Jubiläumsfeier organisieren: die richtige Reihenfolge
Eine Jubiläumsfeier wird übersichtlich, wenn du zuerst Gästezahl, Termin und Location festlegst und danach Catering, Programm und Ausstattung darauf abstimmst. Verschicke die Einladungen früh genug, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche in die Mengenplanung einfließen können. In den letzten Tagen geht es vor allem um Bestellungen, Drucksachen, Technik und Kühlung. Plane für den Veranstaltungstag außerdem Zeit zum Aufbau, Testen und Nachfüllen ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Gästeliste festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Catering-Menü zusammenstellen
2 Personen
- 7
Bedarf erfassen
2 Personen
- 8
Tische und Stühle reservieren
- 9
Musik zusammenstellen
- 10
Programm erstellen
2 Personen
- 11
Referenten bestätigen
- 12
Präsentation zusammenstellen
2 Personen
- 13
Fotos für die Präsentation sammeln
2 Personen
- 14
Endgültige Gästeliste erstellen
- 15
Cateringmengen berechnen
2 Personen
- 16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 17
Dekoration einkaufen
2 Personen
- 18
Einkaufen gehen
3 Personen
- 19
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 20
Kuchen und Desserts abholen
2 Personen
- 21
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 22
Namensschilder drucken
- 23
Programme drucken
- 24
Präsentation und Musik testen
2 Personen
- 25
Location öffnen
2 Personen
- 26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 27
Buffettische einrichten
3 Personen
- 28
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 29
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 30
Präsentation vorbereiten
2 Personen
- 31
Snacks und Getränke bereitstellen
4 Personen
- 32
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 33
Letzte Standortkontrolle durchführen
2 Personen
Event
- 34
Gäste empfangen
4 Personen
- 35
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 36
Snacks servieren
3 Personen
- 37
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 38
Jubiläumsrede begleiten
2 Personen
- 39
Buffet eröffnen
3 Personen
- 40
Buffet auffüllen
3 Personen
- 41
Geschirr und Gläser sammeln
2 Personen
- 42
Kuchen anschneiden und servieren
3 Personen
- 43
Gruppenfoto machen
2 Personen
- 44
Verabschiedung der Gäste begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 45
Abfall sammeln
3 Personen
- 46
Geschirr abwaschen
4 Personen
- 47
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 48
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 49
Dekoration entfernen
3 Personen
- 50
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 51
Location reinigen
4 Personen
- 52
Kühlboxen und Geräte reinigen
2 Personen
- 53
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 54
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- StehtischeAnz. 4
- TischdeckenAnz. 8
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- TellerAnz. 80
- DesserttellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- TrinkgläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 70
- KaffeetassenAnz. 70
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- GirlandenAnz. 8
- TischdekorationenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 70
- Gästebuch
Ausstattung
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- BuffetschalenAnz. 10
- ServierzangenAnz. 8
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
- LED-LampenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Gästeliste vor der Location und dem Catering fest. Sobald die Einladungen verschickt sind, solltest du Anmeldungen und Ernährungswünsche laufend erfassen und spätestens einige Tage vorher eine endgültige Liste erstellen.
- Plane das Catering erst nach dem Rückmeldeschluss. Rechne Speisen, Teller, Besteck und Gläser für die bestätigte Personenzahl plus eine kleine Reserve; Kuchen und Desserts solltest du mit einem festen Abholzeitpunkt organisieren.
- Ordne das Programm nach der Essensplanung. Bestätige Referenten, sammle Fotos für die Präsentation und teste Präsentation, Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Mikrofon und Musik mindestens einmal vor Beginn.
- Erledige Drucksachen nicht am Veranstaltungstag. Namensschilder und Programme sollten spätestens am Vortag fertig sein; lege außerdem Tischdecken, Tischdekoration, Gästebuch und Dekoration gemeinsam für den Aufbau bereit.
- Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Stelle Tische und Stühle auf, prüfe Verlängerungskabel und Lautsprecher, kühle Getränke rechtzeitig und öffne die Location erst, wenn Technik, Buffet und Empfangsbereich kontrolliert sind.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man zu einer Jubiläumsfeier einladen?
- Verschicke die Einladungen idealerweise 6 bis 8 Wochen vor der Feier. Setze den Rückmeldeschluss etwa 2 Wochen vor dem Termin, damit Cateringmengen, Sitzplätze und Namensschilder rechtzeitig feststehen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Jubiläumsfeier?
- Für eine Feier mit Buffet, Dekoration und Präsentation solltest du mindestens 90 Minuten einplanen. Wenn Tische, Stühle oder Technik erst vor Ort bereitgestellt werden, sind 2 bis 3 Stunden realistischer.
- Wann sollte man das Catering für eine Jubiläumsfeier bestellen?
- Die Menüauswahl kannst du 4 bis 6 Wochen vorher treffen. Die endgültige Menge sollte nach dem Rückmeldeschluss, spätestens 7 bis 10 Tage vor der Feier, an den Caterer gehen.
- Wann testet man die Technik für eine Jubiläumsfeier?
- Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher und Präsentation mindestens 3 bis 5 Tage vorher. Am Veranstaltungstag reicht dann ein kurzer Funktionstest von etwa 15 Minuten, statt erstmals alles aufzubauen.
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