Organiser une célébration d’anniversaire sans rien oublier

Commencez par fixer le nombre d’invités et le format de la célébration avant de réserver le lieu. Les réponses aux invitations déterminent ensuite les quantités du traiteur, les tables, les chaises et la vaisselle. Prévoyez assez tôt la présentation, la musique et les éventuels intervenants : les tests techniques sont souvent repoussés au dernier moment. La veille, concentrez-vous sur les boissons, les desserts, les en-cas et l’installation du lieu.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Composer le menu traiteur
2 personnes
7
Inventorier les fournitures
2 personnes
8
Réserver des tables et des chaises
9
Composer la musique
10
Élaborer le programme
2 personnes
11
Confirmer les intervenants
12
Préparer la présentation
2 personnes
13
Rassembler les photos pour la présentation
2 personnes
14
Établir la liste définitive des invités
15
Calculer les quantités de catering
2 personnes
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Acheter des décorations
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Mettre les boissons au frais
2 personnes
20
Récupérer les gâteaux et desserts
2 personnes
21
Préparer les en-cas
4 personnes
22
Imprimer les badges nominatifs
23
Imprimer les programmes
24
Tester la présentation et la musique
2 personnes
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Installer les tables de buffet
3 personnes
28
Suspendre la décoration
3 personnes
29
Raccorder le matériel audio
2 personnes
30
Préparer la présentation
2 personnes
31
Préparer les snacks et les boissons
4 personnes
32
Aménager la table d'accueil
2 personnes
33
Effectuer le dernier contrôle du lieu
2 personnes

Événement

34
Accueillir les invités
4 personnes
35
Servir le café et le thé
3 personnes
36
Servir des amuse-bouches
3 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Animer le discours d’anniversaire
2 personnes
39
Ouvrir le buffet
3 personnes
40
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
41
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
42
Couper et servir le gâteau
3 personnes
43
Prendre une photo de groupe
2 personnes
44
Accompagner le départ des invités
2 personnes

Suivi

45
Rassembler les déchets
3 personnes
46
Faire la vaisselle
4 personnes
47
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
48
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
49
Retirer la décoration
3 personnes
50
Remettre le mobilier en place
4 personnes
51
Nettoyer le lieu
4 personnes
52
Nettoyer les glacières et le matériel
2 personnes
53
Rendre les articles empruntés
2 personnes
54
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables hautesqté 4
Nappesqté 8
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Couvertsqté 80
Verres à boireqté 100
Verres à vinqté 70
Tasses à caféqté 70

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Décorations de tableqté 8
Badges nominatifsqté 70
Livre d’or

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Microphone
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plateaux de buffetqté 10
Pinces de serviceqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite de réponse, idéalement 10 à 14 jours avant la célébration. Vous pourrez alors établir la liste définitive, recueillir les besoins alimentaires et calculer les quantités du traiteur.
Réservez le lieu, les tables et les chaises dès que la date est connue. Vérifiez aussi les porte-manteaux, les tables hautes et l’espace nécessaire pour le buffet afin d’éviter une installation trop serrée.
Préparez le programme au moins 7 jours avant l’événement. Confirmez les intervenants, rassemblez les photos et testez la présentation, l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, l’enceinte et le microphone.
Faites l’inventaire de la vaisselle et du matériel une semaine avant les achats. Comptez séparément les assiettes, assiettes à dessert, couverts, verres, verres à vin et tasses à café, puis contrôlez les rallonges et multiprises.
Refroidissez les boissons la veille et récupérez les gâteaux et desserts le jour même selon l’horaire convenu. Ouvrez le lieu assez tôt pour installer les décorations, préparer les en-cas et vérifier la musique avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une célébration d’anniversaire ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant la date prévue. Demandez une réponse au plus tard 10 à 14 jours avant la célébration pour finaliser le traiteur, les places assises et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un anniversaire ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour une célébration avec lieu réservé, traiteur, programme et présentation. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les invités, faire les achats et tester le matériel.
Quand calculer les quantités de nourriture et de boissons ?: Calculez-les dès que la liste définitive des invités est établie, généralement 10 à 14 jours avant l’événement. Faites ensuite une vérification de la liste des courses 2 à 3 jours avant, puis mettez les boissons au frais la veille.
Que faut-il vérifier le jour de la célébration ?: Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Contrôlez la disposition des tables et des chaises, la présentation, la musique, les rallonges, les multiprises, les desserts et les en-cas.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.