Eine Sinterklaas-Feier Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Sinterklaas-Feier entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob am Veranstaltungstag Ruhe bleibt. Lege zuerst Termin, Programm und Räume fest, bevor du Einladungen verschickst oder Geschenke kaufst. Danach koordinierst du Anmeldungen, Ernährungswünsche, Sinterklaas und Pieten sowie die Geschenkgruppen. In der letzten Woche geht es um Einpacken, Technik und Dekoration; am Tag selbst zählen ein freier Bühnenbereich, kalte Getränke und ein klarer Geschenketisch.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
3 Personen
2
Veranstaltungsort und Räume reservieren
2 Personen
3
Sinterklaas und Pieten festlegen
2 Personen
4
Einladungen erstellen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
8
Programm an den Moderator geben
9
Geschenkliste prüfen
2 Personen
10
Geschenke nach Gruppen sortieren
4 Personen
11
Namensetiketten für Geschenke erstellen
2 Personen
12
Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken
13
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
14
Einkaufen gehen
3 Personen
15
Geschenke einpacken
4 Personen
16
Dekoration überprüfen
2 Personen
17
Technik testen
2 Personen
18
Kühlschränke leeren
2 Personen
19
Snacks vorbereiten
4 Personen
20
Geschenketisch aufbauen
2 Personen
21
Getränke kalt stellen
2 Personen
22
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
23
Tische aufstellen
4 Personen
24
Stühle aufstellen
4 Personen
25
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
26
Hintergrunddekoration anbringen
3 Personen
27
Dekoration aufhängen
4 Personen
28
Licht und Ton anschließen
2 Personen
29
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
30
Toiletten- und Waschräume kontrollieren
2 Personen
31
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
32
Empfangstisch einrichten
2 Personen
33
Cateringteam instruieren
2 Personen
34
Begleitpersonen zu den Posten schicken
2 Personen

Event

35
Sinterklaas empfangen
2 Personen
36
Gäste empfangen
4 Personen
37
Anwesenheit erfassen
2 Personen
38
Jacken entgegennehmen
2 Personen
39
Begrüßungsmusik abspielen
40
Eröffnung präsentieren
41
Sinterklaas-Programm begleiten
3 Personen
42
Pieten-Aktivitäten begleiten
5 Personen
43
Fotoecke betreuen
2 Personen
44
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
45
Snacks servieren
3 Personen
46
Getränke nachfüllen
2 Personen
47
Geschirr sammeln
2 Personen
48
Geschenke austeilen
4 Personen
49
Geschenkmoment begleiten
3 Personen
50
Gruppenfoto machen
2 Personen
51
Buffet aufbauen
4 Personen
52
Buffet auffüllen
3 Personen
53
Buffet betreuen
4 Personen
54
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
55
Kinderaktivitäten betreuen
5 Personen
56
Musikprogramm organisieren
2 Personen
57
Dessert und heiße Getränke servieren
3 Personen
58
Abschied von Sinterklaas begleiten
3 Personen
59
Gäste zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

60
Geschenketisch leerräumen
2 Personen
61
Dekoration entfernen
4 Personen
62
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
63
Abfall sammeln
3 Personen
64
Geschirr abwaschen
4 Personen
65
Küche reinigen
3 Personen
66
Saal reinigen
4 Personen
67
Toiletten reinigen
2 Personen
68
Fundsachen sammeln
69
Geräte ausschalten
2 Personen
70
Materialien zurückbringen
3 Personen
71
Übrig gebliebenes Essen verstauen
2 Personen
72
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
73
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
74
Fotos mit den Eltern teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 100
BuffetischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 3
GarderobenbügelAnz. 100
HockerAnz. 8

