriptions dès que les catégories et les prix sont définis. Demandez dans le même formulaire les besoins alimentaires afin de transmettre un nombre fiable au traiteur au moins 7 jours avant la cérémonie.
Confirmez les jurés et envoyez-leur les formulaires suffisamment tôt pour qu’ils puissent examiner les candidatures avant la réunion de décision. Préparez aussi une liste claire des nominés et informez chaque personne retenue séparément.
Briefez le présentateur et les intervenants avec le déroulé, les temps de parole et les fichiers de présentation. Rassemblez les logos et les diaporamas dans un seul dossier, puis testez-les sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur avant l’arrivée du public.
La veille, vérifiez les certificats, les badges, la commande traiteur, les boissons à refroidir et la liste des invités. Sur place, testez les microphones sans fil, les haut-parleurs et les rallonges avant d’installer définitivement les tables et les chaises.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une cérémonie de remise de prix ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, ouvrir les inscriptions, réunir le jury, commander les prix et briefer les intervenants.
Quand ouvrir les inscriptions pour un prix d’entrepreneurs ?: Ouvrez-les environ 4 semaines avant la cérémonie et laissez au moins 10 à 14 jours pour recevoir les candidatures. Réservez ensuite une semaine au jury pour l’examen et la sélection.
Quand confirmer le traiteur et les besoins alimentaires ?: Recueillez les besoins alimentaires dès l’inscription, puis transmettez le récapitulatif au traiteur au moins 7 jours avant l’événement. Recomptez les invités inscrits 48 heures avant la cérémonie.
Que faut-il tester le jour de la cérémonie ?: Prévoyez 60 à 90 minutes avant l’ouverture pour tester les microphones, les haut-parleurs, le vidéoprojecteur, l’écran et les présentations. Vérifiez aussi les prises, les rallonges et la circulation entre les tables.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.