Organiser une célébration de la Pentecôte : la checklist

Une célébration de la Pentecôte demande de coordonner le culte, le repas et l’accueil des familles. Commencez par fixer la date, réserver les deux espaces nécessaires et confirmer le célébrant ainsi que les musiciens. Les inscriptions permettent ensuite de prévoir les besoins alimentaires, les activités des enfants et les quantités de catering. Prévoyez aussi du temps pour tester la technique, imprimer les supports et préparer le matériel de table avant le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
3 personnes
Réserver la salle de culte
Réserver la salle communale
Confirmer le célébrant
Confirmer les musiciens
2 personnes
Élaborer le programme pour enfants
2 personnes
Choisir la liturgie et les chants
3 personnes
Demander les prières d’intercession aux intervenants
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les inscriptions des enfants
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Déterminer le dressage de table
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Recueillir les contacts d'urgence
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les liturgies
2 personnes
Imprimer les paroles
2 personnes
Imprimer les fiches d’activités pour enfants
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Laver les légumes
2 personnes
Préparer les desserts
3 personnes
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Ouvrir la salle
2 personnes
Nettoyer la salle de l’église
3 personnes
Nettoyer la salle municipale
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Dresser les tables
4 personnes
Installer la table de scène
2 personnes
Placer les compositions florales
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer les instruments de musique
3 personnes
Aménager l’espace enfants
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Enregistrer les enfants
2 personnes
Animer la célébration de la Pentecôte
5 personnes
Fournir la musique
4 personnes
Encadrer le programme pour enfants
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer le buffet
4 personnes
Marquer les repas diététiques
2 personnes
Servir le repas
5 personnes
Dégager les tables
4 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Accompagner le chant en commun
4 personnes
Encadrer les témoignages
2 personnes
Clôturer le programme de la soirée
3 personnes
Dire au revoir aux visiteurs
3 personnes

Suivi

Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter les tables
4 personnes
Remettre les chaises en place
4 personnes
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Passer l'aspirateur dans les salles
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Rassembler les frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 100
Tables de buffetqté 3
Tables de logeqté 2
Chaises hautes pour enfantsqté 8
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Bolsqté 100
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 80
Couteauxqté 110
Fourchettesqté 110
Cuillèresqté 110
Cuillères à caféqté 100
Louchesqté 15
Plateaux de serviceqté 15
Plateaux de service pour dessertqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Bacs à glaçonsqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 4
Pinces de serviceqté 8
Plaques à inductionqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 6
Papier aluminiumqté 4

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Écran de présentation
Vidéoprojecteur
Pieds de microqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes de tableqté 6

Décoration

Nappesqté 10
Porte-serviettesqté 10
Compositions floralesqté 8
Bannières de Pentecôteqté 4
Guirlandes en papierqté 8
Badges nominatifsqté 100
Cartes de menuqté 100
Bougiesqté 24
Bougeoirsqté 12

Activités pour enfants

Crayons de couleurqté 12
Feutresqté 12
Papier à dessinqté 150
Tabliers pour enfantsqté 12
Bibles pour enfantsqté 15
Tapis de bricolageqté 6

Inscription

Formulaires d'inscriptionqté 120
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Caisse
Bracelets enfantsqté 100

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 3
Aspirateurqté 2
Brosses de toilettesqté 4
Chiffons microfibresqté 24

Courses

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez au moins deux espaces distincts si le culte et le repas se déroulent dans des salles différentes.
Demandez les informations alimentaires et les contacts d’urgence dès l’inscription. Fixez une date limite située 7 à 10 jours avant la célébration pour pouvoir ajuster les quantités et les activités des enfants.
Répartissez les bénévoles par créneau plutôt que de demander une aide générale. Prévoyez des personnes pour l’accueil, les enfants, le buffet, la technique et le rangement, avec un responsable identifié pour chaque équipe.
Testez la sonorisation, les micros et la musique au moins 2 jours avant. Imprimez les liturgies, les paroles et les fiches d’activités avec une petite marge, par exemple 10 exemplaires supplémentaires pour 50 participants.
Ne gardez pas les boissons et la vaisselle pour la dernière minute. Refroidissez les boissons la veille et vérifiez le nombre d’assiettes, de verres, de couverts, de tables et de chaises avant l’installation du buffet.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une célébration de la Pentecôte ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les réservations de la salle de culte et de la salle communale, la confirmation du célébrant et le recrutement des bénévoles doivent être réglés en premier.
Quand ouvrir les inscriptions pour la célébration de la Pentecôte ?: Ouvrez-les environ 4 semaines avant l’événement et fixez une clôture 7 à 10 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, les besoins alimentaires et le nombre d’enfants.
Combien de boissons prévoir pour la Pentecôte ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajustez ce calcul selon la durée du repas et prévoyez de l’eau en quantité suffisante.
Quand préparer le matériel et les documents ?: Faites l’inventaire du mobilier, de la vaisselle et du matériel de cuisine 3 à 5 jours avant. Imprimez les supports et testez la technique au plus tard 2 jours avant, puis préparez les badges et refroidissez les boissons la veille.

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