Zo organiseer je een Sinterklaasviering zonder verrassingen
Begin met de datum, het programma en de locatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Leg daarna Sinterklaas en de Pieten vast, verzamel aanmeldingen en dieetwensen en werk de cadeaulijst per groep uit. Plan de voorbereiding terug vanaf de viering: cadeaus sorteren en inpakken, techniek testen en boodschappen doen gebeuren niet vanzelf op de laatste dag. Op de dag zelf richt je eerst de ruimte in, zet je dranken koud en controleer je met een contactlijst of iedereen weet wat er moet gebeuren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
3 personen
- 2
Locatie en lokalen reserveren
2 personen
- 3
Sinterklaas en Pieten vastleggen
2 personen
- 4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 7
Dieetwensen verzamelen
2 personen
- 8
Programma aan presentator geven
- 9
Cadeaulijst controleren
2 personen
- 10
Cadeaus per groep sorteren
4 personen
- 11
Naamlabels voor cadeaus maken
2 personen
- 12
Draaiboek en contactlijst printen
- 13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 14
Boodschappen doen
3 personen
- 15
Cadeaus inpakken
4 personen
- 16
Versiering controleren
2 personen
- 17
Techniek testen
2 personen
- 18
Koelkasten leegmaken
2 personen
- 19
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 20
Cadeautafel klaarzetten
2 personen
- 21
Dranken koud zetten
2 personen
- 22
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 23
Tafels opstellen
4 personen
- 24
Stoelen opstellen
4 personen
- 25
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
- 26
Achtergronddecor plaatsen
3 personen
- 27
Versiering ophangen
4 personen
- 28
Licht en geluid aansluiten
2 personen
- 29
Muziek en microfoon testen
2 personen
- 30
Toilet- en wasruimte controleren
2 personen
- 31
Ingang en garderobe inrichten
2 personen
- 32
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
- 33
Cateringteam instrueren
2 personen
- 34
Begeleiders naar posten sturen
2 personen
Event
- 35
Sinterklaas ontvangen
2 personen
- 36
Gasten ontvangen
4 personen
- 37
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 38
Jassen aannemen
2 personen
- 39
Welkomstmuziek afspelen
- 40
Opening presenteren
- 41
Sinterklaasprogramma begeleiden
3 personen
- 42
Pietenactiviteiten begeleiden
5 personen
- 43
Fotohoek begeleiden
2 personen
- 44
Koffie en thee serveren
3 personen
- 45
Hapjes serveren
3 personen
- 46
Dranken bijvullen
2 personen
- 47
Servies verzamelen
2 personen
- 48
Cadeaus uitdelen
4 personen
- 49
Cadeaumoment begeleiden
3 personen
- 50
Groepsfoto maken
2 personen
- 51
Buffet opbouwen
4 personen
- 52
Buffet aanvullen
3 personen
- 53
Buffet begeleiden
4 personen
- 54
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 55
Kinderactiviteiten begeleiden
5 personen
- 56
Muziekprogramma verzorgen
2 personen
- 57
Dessert en warme dranken serveren
3 personen
- 58
Afscheid van Sinterklaas begeleiden
3 personen
- 59
Gasten naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
- 60
Cadeautafel leeghalen
2 personen
- 61
Versiering verwijderen
4 personen
- 62
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
- 63
Afval verzamelen
3 personen
- 64
Servies afwassen
4 personen
- 65
Keuken schoonmaken
3 personen
- 66
Zaal schoonmaken
4 personen
- 67
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 68
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 69
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 70
Materialen terugbrengen
3 personen
- 71
Overgebleven eten opbergen
2 personen
- 72
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
- 73
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 74
Foto's met ouders delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 100
- Buffettafelsaantal 4
- Kledingrekkenaantal 3
- Garderobehangersaantal 100
- Krukkenaantal 8
Decoratie
- Sinterklaasvlaggenaantal 4
- Pietenpostersaantal 12
- Muurversieringaantal 10
- Ballonnenaantal 100
- Ballonlintaantal 2
- Slingersaantal 12
- Knutselpapieraantal 5
- Gekleurd kartonaantal 3
- Plakbandaantal 6
- Dubbelzijdige tapeaantal 4
