Organiser une célébration de Sinterklaas sans rien oublier

Commencez par fixer la date, le programme et les espaces nécessaires avant d’envoyer les invitations. Pour une célébration de Sinterklaas, les inscriptions, les besoins alimentaires et la préparation des cadeaux demandent généralement le plus de suivi. Prévoyez ensuite l’animation, la technique et l’aménagement de la salle dans un ordre précis. Les dernières heures servent surtout à refroidir les boissons, préparer les en-cas et vérifier que chaque cadeau porte le bon nom.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
3 personnes
2
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
3
Fixer Sinterklaas et les Pieten
2 personnes
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
8
Remettre le programme à l’animateur
9
Vérifier la liste de cadeaux
2 personnes
10
Répartir les cadeaux par groupe
4 personnes
11
Créer des étiquettes nominatives pour les cadeaux
2 personnes
12
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Faire les courses
3 personnes
15
Emballer les cadeaux
4 personnes
16
Vérifier la décoration
2 personnes
17
Tester la technique
2 personnes
18
Vider les réfrigérateurs
2 personnes
19
Préparer les en-cas
4 personnes
20
Installer la table des cadeaux
2 personnes
21
Mettre les boissons au frais
2 personnes
22
Préparer le café et le thé
2 personnes
23
Installer les tables
4 personnes
24
Installer les chaises
4 personnes
25
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
26
Installer le décor de fond
3 personnes
27
Suspendre la décoration
4 personnes
28
Brancher l’éclairage et le son
2 personnes
29
Tester la musique et le micro
2 personnes
30
Vérifier les toilettes et les lavabos
2 personnes
31
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
32
Aménager la table d'accueil
2 personnes
33
Briefing de l’équipe traiteur
2 personnes
34
Envoyer les accompagnateurs aux postes
2 personnes

Événement

35
Accueillir Sinterklaas
2 personnes
36
Accueillir les invités
4 personnes
37
Enregistrer la présence
2 personnes
38
Prendre les vestes
2 personnes
39
Diffuser de la musique d’accueil
40
Présenter l’ouverture
41
Accompagner le programme de Sinterklaas
3 personnes
42
Encadrer les activités des Pieten
5 personnes
43
Animer le coin photo
2 personnes
44
Servir le café et le thé
3 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Rassembler la vaisselle
2 personnes
48
Distribuer les cadeaux
4 personnes
49
Encadrer le moment des cadeaux
3 personnes
50
Prendre une photo de groupe
2 personnes
51
Monter le buffet
4 personnes
52
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
53
Superviser le buffet
4 personnes
54
Servir les repas diététiques
2 personnes
55
Encadrer les activités pour enfants
5 personnes
56
Assurer le programme musical
2 personnes
57
Servir le dessert et les boissons chaudes
3 personnes
58
Accompagner l'au revoir à Sinterklaas
3 personnes
59
Accompagner les invités vers la sortie
3 personnes

Suivi

60
Dégager la table des cadeaux
2 personnes
61
Retirer la décoration
4 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Faire la vaisselle
4 personnes
65
Nettoyer la cuisine
3 personnes
66
Nettoyer la salle
4 personnes
67
Nettoyer les toilettes
2 personnes
68
Rassembler les objets trouvés
69
Éteindre l’équipement
2 personnes
70
Rapporter le matériel
3 personnes
71
Ranger les restes de nourriture
2 personnes
72
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
73
Rendre les articles empruntés
2 personnes
74
Partager les photos avec les parents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Tables de buffetqté 4
Portants à vêtementsqté 3
Cintres de vestiaireqté 100
Tabouretsqté 8

Décoration

Drapeaux de Sinterklaasqté 4
Affiches de Pietenqté 12
Décoration muraleqté 10
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Papier de bricolageqté 5
Carton coloréqté 3
Ruban adhésifqté 6
Ruban adhésif double faceqté 4
Ciseauxqté 8
Bâtons de colleqté 12
Boîtes cadeaux en plastiqueqté 6
Mur photo
Accessoires photoqté 20
Mitra en plastiqueqté 2
Bâton en plastique

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Lecteur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Piles rechargeablesqté 8
Chargeur de batteriesqté 2
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projecteur
Appareil photo

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8
Pince de serviceqté 6
Planches à découperqté 8
Bacs alimentairesqté 20
Caisses de stockageqté 12
Plateauxqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Plaques de cuissonqté 6
Gants de cuisineqté 6
Pinces de cuisineqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 110
Bols réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Fourchettesqté 110
Couteauxqté 110
Cuillèresqté 110
Petites cuillères à caféqté 80
Plateauxqté 8
Carafes d’eauqté 8

Catering

Courses
Chauffe-plats de traiteurqté 4
Bouteilles isothermesqté 4
Pains de glaceqté 20
Étiquettes alimentation diététiqueqté 30
Cartes nominatives du buffetqté 20
Nappes réutilisablesqté 12
Porte-serviettesqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Pichetsqté 8
Boîtes à biscuitsqté 8
Poubellesqté 8

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Essuie-toutqté 8
Brosses de toilettesqté 4
Conteneurs à déchets pliablesqté 6

Matériel de sport

Tapis du parcours de Saint-Nicolasqté 8
Cerceauxqté 12
Cônesqté 20
Balles souplesqté 12
Sacs en juteqté 10
Caisses de tirqté 4
Rubans de gymqté 20

Conseils

Fixez le programme avant les invitations : indiquez l’heure d’accueil, l’arrivée de Sinterklaas, la remise des cadeaux et la fin prévue. Remettez ensuite ce déroulé à l’animateur pour éviter les changements de dernière minute.
Clôturez les inscriptions assez tôt pour compter les participants et recueillir les besoins alimentaires. Gardez cette liste avec le déroulé et la liste de contacts, imprimés en plusieurs exemplaires le jour de la célébration.
Préparez les cadeaux par groupe, puis créez une étiquette nominative pour chacun. Vérifiez la liste une deuxième fois après l’emballage : une erreur de prénom se repère beaucoup moins facilement quand les cadeaux sont déjà empilés.
Testez les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage et le lecteur audio avant l’arrivée du public. Faites aussi fonctionner les rallonges, multiprises et piles rechargeables afin de ne pas découvrir un problème pendant l’animation.
Libérez l’espace de la scène avant d’installer les tables et les chaises. Le jour même, mettez les boissons au frais, préparez le café et le thé, puis installez la table des cadeaux dans un endroit accessible mais séparé du passage principal.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une célébration de Sinterklaas ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont fixés. Prévoyez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la célébration pour avoir le temps de traiter les réponses et les besoins alimentaires.
Quand préparer les cadeaux de Sinterklaas ?: Répartissez-les par groupe et emballez-les après la clôture des inscriptions, idéalement 2 à 3 jours avant l’événement. Faites une dernière vérification des noms le jour précédent, avant d’installer la table des cadeaux.
Combien de temps avant faut-il tester la technique ?: Testez les microphones, les haut-parleurs et le lecteur audio au moins 24 heures avant. Refaites un contrôle rapide 60 minutes avant l’arrivée des invités, avec les rallonges, les multiprises et les piles rechargeables en place.
Quand installer la salle pour la célébration de Sinterklaas ?: Prévoyez l’installation principale le jour même, environ 2 heures avant le début : tables, chaises, scène et décoration. Gardez la dernière heure pour les boissons, le café, les en-cas et le contrôle des cadeaux, plutôt que pour déplacer le mobilier.

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