Dekoration

Sinterklaas-FlaggenAnz. 4
Pieten-PosterAnz. 12
WanddekorationAnz. 10
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
GirlandenAnz. 12
BastelpapierAnz. 5
Bunte PappeAnz. 3
KlebebandAnz. 6
Doppelseitiges KlebebandAnz. 4
SchereAnz. 8
KlebestifteAnz. 12
Kunststoff-GeschenkboxenAnz. 6
Fotowand
FotorequisitenAnz. 20
Kunststoff-MitralmützeAnz. 2
Kunststoffstab

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare BatterienAnz. 8
AkkuladegerätAnz. 2
Laptop
HDMI-KabelAnz. 2
Beamer
Projektorleinwand
Fotokamera

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
ServierzangenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 8
LebensmittelboxenAnz. 20
LagerboxenAnz. 12
TablettsAnz. 8
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
BackblecheAnz. 6
OfenhandschuheAnz. 6
KüchenzangenAnz. 6

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 110
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
GabelnAnz. 110
MesserAnz. 110
LöffelAnz. 110
KaffeelöffelAnz. 80
TablettsAnz. 8
WasserkannenAnz. 8

Catering

Einkäufe
CateringwärmerAnz. 4
ThermosflaschenAnz. 4
KühlelementeAnz. 20
Etiketten für DiätkostAnz. 30
Namensschilder BuffetAnz. 20
Wiederverwendbare TischdeckenAnz. 12
ServiettenhalterAnz. 8
GetränkespenderAnz. 4
KrügeAnz. 8
KeksdosenAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 8

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
BesenAnz. 3
MüllgreiferAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4
PapierhandtücherAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4
Faltbare AbfallcontainerAnz. 6

Sportmaterial

Pieten-ParcoursmattenAnz. 8
ReifenAnz. 12
KegelAnz. 20
SoftbälleAnz. 12
JutesäckeAnz. 10
ZielkistenAnz. 4
GymnastikbänderAnz. 20

Tipps

Lege Termin, Programm und Raum zuerst fest. Reserviere neben dem Hauptraum auch Garderoben- und Nebenflächen, damit Tische, Stühle und der Geschenketisch nicht den Bühnenbereich verstellen.
Verschicke die Einladungen früh genug und führe eine Anmeldeliste. Erfasse dabei Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher, damit Snacks und Getränke nicht kurzfristig geändert werden müssen.
Ordne die Geschenke nach Gruppen und versehe jedes Geschenk mit einem Namensetikett. Erledige das Einpacken nicht erst am Veranstaltungstag: Für 20 bis 30 Geschenke solltest du mindestens einen ruhigen Abend einplanen.
Übergib dem Moderator einen gedruckten Ablaufplan und eine Kontaktliste. Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Musikplayer spätestens am Vortag; prüfe außerdem Verlängerungskabel und wiederaufladbare Batterien.
Räume vor dem Eintreffen der Gäste die Bühne frei und baue den Geschenketisch auf. Stelle Getränke rechtzeitig kalt, bereite Kaffee und Tee vor und kontrolliere Dekoration wie Ballons, Girlanden und Fotowand vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Sinterklaas-Feier planen?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Raum und Programm. Die Einladungen sollten idealerweise 4 Wochen vor der Feier verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
Wann sollte man die Geschenke für die Sinterklaas-Feier einpacken?: Packe die Geschenke spätestens 2 bis 3 Tage vorher ein. Sortiere sie danach nach Gruppen und bringe die Namensetiketten an, damit am Veranstaltungstag keine Suche am Geschenketisch entsteht.
Was muss man bei der Technik einer Sinterklaas-Feier testen?: Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Musikplayer mindestens 24 Stunden vorher im tatsächlichen Raum. Lege passende Batterien und Verlängerungskabel bereit, weil fehlende Anschlüsse oder leere Batterien häufig erst beim Aufbau auffallen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Sinterklaas-Feier?: Plane für Tische, Stühle, Bühne, Geschenketisch, Getränke und Dekoration mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Die Technik sollte zusätzlich 30 Minuten vor dem Einlass geprüft werden, auch wenn sie am Vortag bereits funktioniert hat.

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