- Schaaraantal 8
- Lijmstiftenaantal 12
- Kunststof cadeaudozenaantal 6
- Fotowand
- Fotorekwisietenaantal 20
- Kunststof mijteraantal 2
- Kunststof staf
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Muziekspeler
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadbare batterijenaantal 8
- Batterijladeraantal 2
- Laptop
- HDMI-kabelaantal 2
- Beamer
- Beamerdoek
- Fotocamera
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 8
- Opscheptangenaantal 6
- Snijplankjesaantal 8
- Voedselbakkenaantal 20
- Opslagboxenaantal 12
- Dienbladenaantal 8
- Maatbekersaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Bakplatenaantal 6
- Ovenwantenaantal 6
- Keukentangenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 110
- Herbruikbare kommenaantal 100
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Koffiekopjesaantal 80
- Vorkenaantal 110
- Messenaantal 110
- Lepelsaantal 110
- Koffielepeltjesaantal 80
- Dienbladenaantal 8
- Waterkannenaantal 8
Catering
- Boodschappen
- Cateringwarmersaantal 4
- Thermosflessenaantal 4
- Koelelementenaantal 20
- Etiketten dieetvoedingaantal 30
- Naamkaartjes buffetaantal 20
- Herbruikbare tafelkledenaantal 12
- Servethoudersaantal 8
- Drankdispensersaantal 4
- Kruikenaantal 8
- Koekblikkenaantal 8
- Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaak
- Stofzuigeraantal 2
- Bezemaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 2
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Microvezeldoekenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 4
- Papieren handdoekenaantal 8
- Toiletborstelsaantal 4
- Opvouwbare afvalcontainersaantal 6
Sportmateriaal
- Pietenparcoursmattenaantal 8
- Hoepelsaantal 12
- Pionnenaantal 20
- Zachte ballenaantal 12
- Jutezakkenaantal 10
- Mikdozenaantal 4
- Gymlintenaantal 20
Tips
- Reserveer de locatie en lokalen zodra de datum vaststaat en bepaal per ruimte hoeveel tafels, stoelen en buffettafels nodig zijn. Houd de podiumruimte vrij voordat de versiering en cadeautafel worden geplaatst.
- Stuur uitnodigingen pas nadat het programma en de rolverdeling duidelijk zijn. Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen uit en geef de presentator het programma uiterlijk enkele dagen vooraf.
- Werk de cadeaus in twee rondes af: controleer eerst de cadeaulijst en sorteer daarna per groep. Maak naamlabels voordat je gaat inpakken; zonder labels kost het op de dag zelf onnodig tijd om cadeaus terug te vinden.
- Test de draadloze microfoons, luidsprekers, het mengpaneel en de muziekspeler vóór de viering. Leg verlengkabels, stekkerdozen en opgeladen batterijen klaar, zodat een lege batterij of ontbrekende aansluiting het programma niet stillegt.
- Plan de opbouw in vaste volgorde: eerst tafels, stoelen en podiumruimte, daarna versiering, cadeautafel en catering. Zet dranken koud en maak hapjes pas klaar nadat de koelkasten zijn gecontroleerd en leeg genoeg zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een Sinterklaasviering organiseren?
- Leg datum, locatie en Sinterklaas en Pieten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de viering, zodat je aanmeldingen en dieetwensen op tijd kunt verwerken.
- Wanneer moet je de cadeaus voor een Sinterklaasviering inpakken?
- Controleer de cadeaulijst en sorteer de cadeaus uiterlijk 1 week vooraf per groep. Pak ze daarna in en maak naamlabels; bewaar ze op één afgesloten plek tot de cadeautafel wordt klaargezet.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een Sinterklaasviering?
- Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, podiumruimte, versiering, techniek en de cadeautafel. Plan daarnaast 30 minuten voor het koud zetten van dranken, koffie en thee en het neerzetten van hapjes.
- Wanneer test je de techniek voor een Sinterklaasviering?
- Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel en muziekspeler uiterlijk 1 dag vooraf en nogmaals vóór de ontvangst. Leg reservebatterijen, verlengkabels en stekkerdozen klaar voordat de eerste gasten binnenkomen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!