Eine Unternehmerpreisverleihung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Unternehmerpreisverleihung laufen Bewerbung, Juryarbeit, Bühnenprogramm und Empfang parallel. Starte deshalb mit Datum und Ort und lege danach Kategorien, Preise und den Zeitplan fest. Öffne früh das Anmeldeformular, bestätige die Jury und sammle Präsentationen, Logos sowie Ernährungswünsche. In den letzten Tagen geht es vor allem um Zertifikate, Technik, Gästeliste, Catering und einen klaren Ablauf vor Ort.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
- 3
Kategorien und Preise festlegen
2 Personen
- 4
Anmeldeformular öffnen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Geladene Gäste telefonisch kontaktieren
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Jurymitglieder bestätigen
- 10
Juryformulare vorbereiten
- 11
Nominierte sammeln
2 Personen
- 12
Nominierte informieren
- 13
Referenten und Moderator einweisen
2 Personen
- 14
Preise und Zertifikate bestellen
- 15
Präsentationen und Logos sammeln
- 16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 17
Gästeliste drucken
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Cateringbestellung prüfen
- 20
Getränke kühlen
2 Personen
- 21
Zertifikate überprüfen
2 Personen
- 22
Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken
- 23
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
- 24
Location und Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 25
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 26
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 27
Bühnenbereich markieren
2 Personen
- 28
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 29
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
- 30
Präsentationen testen
2 Personen
- 31
Mikrofone testen
2 Personen
- 32
Preise und Zertifikate bereitstellen
2 Personen
- 33
Buffet und Getränke bereitstellen
3 Personen
- 34
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
- 35
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
Event
- 36
Gäste empfangen
4 Personen
- 37
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 38
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 39
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
- 40
Snacks servieren
3 Personen
- 41
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 42
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
- 43
Netzwerkrunde betreuen
2 Personen
- 44
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 45
Juroren begleiten
- 46
Finalisten ankündigen
- 47
Pausengetränke servieren
3 Personen
- 48
Preisverleihung betreuen
3 Personen
- 49
Gewinner fotografieren
2 Personen
- 50
Abendbuffet eröffnen
2 Personen
- 51
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
- 52
Tische abräumen
3 Personen
- 53
Networking-Event betreuen
2 Personen
- 54
Letzte Runde ankündigen
- 55
Gäste verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 56
Abfall sammeln
3 Personen
- 57
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
- 58
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 59
Geräte ausschalten
2 Personen
- 60
Location reinigen
4 Personen
- 61
Dekoration entfernen
2 Personen
- 62
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
- 63
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 64
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 65
Dankesnachrichten versenden
- 66
Fotos mit den Gewinnern teilen
- 67
Rechnungen und Belege archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- EmpfangstischeAnz. 2
- Hohe StehtischeAnz. 10
- EsstischeAnz. 12
- StühleAnz. 110
- TischwäscheAnz. 14
- HockerAnz. 12
- Rednertisch
- BühnenelementeAnz. 4
Geschirr
- WeingläserAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 100
- TellerAnz. 130
- DesserttellerAnz. 120
- GabelnAnz. 130
- MesserAnz. 130
- LöffelAnz. 120
- KaffeelöffelAnz. 100
- ServierschalenAnz. 16
- ServierzangenAnz. 10
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Mikrofonständer
- LautsprecherAnz. 2
- Audiomischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Präsentationsklicker
- Fotokamera
- StativeAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 4
Dekoration
- Willkommensschild
- TischnummernAnz. 12
- NamensschildhalterAnz. 110
- Preistischschild
- Hintergrundbanner
- BlumenarrangementsAnz. 8
- TischdekorationenAnz. 12
- WimpelkettenAnz. 6
- PreiseAnz. 6
- ZertifikatsmappenAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- LED-SpotsAnz. 4
Küche
- KaraffenAnz. 12
- ThermoskannenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 10
- FlaschenöffnerAnz. 4
- KorkenzieherAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
- PutzeimerAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Kategorien, Preise und Bewertungskriterien fest, bevor du das Anmeldeformular öffnest. So erhalten alle Bewerber dieselben Informationen und die Jury kann später mit einheitlichen Formularen arbeiten.
- Plane die Juryarbeit rückwärts vom Veranstaltungstag: Nominierte sammeln, Juryformulare versenden und die Entscheidungen spätestens 7 Tage vorher abschließen. Danach lassen sich Preise und Zertifikate noch kontrollieren und bestellen.
- Schicke Einladungen frühzeitig und rufe geladene Gäste zusätzlich an. Eine aktuelle Gästeliste mit Zu- und Absagen sowie Ernährungswünschen sollte spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung an das Catering gehen.
- Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher und Präsentationsklicker mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Prüfe dabei auch zwei Verlängerungskabel, Stromwege und einen Ersatzplan für Präsentationen.
- Teile den Veranstaltungstag in Aufbau, Technikprobe, Empfang, Programm und Abbau ein. Kontrolliere vor dem Einlass Toiletten, Sitzordnung, Namensschilder, gekühlte Getränke und die gedruckte Kontaktliste.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Unternehmerpreisverleihung organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Kategorien und Jury. Einladungen und Anmeldungen sollten etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin starten.
- Wann muss die Jury die Gewinner einer Unternehmerpreisverleihung festlegen?
- Plane den Abschluss der Jurybewertung spätestens 7 Tage vor der Verleihung. So bleiben mehrere Werktage, um Zertifikate, Preise, Schreibweisen und die Präsentation zu prüfen.
- Wie viele Getränke braucht man für eine Unternehmerpreisverleihung?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Stelle zusätzlich Wasser für alle Gäste bereit und kühle die Getränke spätestens am Veranstaltungstag.
- Wie lange vor Beginn sollte man die Technik aufbauen?
- Sei mindestens 2 Stunden vor dem Einlass am Veranstaltungsort. Für Mikrofone, Beamer, Lautsprecher, Audiomischpult und Präsentationen sollte eine vollständige Probe von 45 bis 60 Minuten eingeplant werden.
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